Ga direct naar de inhoud.

mbti communicatietechniek
Gebruik MBTI als communicatietechniek?

Communicatie is essentieel voor procesbeheersing

Als twee mensen met elkaar overleggen over bijvoorbeeld de opdracht van een klant, of de instelling van een machine, of over een beleidsplan, dan spannen zij zich in elkaar te begrijpen. Zonder die inspanning elkaar te begrijpen, zullen zij niet tot een goede samenwerking kunnen komen. Daarbij is de inspanning niet het doel, maar het begrijpen.

Dit is een onbewust proces en belangrijk om het bewust te maken. Meer dan de helft van de fouten in organisaties worden veroorzaakt door communicatieverstoringen. Gebruik technieken als MBTI om de communicatie te verbeteren.

Nadat twee mensen elkaar hebben begrepen kunnen ze het natuurlijk oneens zijn met elkaar, maar dat is een vervolgende stap. Het begint met elkaar te begrijpen. Pas als we weten wat de ander bedoelt, komt er een proces op gang. Anders niet. Dit is de basis van communicatie en de manier waarop we überhaupt een werk kunnen uitvoeren. Procesmanagement bestaat uit twee delen. Twee kanten van dezelfde medaille, namelijk een werkend proces: (1) Werkinstructies of protocollen (de logica) enerzijds en (2) de manier waarop we met elkaar samenwerken, communiceren anderzijds.

Vanuit onze eigen persoonlijk voorkeuren leggen managers vaak bewust of onbewust teveel nadruk op de ene of juist de andere kant van diezelfde procesmedaille. Onterecht, beide zijn even hard nodig om goed werk te leveren!

Communicatie tussen mensen, interne communicatie

Als twee mensen overleggen, willen ze elkaar begrijpen. Los van de vraag of ze het met elkaar eens zijn of niet. Elkaar begrijpen is nog best lastig. Hoe vaak vragen we een ander niet zijn of haar woorden even te herhalen (‘kan je dat nog een keer zeggen?’)? Hoe vaak ontvangen we niet een e-mail, waaruit we kunnen leren dat de ander de boodschap niet heeft begrepen? Hoe vaak luisteren we niet naar een presentatie en gaan we halverwege geeuwen of naar buiten kijken? Allemaal praktische voorbeelden van momenten waarop de communicatie hapert. Het proces stopt dan!

Hoe vaak lezen we niet een handleiding van een apparaat of machine en begrijpen we niet wat er staat? We concentreren ons dan en gaan zoeken en bladeren, maar het valt niet mee te begrijpen wat er wordt bedoeld. Het is heel goed mogelijk, dat de schrijver van de handleiding, die het apparaat wellicht goed kent, zich te weinig verplaatst in de onwetendheid van de lezer. Sterker, misschien is de lezer niet eens een techneut, maar iemand die geen idee heeft hoe te beginnen (denk in dit verband eens aan nieuwe software systemen…). Het kan ook zijn dat de tekeningen onduidelijk zijn, er informatie ontbreekt, of er simpelweg geen tijd is om goed te lezen wat er staat.

Communicatie kan op zoveel verschillende manieren mis gaan, dat het nauwelijks mogelijk is een volledige lijst met knelpunten op te noemen. Wat we wel kunnen doen, is een handvat bieden voor een goede oplossing, die alle knelpunten kan aanwijzen en oplossen: MBTI.

MBTI in de praktijk is zeer krachtig

MBTI staat voor Myers Briggs Type Indicator. Weer een model zullen nu lezers denken. Nee, niet weer een model, maar een oude techniek, die al decennia bestaat en die in de praktijk buitengewoon krachtig is. De reden waarom deze methode zo krachtig is, is het feit dat het geen kunstje is. MBTI gaat over wie wij zelf zijn. Het gaat over uzelf en niet over een aan te leren trucje.

Een voorbeeld: U wilt weten hoe uw nieuwe telefoon werkt (lees ook: wasmachine, CNC machine, office versie, et cetera). U heeft dan informatie nodig. Is uw eerste actie dan de handleiding te pakken, of is uw eerste reactie een collega op te zoeken en te vragen u te helpen? Het blijkt dat ieder mens een voorkeur heeft. Iedereen die nu deze tekst leest, zal zich bij één van de twee genoemde opties prettiger voelen. De één pakt bij voorkeur de handleiding, de ander vraagt bij voorkeur een collega.

U heeft een probleem, u weet niet hoe de machine werkt en u heeft informatie nodig. Die informatie gaat u actief ergens halen. Als het uw natuurlijke voorkeur is om met een collega te praten, is het niet handig als die collega u antwoordt met: ‘Ik zal even de handleiding voor je pakken’. Dan ben je weer terug bij af. Omgekeerd, als het uw voorkeur is de handleiding te lezen, maar die handleiding is opgeschreven door iemand die zich niet voldoende heeft verplaatst in wat u al wel of niet weet, dan gaat ook die vorm van communicatie mis.

De meesten van u kennen wel het communicatiemodelletje van zender en ontvanger. De zender zendt, de ontvanger ontvangt en beiden toetsen ze of ze elkaar hebben begrepen. Bij dit model kreeg u waarschijnlijk nooit het antwoord op de vraag wat nu de beste manier van zenden is. Dat antwoord krijgt u met MBTI wel. We leren u de ander te begrijpen in zijn of haar communicatievoorkeuren, zodat u zich daarop kunt aanpassen (er vanuit gaande dat u wilt dat uw boodschap wordt begrepen).

Communicatie maakt procesmanagement efficiënt

Met MBTI kunnen we er voor zorgen, dat mensen elkaar gaan begrijpen, waarna ze conclusies kunnen trekken en kunnen handelen. De interne communicatie verbetert zo. Kunnen ze dat niet zelf dan? Ze zijn toch volwassen? Ja, dat is zo. Toch blijkt wel uit de eerder genoemde voorbeelden dat we in iedere organisatie dagelijks last hebben van vele honderden miscommunicaties. Die kosten allemaal bij elkaar heel veel geld, productiviteit en klanttevredenheid.

Leg de frustratie van ‘het zijn toch volwassen mensen’ naast u neer. Vergelijk het eens met een voetbal team dat de aanval gaat opzetten. Professionele voetballers trainen iedere dag uren lang om technieken en tactieken onder de knie te krijgen. Spelsituaties worden dagelijks getraind. Hoe kan het dan, dat in een wedstrijd zo vaak een pass verkeerd terecht komt? Je zou zeggen, dat met zoveel training iedere pass perfect zou moeten aankomen. Dat blijkt soms wel, maar vaak ook niet te lukken. Ondanks al dat trainen van spelsituaties en technieken (lees: procedures en werkinstructies).

In organisaties is dat niet anders. De verkoper die een order opschrijft voor Engineering of voor Productie, schrijft hoogst waarschijnlijk net wat anders op, dan zijn of haar collega’s nodig hebben. Of er wordt wel hetzelfde bedoeld, maar er worden andere woorden gebruikt. Om processen op gang te brengen en goed te laten verlopen, is het naast het hebben van protocollen en werkinstructies van belang de communicatie goed te doen. Procedures zonder goede, effectieve informatie overdracht zijn alleen maar bureaucratie. Communicatie is eigenlijk de olie tussen de draaiende delen van uw automotor.

Hulp bij de verbetering van communicatie

Zoals u procesbeschrijvingen nodig heeft om de werkvolgorde te bepalen (de logica), heeft u communicatie nodig om de informatie uitwisseling tussen medewerkers goed te laten verlopen. MBTI is daarbij een heel krachtig hulpmiddel.

MBTI wordt gebruikt op alle niveaus in een organisatie. Eerst worden de persoonlijke communicatievoorkeuren vastgesteld en daarna leren medewerkers en managers die voorkeuren van elkaar. Dat is vrij eenvoudig. Nu is men in staat de communicatie op een effectieve manier uit te voeren, rekening houdend met de situatie waarin communicatie nodig is, de vorm waarin en de voorkeuren van de collega’s, waar je mee samenwerkt. Zo krijgt het algemene begrip interne communicatie verbeteren betekenis en is het geen container begrip meer. Het is te benoemen, te specificeren en vervolgens te verbeteren. In plaats van te stellen dat de interne communicatie niet goed is, kunnen we met dit instrument de interne communicatie analyseren en bijna letterlijk ‘vastpakken’ door het vraagstuk terug te brengen naar individuele prestaties en gedragingen.

Patagonia is gecertificeerd om met MBTI te werken. Eerst wordt een analyse per persoon gemaakt en daarna van de groep. Dat hoeft niet meer dan een of twee dagen te duren. Vervolgens doen de deelnemers oefeningen en ontwikkelen ze hun communicatievaardigheden door zowel naar hun eigen effectiviteit te ervaren als ook naar die van collega’s te kijken. Net als voor alle andere methoden en technieken, die we aanbieden, geldt ook hier weer: Leren is voelen!

Het is belangrijk dat mensen zelf ervaren hoe ze communiceren en niet alleen de theorie leren. Het is de bedoeling dat een productiemedewerker, een manager, een engineer en een verkoper elkaar begrijpen en stappen voorwaarts maken, zonder in faalkosten of klantontevredenheid terecht te komen.

Zijn de werkinstructies op papier duidelijk, maar gaat het in de praktijk toch mis. Wilt u de olie tussen de raderen verbeteren? Vraag de MBTI vragenlijst aan en verbeter de communicatie. Of neem vrijblijvend contact met ons op via 088 33 666 66, of stuur een e-mail met uw vragen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Kaders stellen
  • Coachend leiderschap
  • Gedrag meten en analyseren
  • Leerproces ontwikkelen
  • Doelen stellen
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies