Ga direct naar de inhoud.

functieomschrijving operationeel manager
Heeft u al een goed Operationeel Plan?

Functieomschrijving van de Operational Manager

Management teams bestaan meestal uit een directeur, commercieel manager, operationeel manager, financieel manager, HR manager en/of een kwaliteitsmanager. Uiteraard bestaan er meerdere varianten, hetgeen afhankelijk is van de grootte van de organisatie en de aard van de business. De operationeel manager is in dit team verantwoordelijke voor de operationele prestaties en werkt vanuit een productieconcept.

U kunt bij ons de functieomschrijving van de Operationeel Manager aanvragen. Deze functie van operationele manager wordt ook wel plantmanager, technisch manager of manager operations genoemd. De operations manager of plant manager geeft leiding aan de productieleider, de logistiek manager, de inkoopmanager en soms ook de engineering manager. Deze indeling is natuurlijk niet algemeen geldig, maar zo heeft u wel een beeld van het functieprofiel.

Definieer de functieomschrijving eenduidig en doe er uw voordeel mee:

  1. Verantwoordelijkheden worden verdeeld en eigen gemaakt
  2. Middenkader wordt aangestuurd via coaching en kaders
  3. Dagelijkse praktijk van de operationeel manager
  4. De Operationeel Manager is de bedrijfseconoom voor operations
  5. Functiebeschrijving Operationeel Manager: Taken
  6. Hulp in de praktijk bij operationele processen

1. Verantwoordelijkheden worden verdeeld en eigen gemaakt

De directeur van een organisatie heeft een team rond zich verzameld om de organisatie te besturen. De directeur staat los van de operationele organisatie en houdt zich voornamelijk bezig met strategische vraagstukken en projecten, commerciële ontwikkelingen voor de lange termijn en de organisatiestructuur op hoofdlijnen, zoals de inrichting, veiligheid, control en risicobeheersing.

De directeur houdt zich niet bezig met de vraag op welke wijze de organisatie (lees: de hele bedrijfsvoering met alle afdelingen, productie units, systemen en technieken) rendabel(er) moet of kan worden gemaakt, hoe de klanten tevreden worden gesteld, hoe de kosten kunnen dalen of hoe de productiviteit omhoog kan. Die vragen liggen typisch bij de leden van het management team, die ieder hun plan maken.

De operationele manager is samen met de twee collega’s van commercie en financiën verantwoordelijk voor de bedrijfseconomie van de organisatie. Zij leggen aan de directie verantwoording af over gemaakte kosten, winsten, omzetten, investeringen, rendementen, et cetera. Hun eigenaarschap bestaat uit de aansturing en continue verbetering van de organisatie, zodat er winst wordt gemaakt en klanten tevreden zijn.

2. Middenkader wordt aangestuurd via coaching en kaders

Afhankelijk van de grootte van de organisatie zit er onder de operationele manager een groep leidinggevenden, zoals een productie manager, een inkoopmanager, maar ook mogelijk nog teamleiders of voormannen. Per afdeling verschilt dit. De productieafdeling is in omvang vaak het grootst, dus daar kan nog een productiemanager en een aantal voormannen tussen zitten, voordat we bij de operators komen. Let wel, we houden hier geen pleidooi om managementlagen in te voegen. Integendeel zelfs, hoe minder hoe beter, maar dat is afhankelijk van de grootte en de strategie van uw organisatie. Het klassieke organogram is zeker geen doel op zich.

De leidinggevenden, zoals voormannen en teamleiders of afdelingshoofden, worden vaak het middenkader genoemd. Of midden management. Zij zijn het die zich bezig houden met de dagelijkse orders, de dagproductie, de planning, het onderhoud en de toepassing van 5S. Als voorbeeld. Allerlei praktische, randvoorwaardelijke onderwerpen, die de operators in staat stelt hun werk goed te kunnen uitvoeren. Zij rapporteren aan de operationeel manager over onderwerpen zoals veiligheid, kwaliteit, productiviteit en planning.

Samengevat, het middenkader zorgt voor de beheersing van processen door werk te standaardiseren en routinematig uit te voeren. De managers maken daarentegen het plan van aanpassing en ontwikkeling. De commercieel manager ontwerpt het marketing en verkoopconcept en de Operationeel Manager het Productiesysteem.

3. Dagelijkse praktijk van de operationeel manager

Een paar praktische voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van de operational manager:

  • Stel de productiemanager heeft vorig jaar budget gekregen voor een investering, voor een machine die vervangen moet worden. Dan rapporteert de productiemanager aan de operationeel manager over de ROI van die machine.
  • Stel de productie manager denkt dat de logistiek in de fabriek zou moeten veranderen. Dan rapporteert hij of zij over de resultaten van die veranderingen. Bijvoorbeeld dat de productiviteit met 10% is verhoogd.
  • Of de inkoopmanager heeft uitgezocht dat een andere manier van voorraadbeheersing leidt tot lagere voorraden bij een gelijkblijvende servicegraad. Dan rapporteert hij of zij hierover aan de operationeel manager.
  • De operationeel manager denkt na over de economie van de organisatie als er nieuwe producten moeten worden gemaakt. Zijn hiervoor meer voorraden nodig? Nieuwe machines? Nieuwe systemen?
  • Maar ook beslissingen over bijvoorbeeld de toepassing van Lean, 5S, Six Sigma, of andere methoden wordt door de operationeel manager genomen. Dit zijn namelijk methoden, die breed zullen worden ingezet.

4. De Operationeel Manager is de bedrijfseconoom voor operations

De manager is niet perse een bedrijfseconoom voor de hele organisatie, want die verantwoordelijkheid ligt bij de directie, maar met de collega managers is hij of zij wel verantwoordelijk voor het gerealiseerde rendement. De directie is natuurlijk eindverantwoordelijk, maar het management moet de prestaties realiseren.

Daarbij kijkt de operationele manager voornamelijk naar de economie van de fabriek/de operatie. Wat leveren investeringen op? Welke tools werken en zorgen voor productiviteit of lagere kosten? Al dit soort vragen komen samen in het Productiesysteem van de organisatie. Dat klinkt technisch, maar op dit niveau is ook veel aandacht voor onderwerpen als communicatie, eigenaarschap en leiderschap. Op papier is wel te bedenken dat Lean Management een goed idee is, maar daarmee is het nog lang niet succesvol geïmplementeerd.

Dat geldt ook voor het aanpassen van de logistieke stroom, de vervanging van machines of de toepassing van een ERP systeem. Dat zijn wegen, die zorgvuldig en met een goede voorbereiding dienen te worden bewandeld. Op de vraag of dat dan niet te lang duurt en of het niet sneller kan, is het antwoord dat er twee jaar eerder had moeten worden begonnen! Zoals een directieteam ver vooruit kijkt naar ontwikkelingen in de markt die over 5 jaar waarschijnlijk realiteit zijn, is het de Operational Manager, die kennis neemt van de strategisch keuzes van de directie, waarna hij of zij zelf jaren vooruit plant welke veranderingen in de fabriek nodig zijn. Of zoals Johan Cruijff zei: "Als ik eerder start, lijk ik sneller". Dat is zeker van toepassing bij deze functie. Dat eerder starten is mogelijk, omdat er een hulpmiddeltje is: de strategische doelstellingen van de organisatie (vaak in een Balanced Scorecard opgenomen) en een strategisch plan.

De bedrijfsdoelstellingen, door de directie opgesteld, vormen het ‘contract’ met diezelfde directie. Het (operationeel) management gaat de uitdaging aan om de vastgestelde doelstellingen te realiseren. Die doelstellingen gelden voor de komende jaren. Daarmee is het mogelijk vooruit te bedenken wat er nodig is om de doelen te realiseren.

5. Functiebeschrijving Operationeel Manager: Taken

Bovenstaande beschrijft de functie van operationele manager. Om het nog wat praktischer te maken volgen hieronder de werkzaamheden c.q. verantwoordelijkheden, waarbij moet worden opgemerkt dat die werkzaamheden van organisatie tot organisatie kunnen verschillen. Het is een voorbeeld:

  • Rendement van de fabriek/organisatie bepalen
  • Middenkader leiden: Productiemanagement, inkoopmanagement, logistiek
  • Middenmanagement motiveren, opleiden, coachen
  • Informatie verzamelen over resultaten, processen, producten, diensten
  • Operationeel plan ontwikkelen, schrijven en uitvoeren
  • Effect van verandertrajecten meten
  • De juiste technieken introduceren
  • Kwaliteitsmanagementsysteem implementeren en vervolmaken
  • Zorgen dat ERP systeem wordt onderhouden en benut
  • Wegnemen van obstakels door communicatie, kennis en ervaring te verbeteren
  • Zero Defects mentaliteit implementeren, PDCA laten ronddraaien
  • Kwaliteitsbewustzijn ontwikkelen
  • Klantgerichtheid borgen
  • Veiligheid garanderen
  • Arbeidsomstandigheden verbeteren
  • Leveranciersmanagement ontwikkelen naar co-makership
  • Inkoopprocessen op basis van servicegraad en variatie in processen verbeteren
  • Lean Management borgen
  • Authenticiteit in leiderschap tonen
  • Middenkader coachen in wijze van leidinggeven en communiceren
  • Vragen stellen, die we niet kunnen beantwoorden. Wat weten we niet?
  • Eerst denken, dan doen
  • Risico’s identificeren

Eveneens op deze site staat de functiebeschrijving van de productiemanager. Er vanuit gaande dat de operationeel manager leiding geeft aan de productiemanager, is het wel interessant deze twee functies eens met elkaar te vergelijken. Het abstractie niveau van deze functie is net wat hoger. De productie manager, evenals de inkoopmanager en de logistiek manager denken na over hun vak, dus productietechnieken. De operationeel manager denk na over de economie van die productiemethoden en het productiesysteem.

6. Hulp in de praktijk bij operationele processen

Het belangrijkste evenwel is zijn of haar manier van leiding geven. Alle kennis van en ervaring met technieken, rekensommetjes of productieafdelingen samen, weegt niet op tegen de manier van leiding geven, communiceren en besluiten nemen. In de organisatie zoals hier geschetst, zal de directeur niet zoveel in beeld zijn voor het middenmanagement en de operators.

De operationeel manager, samen met zijn twee collega’s, dienen dan als één team op te treden en het vertrouwen van de organisatie te genieten om de gedefinieerde opdracht, zoals geformuleerd in het operationeel plan, tot een goed einde te brengen. Deze managers nemen de daadwerkelijk leiding. Het is niet alleen maar het hoofd van een stuk organisatie zijn, het is ook vooral leiding geven, zoals ook de directie dat doet. Het geven van richting, vertrouwen uitstralen en de piketpaaltjes voor iedereen uitzetten. Als dat lukt, komt de hele organisatie in beweging.

Wij helpen de Operationeel Manager met de inrichting van zijn of haar functie en de wijze van uitvoeren. De wijze waarop teams worden samengesteld, de functie inhoud wordt gegeven, de processen lopen, de informatie verzamelen die nodig is, risico’s analyseren, beleid maken en andere zaken die op dit niveau moeten worden geregeld. We kunnen hierin coachen, adviseren en training geven. Daarbij kunnen we ons concentreren op de beheersing van processen of juist de verandering van processen. Beide zijn belangrijk en lopen vaak gelijktijdig.

Functieomschrijving Operationeel Manager aanvragen

Hoewel een functie als Operationeel Manager per organisatie kan verschillen, biedt een voorbeeld van de functieomschrijving u wellicht handige inzichten waarmee u verder kunt werken. U kunt de omschrijving aanpassen aan uw eigen situatie en de organisatie verder inrichten.

Wilt de functieomschrijving van de operationeel manager ontvangen? Vul onderstaande formulier in of stuur uw vragen naar info@patagonia-bv.com of bel ons via 088 33 666 66. We helpen u graag verder.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Operationeel Manager:

  • Operationeel plan maken
  • Coachend leiderschap
  • Gedrag meten en analyseren
  • Productiesysteem ontwikkelen
  • Doelen stellen
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies