Ga direct naar de inhoud.

functieomschrijving kwaliteitsmanager
De kwaliteitsmanager is uitvoerder en adviseur

Functieprofiel van de Kwaliteitsmanager of QHSE Manager

In veel organogrammen staat aan de zijkant, in een staffunctie, de functie kwaliteitsmanager getekend. Wat is de betekenis van dat vakje op die plek in de organisatie? Welke rol heeft de kwaliteitsmanager? In kleine organisaties, kleiner dat vijf of tien medewerkers heeft de kwaliteitsmanager nog nauwelijks een rol, grotere organisatie hebben een managementsysteem nodig. De kwaliteitsmanager adviseert hierover en ondersteunt in de uitvoering.

Als een organisatie groeit naar twintig of dertig medewerkers is de situatie al heel anders. Afwijkingen worden dan niet meer goed gezien, klanten raken voor sommige afdelingen meer op afstand en de uitwisseling van informatie wordt al snel veel ingewikkelder. Er is een kwaliteitsmanagementsysteem nodig.

De kwaliteitsmanager en het kwaliteitsmanagementsysteem:

  1. Een verzameling processen beheersen
  2. De kwaliteitsmanager is een organisatie-engineer
  3. Vrije rol om de organisatie te ondersteunen in wat nodig is voor procesbeheersing
  4. Verwarring voorkomen door een goede definitie van de functie
  5. Functiebeschrijving kwaliteitsmanager: Taken
  6. De praktijk van de kwaliteitsmanager
  7. Advies over de organisatie inrichting of de opleiding kwaliteitsmanager volgen

1. Een verzameling processen beheersen

Als organisatie groeien, worden de afstanden tot collega's en de klanten groter. Dat komt, omdat we per persoon nog steeds diezelfde acht uur per dag werken, maar we met veel meer collega’s alle informatie moeten uitwisselen om gelijk geïnformeerd te zijn. Iedereen bij praten en uitleg geven, zodat we allemaal geïnformeerd zijn over ontwikkelingen en wijzigingen, zou zoveel tijd kosten, dat we niet meer aan ons eigenlijke werk toekomen.

De transparantie wordt minder. Medewerkers zijn ongelijk geïnformeerd en moeten daardoor meer en meer vertrouwen op de professionaliteit van anderen en zorgvuldige overdrachtsmomenten inbouwen. Dus worden technieken bedacht, zoals databases, die medewerkers in staat stellen op hun eigen moment de informatie op te halen die nodig is, of metingen, die in grafieken worden gezet en die via rapportages worden gedeeld. Verder is standaardisatie van de werkzaamheden nodig, uitwisseling van medewerkers, ontwikkeling van kennis, leiderschapsstijlen, ERP systemen en vele andere technieken en methoden. Alles met het doel te realiseren, dat een grotere organisatie - net als die kleinere organisatie - in staat is als één geheel, als één team, te presteren.

2. Het grote geheel bestaat uit kleine processen, die samen Total Quality Management vormen

Dat ene, grote geheel kunnen we opsplitsen in stukjes. Dat noemen we afdelingen, of processen, als de organisatie al wat verder is in haar ontwikkeling. Het is de directeur of bestuurder die leiding geeft aan het geheel van deze verzameling van processen. Die hoogste leider wordt daarbij geholpen door zijn of haar management team, dat delen van de uitvoering voor haar rekening neemt. Feitelijk krijgt iedere manager een stukje van het grote geheel om goed te laten functioneren. Maar er is een probleem.

Producten worden overgedragen van de ene afdeling naar de andere, van het ene proces naar het andere. Dat lijkt gemakkelijk, maar dat is het niet. Waar in die organisatie van vijf medewerkers iedereen nog kon overzien wat er gebeurde en wat de ander deed, is dat nu niet meer het geval en dat heeft gevolgen. Specificaties moeten worden gemeten, testen worden uitgevoerd en standaardisatie in de werkzaamheden worden doorgevoerd. Allemaal nodig om de overgang van het ene proces naar het andere proces foutloos te laten plaatsvinden en fouten zoveel mogelijk te verwijderen. Verspillingen moeten worden tegengegaan en de variatie in processen worden teruggedrongen. Informatiebeheer en communicatie worden belangrijke onderwerpen.

3. De kwaliteitsmanager is een organisatie-engineer

Hier komt nu de rol van de kwaliteitsmanager naar voren. De kwaliteitsmanager is specialist in het integreren van al deze deelprocessen tot één foutloos geheel van uitsluitend waarde toevoegende handelingen met zo min mogelijk variatie. Althans, daar adviseert deze over. Je zou de kwaliteitsmanager ook de ‘organisatie-engineer’ kunnen noemen. In de hele organisatie zorgt de kwaliteitsmanager voor proeven, observaties, metingen, berekeningen en adviezen. Zo wordt bijgedragen aan de integratie van alle processen tot één geheel (oneness, Eng.): Het weer terug brengen van de transparantie, net als in die kleine organisatie. Begrijpen wat we doen en hoe we presteren.

Dat ene, grote geheel, dat team dat de organisatie is, heeft slechts één doel: de klant bedienen zoals is overeengekomen bij de opdracht. Het realiseren van de wensen, eisen en verwachtingen van de klant is het leidend uitgangspunt. Uiteraard is dat het leidend uitgangspunt voor iedere manager of medewerker, maar er is een verdeling: De lijnmanager laat één proces goed functioneren, de kwaliteitsmanager werkt aan het integrale systeem van processen. Althans daarover adviseert de kwaliteitsmanager en daaraan verricht hij of zij metingen.

4. Vrije rol om de organisatie te ondersteunen in wat nodig is voor procesbeheersing

Het laten functioneren van de hele verzameling processen in een organisatie wordt Total Quality Management (TQM) genoemd. Andere modernismen zijn Operational Excellence, Kaizen of World Class Manufacturing. Feitelijk synoniemen voor dezelfde gedachte, dat een organisatie als één geheel presteert in dienst van de klant.

De directeur geeft leiding aan het systeem c.q. de organisatie en besteedt delen uit aan de lijnmanagers. De kwaliteitsmanager adviseert over de werking van het systeem, de verzameling van processen. Dit lijkt eenvoudig, maar dat is het niet. Organisaties moeten hiertoe allerlei technieken en methoden toepassen, zoals Lean Manufacturing, Six Sigma, FMEA, 5S, SPC, procesanalyses, TVB’s, communicatie, et cetera. De toepassing van deze methoden en technieken leiden tot reductie van variatie in de output van processen en het verminderen van verspillingen. Dat is het domein van de kwaliteitsmanager.

De kwaliteitsmanager geeft hierover gevraagde en ongevraagde adviezen aan het management en de directie en neemt de verantwoordelijkheid voor het inzichtelijk maken van de prestaties van zowel de afzonderlijke processen als die van de organisatie als geheel. Het is vervolgens aan de lijnmanager om deze adviezen op te pakken en door te voeren. Waar de lijnmanager verantwoordelijk is voor de eigenlijke prestaties en daarop afgerekend kan worden door de directeur, is het aan de kwaliteitsmanager om:

  1. procesprestaties inzichtelijk te maken,
  2. over de wijze van beheersen en verbeteren van processen te adviseren en
  3. te begeleiden bij het toepassen van beheersings- en verbeteringsmethoden.

5. Verwarring voorkomen door een goede definitie van de functie

Waarom we dit vakgebied kwaliteitsmanagement zijn gaan noemen, zal wel een raadsel blijven. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de diensten en producten als ook de financiële en operationele eindresultaten ligt immers in de lijn van de organisatie. De kwaliteitsmanager is degene die de spiegel voorhoudt, analyseert en voorspelt hoe goed de prestaties morgen zullen zijn. Vergelijkbaar met P&O of Finance. Het is de Financieel Manager die constateert dat de uitgaven te hoog zijn, maar het zijn de lijnmanagers die oplossingen bedenken en processen tegen lagere kosten evenzogoed te laten presteren. Een goede kwaliteitsmanager is het geweten van de organisatie, de adviseur van het MT en een bron van kennis over meettechnieken, verbeterprocessen, analysemethoden en organisatieontwikkeling.

6. Functiebeschrijving kwaliteitsmanager: Taken

Bovenstaande beschrijft feitelijk de functie van kwaliteitsmanager. Om het nog wat praktischer te maken volgen hieronder de werkzaamheden c.q. verantwoordelijkheden, waarbij moet worden opgemerkt dat die werkzaamheden van organisatie tot organisatie kunnen verschillen.

  • Klantwensen en eisen inventariseren en omzetten naar proceseisen
  • Maken van procesanalyses, variatie analyses, trendanalyses
  • Productanalyses, producteigenschappen en risico’s in producten en processen
  • Verrichten van metingen in de processen en het maken van data analyses
  • Productcontroles, proefopzetten en steekproefgrootte bepalen
  • Introductie van SPC en variatiebeheersing
  • Werken aan standaardisatie van werkzaamheden en borging - poka yoke
  • Filosofie Lean Management overdragen
  • Implementatie ISO 9001
  • Berekenen productiekosten, verspillingen, risico’s.
  • Verbeterteams trainen en voorzitten; six sigma, problem solving, 8D, e.a.
  • Kwaliteitshandboek onderhouden
  • Procedures helpen standaardiseren
  • Vereenvoudigen van de administratie en registraties
  • Onderhoudsprogramma’s berekenen - TPM
  • Informatie genereren voor proceseigenaren
  • Kennis hebben van kwaliteitsnormen
  • Uitvoeren van audits, intern en bij leveranciers
  • Uitvoeren faalkosten analyses, intern en bij leveranciers
  • Visual management, 5S introduceren
  • Kaizen doceren, intern en bij leveranciers
  • Effectiviteit van de communicatie en samenwerking toetsen
  • Adviseur van de directie en het management
  • Leidinggevenden opleiden in kwaliteitsmanagement, procesbeheersing
  • Medewerkers helpen met standaardisatie en borging

7. De praktijk van de kwaliteitsmanager

Wanneer is een kwaliteitsmanager nodig? Dat hangt enigszins af van de soort bedrijfsvoering en de type activiteiten. Vanaf 10 tot 15 medewerkers is er wel een eerste rol als kwaliteitsmanager weggelegd. Er moeten dan toch een aantal procedures worden gestandaardiseerd en wellicht is het zelfs nodig te certificeren voor ISO 9001. Vaak wordt deze functie dan uitgevoerd door één of twee collega’s, die deze rol voor een klein deel van hun tijd op zich nemen. Is de organisatie gegroeid naar 30 of wel 50 medewerkers, dan is zeker een parttime kwaliteitsmanager nodig. Bij 100 medewerkers full time. Let wel, dit zijn slechts richtlijnen en veel is afhankelijk van de vorm en inhoud van de organisatie.

8. Advies over de organisatie inrichting of de opleiding kwaliteitsmanager volgen

We kunnen u helpen bij het goed inrichten van deze functie, het zoeken naar de juiste persoon en het bepalen van de taken. Daarbij is het heel belangrijk welke verantwoordelijkheden in de lijn van het management komen te liggen en welke bij de kwaliteitsmanager. We adviseren u hierover en helpen bij de implementatie of de organisatieverandering. We verzorgen ook de opleiding Kwaliteitsmanager, waar de cursisten zich deze functie eigen kunnen maken.

Wilt u de functieomschrijving Kwaliteitsmanager ontvangen? Vul onderstaande formulier in. Of neem vrijblijvend contact op via 088 33 666 66, of stuur een e-mail met uw vragen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Advies kwaliteitsmanagement:

  • Gratis kwaliteitshandboek
  • ISO 9001 - TQM implementeren
  • Gedrag en processen analyseren
  • Leerproces ontwikkelen
  • Eén kwaliteitsmanagementsysteem
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies