Ga direct naar de inhoud.

functieomschrijving logistiek manager
Wat is de supply chain strategie?

Profiel Logistiek Manager

De logistiek manager heeft een bijzondere plek in de organisatie. Het hangt af van de core business van een organisatie of de logistiek manager een staffunctie heeft of een primaire functie. In een productieorganisatie heeft de logistiek manager vaak een ondersteunende rol, logistiek is dan een secundair proces, terwijl in een organisatie waar de kern draait om logistiek - waar logistiek de core business is - deze manager juist helemaal centraal staat in het primaire proces. Denk dan aan de KLM, DHL of andere vervoerders.

De aart van de organisatie definieert de positie van de logistiek manager. Ook als de logistiek manager een ondersteunende rol heeft, dan nog beperkt deze manager zich niet alleen maar tot het versturen van producten. Het is veel complexer. De logistiek van een organisatie begint helemaal aan de voorkant van alle processen, bij de leveranciers - zelfs bij de leveranciers van de leveranciers - en eindigt pas als de producten of diensten volledig zijn afgeleverd bij de klant.

Een organisatie, die een aparte logistiek manager heeft, meestal naast of onder de productie manager of operationeel manager, is in ieder geval een wat grotere organisatie. Minimaal 100 medewerkers. De afdeling Inkoop valt dan ook vaak onder deze functie, hoewel dat ook net omgekeerd kan zijn: Dan valt de Logistiek Manager onder de Inkoop Manager. Het hangt wederom af van de aart van de organisatie. De functie kan ook Supply Chain Manager heten, hoewel dat dan natuurlijk niet de hele lading dekt.

We gaan er in deze tekst voor het gemak vanuit dat de logistiek manager de verantwoordelijkheid heeft over de hele logistieke keten vanaf de leveranciers tot en met de aflevering van de producten bij de klanten, met zowel de materials planning als de physical distribution daarbij in het pakket.

De logistiek manager, zoals in dit profiel bedoeld, speelt dus een belangrijk, integrale rol in de organisatie. Hij of zij is verantwoordelijk voor het management van de leveranciers, de toeleveringen, het intern transport, de voorraden, de planning (met ERP) en de expeditie. U kunt dit profiel natuurlijk naar eigen inzicht aanpassen aan uw organisatie. Als u hierbij hulp nodig heeft, kunnen we u helpen.

De winst zit in de voorbereiding

De logistiek in een organisatie delft nog wel eens het onderspit. Niet in organisaties, waarvan de logistiek de core business is, maar wel in productie organisaties. En dat is niet terecht.

De aandacht gaat in productie organisaties, daarbij ook ziekenhuizen, overheidsorganisaties en zakelijk dienstverleners als verzekeraars of banken bedoeld, vaak uit naar de verkoopafdeling of de productie. Zeg maar daar waar de technici of specialisten zitten.

Er kan juist veel leed (lees: faalkosten) worden voorkomen door de logistiek en inkoop goed te organiseren. Sterker, niet alleen inefficiënties kunnen worden voorkomen er kan een serieuze winstbijdrage worden gerealiseerd door de logistieke processen serieus te nemen en ze niet als bijzaak te beschouwen.

Voor alle processen in een organisatie geldt natuurlijk dat als de voorbereidingen goed worden gedaan, het proces daarna in één keer goed kan worden doorlopen. Dat is efficiënt en effectief. Voor de logistiek geldt dat zeker ook. Misschien geldt dat uitgangspunt in de logistiek wel het meest van alle processen, omdat de logistiek begint bij de inkoop van grondstoffen en pas eindigt bij de aflevering van de goederen bij de klant.

Eén foutje bij de leverancier kan grote gevolgen hebben in de productie of bij de aflevering van de producten bij de klanten. Een foutje aan het einde van de keten, betekent in principe dat de hele keten opnieuw moet worden doorlopen en dat is de duurst denkbare fout; hoge faalkosten én klantontevredenheid.

We kunnen u helpen bij het bepalen van de faalkosten in de keten als gevolg van de logistieke en inkoopprocessen.

De Logistiek Manager heeft het overzicht

De Productie Manager is een specialist in techniek, de Kwaliteitsmanager in procesbeheersing, de Verkoopmanager in de omgang met klanten en de Logistiek Manager heeft het overzicht. De logistiek manager rijgt alle kleine schakels van begin tot het einde aaneen tot een lange keten, die gericht is op het afleveren van goederen en diensten bij de klanten tegen zo laag mogelijke kosten.

Die laatste toevoeging is belangrijk. Logistiek gaat altijd tegen de laagste kosten, omdat transport of beweging geen waarde toevoegt voor de klant (Lean uitgangspunt). Het is niet meer dan een hinderlijk feit, dat producten een afstand moeten overbruggen om bij de klanten te komen. Het gaat de klant uiteindelijk het product of de dienst, niet om de afstand. Afstanden zorgen alleen maar voor hogere kostprijzen.

Bij organisaties waar logistiek de core business is, wordt dat natuurlijk iets genuanceerder gezien. Daar verdient men juist aan de logistieke bewegingen. Dat transport is natuurlijk wel nodig en blijft ook nodig.

Verantwoordelijkheden van de logistiek manager

De eerste opgave voor de logistiek manager ligt bij de leveranciers, ofwel de supply chain. Het managen van de leveranciers vraagt de nodige aandacht. Leveranciers moeten goed worden geselecteerd, er moeten contracten worden afgesproken, leveringsvoorwaarden worden vastgesteld en prestaties worden gemeten. Een te late levering, een afwijking in de productspecificaties of een verkeerde factuur kan direct voor vertragingen of aanzienlijke faalkosten in de eigen organisatie zorgen.

De volgende uitdaging ligt bij het inrichten van de organisatie naar productstromen/goederenstromen. Het klantorderontkoppelpunt speelt daarin een belangrijke rol. Hoe verder dit punt naar achter ligt, hoe beter dit is voor de kostprijs en de standaardisatie van processen. Echter, de waarde toevoeging zal mogelijk minder kunnen zijn. Een eindeloze strijd met de Verkoopmanager, die ogenschijnlijk een tegengesteld belang heeft. Ogenschijnlijk, omdat uiteindelijk beiden belang hebben bij een goed rendement van de eigen organisatie. Hoe dan ook, de logistiek manager concentreert zich op het optimaliseren van de goederenstromen.

De ontvangen goederen worden direct naar de productie gebracht en verwerkt, of gaan naar een magazijn. Dit is het domein van de inkoopprocessen. De volumes, de timing, de voorraden, de veiligheidshoogten, de bestelmechanismen, het artikelnummerbeheer, de kortingsregels en de omloopsnelheden van producten worden bepaald en gestuurd om de processen snel en goed te laten verlopen, zonder dat er teveel kapitaal vast zit.

Dan is er nog de planningsfunctie. Op het juiste moment moeten de juiste grondstoffen vrijgegeven worden. Heel kort door de bocht gezegd spelen MRP-I en MRP-II hier belangrijke rollen als methoden om de doorstroom zeker te stellen. Het Enterprise Resources Planning (ERP) systeem moet hiertoe op de juiste wijze worden ingericht.

Uiteindelijk zal het gereed product via magazijnen of een expeditieafdeling zijn weg vinden naar de klant.

Procesmanagement leidt tot horizontaal denken

Wat opvalt in bovenstaande beschrijving, is dat processen van voor naar achter worden doorlopen. Horizontaal en niet verticaal. Juist de logistiek manager kan in het managementteam (MT) zijn of haar rol spelen door de organisatie te wijzen op het feit dat goederen van grondstof tot eindproduct continu in flow moeten zijn om het maximale rendement te behalen.

Verticale processen, zoals testen, handtekeningen halen, goedkeuring vragen, informatie halen bij een manager, werken alleen maar vertragend en verstorend.

Daarmee wordt direct een statement gemaakt richting de hiërarchische, functioneel ingerichte organisatie, die veel langzamer en duurder is, dan proces gestuurde organisaties, waar onder andere de logistiek goed is geregeld. De logistiek manager draagt mede de verantwoordelijkheid om dit oude denken te doorbreken en een intern gerichte organisatie te helpen omvormen naar een klantgerichte, output gestuurde organisatie. We kunnen hierover uitleg geven bij uw collega’s.

Rol van de Logistiek Manager

In de voorgaande paragrafen kwam het al aan de orde, maar laten we het nog eens concreet maken. De Logistiek Manager heeft een opdracht van de directie aanvaard (zie balanced scorecard), samen met zijn of haar collega managers. Er dienen een aantal bedrijfsdoelstellingen te worden gerealiseerd. Die cijfers omschrijven meestal het rendement van de organisatie, de kosten, de omzet en andere operationele, commerciële of financiële strategische doelen. Dit noemen we het contract met de directie, dat aan het einde van het jaar zal worden geëvalueerd.

Omdat de logistiek de hele organisatie bestrijkt, zal de logistiek manager met alle andere managers in gesprek moeten gaan. Hij is de smeerolie tussen de raderen, net als de Kwaliteitsmanager en de HR Manager overigens (de Financieel Manager heeft een andere rol). Enerzijds zal de logistiek manager zelf moeten nadenken over (vernieuwde) logistieke concepten, die de processen goedkoper en beter maken, anderzijds zal hij of zij goed moeten luisteren naar de eisen van de klanten en de managers in het primaire proces.

Toch is er nog een belangrijk verschil met de andere zojuist genoemde ondersteunende managers. De andere managers adviseren voornamelijk, maar de Logistiek Manager heeft ook een uitvoerende rol. De medewerkers van de afdeling logistiek zijn daadwerkelijk aan het werk in het primaire proces en hebben ook de producten van de klanten in hun handen, of doen er iets mee. Bijvoorbeeld met voorraden, het ERP systeem, ingangscontroles, of het doen van bestellingen.

Dit leidt alles natuurlijk tot een integraal, logistiek plan, dat vervolgens stap voor stap zal worden uitgerold. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Aanpassingen in de logistieke procedures hebben bijna altijd een effect op andere processen. Dat is niet erg, integendeel, maar het vraagt veel overleg, creëren van draagvlak en tijd om nieuwe procedures te borgen. Wilt u hulp bij het opstellen van en logistiek plan, dan kunt u ons altijd bellen (088 33 666 66) of e-mailen: info@patagonia-bv.com.

Functiebeschrijving Logistiek Manager: Taken

Bovenstaande paragrafen beschrijven de rol van Logistiek manager. Om het nog wat praktischer te maken volgen hieronder de werkzaamheden c.q. verantwoordelijkheden, waarbij moet worden opgemerkt, dat die werkzaamheden van organisatie tot organisatie kunnen verschillen.

  • Interne klanteisen en -wensen inventariseren
  • Externe klanteisen en -wensen inventariseren
  • Klanteisen omzetten naar logistieke specificaties
  • Medewerkers bekend maken met deze eisen en specificaties
  • Logistiek plan maken met operationele en financiële eindresultaten
  • Logistiek concept implementeren en borgen
  • Metingen en resultaten zichtbaar maken voor medewerkers
  • Kennisontwikkeling medewerkers, training, opleiding
  • Voorraad- en doorlooptijdanalyses maken
  • Standaardisatie van procedures
  • SPC toepassen en methode voor veiligheidsvoorraden toepassen
  • Leveranciersaudits, ingangscontroles, voorraadmetingen, planning
  • MRP-I, MRP-II, inrichting ERP
  • Maken van procesanalyses, variatie analyses, trendanalyses
  • Grijpvoorraden, tussenvoorraden, begin- en eindvoorraden reduceren
  • Lean manufacturing toepassen, pull systeem
  • 5S toepassen, verspillingen elimineren
  • Visual management toepassen

Het is aan de leiding van het logistiek management om de bovenstaande technieken op het juiste moment toe te passen en steeds te herhalen en te verfijnen, zodat de PDCA cirkel blijft draaien. Daarbij mogen de bedrijfsdoelen niet in gevaar komen en moet te allen tijde worden voorkomen, dat er tussen de verschillende afdelingen communicerende vaten gaan ontstaan. Dat is misschien nog wel het belangrijkste in de rol van de logistiek manager. Het mag niet zo zijn dat een verbetering aan de voorkant, leidt tot hogere kosten of verminderde kwaliteit aan de achterkant. Daarom houdt de Logistiek Manager het overzicht!

Wilt u meer weten over de praktische inrichting van uw logistieke processen, of hulp bij de positionering van de functie van logistiek manager? Of de functieomschrijving ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook altijd vrijblijvend bellen met uw vragen op 088 33 666 66, of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Kaders stellen
  • Coachend leiderschap
  • Gedrag meten en analyseren
  • Leerproces ontwikkelen
  • Doelen stellen
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?