Ga direct naar de inhoud.

functioneringsgesprekken
Gebruikt u de functioneringsgesprekken optimaal?

Functioneringsgesprek is een effectief stuurinstrument

Een interessant en krachtig instrument als onderdeel van het managementsysteem: Functioneringsgesprekken. Ook wel Voortgangsgesprekken of Evaluatiegesprekken genoemd. Welke naam deze gesprekken ook dragen in uw organisatie, het zijn de één op één gesprekken tussen een medewerker en zijn of haar leidinggevende of manager. Het is een dialoog, waarbij het functioneren van beiden wordt besproken. Echter, wel in de juiste volgorde, met de juiste inhoud en op de juiste manier. Dat is de kunst.

De opzet en de inhoud van het functioneringsgesprek

In een functioneringsgesprek staan beheersing en verbetering centraal. Welke beheersing en verbetering? In eerste instantie is het logisch te veronderstellen dat het gaat om de kwaliteiten van de betreffende medewerker. Dat is in feite ook zo, maar met als doel dat deze medewerker zich ontwikkelt in de context van zijn of haar functie en die functie is weer onderdeel van een proces.

Medewerkers voeren iedere dag werkzaamheden uit en het gaat er om te leren of die werkzaamheden matig, goed of zeer goed worden uitgevoerd. Neem als voorbeeld het schrijven van een offerte. Een commerciële binnendienst medewerker uit Groep 1 zal dat op een slordige en mogelijk ongeïnteresseerde wijze doen, met als resultaat dat er fouten in de offerte kunnen zitten of dat de klant niet wordt geënthousiasmeerd. Een medewerker uit Groep 3 zal dezelfde offerte voor dezelfde klant met overtuigingskracht, scherpe zinnen en leuke voorbeelden schrijven. Een heel verschil natuurlijk.

Dat is de context van het functioneringsgesprek, waarmee feitelijk de opzet en de inhoud van het gesprek zijn bepaald: De rol van de medewerker in het betreffende proces. Dat wordt bedoeld met beheersing en verbetering.

De professional werkt aan het proces

Voordat we ingaan op de inhoud van het functioneringsgesprek eerst even een kort uitstapje naar de rol van de medewerker in de organisatie. De werkzaamheden, zoals boven als voorbeeld geschetst van een commerciële binnendienstmedewerker, zijn onderdeel van een proces, zoals bijvoorbeeld een verkoopproces, een productieproces of een administratief proces.

We zijn op zoek naar een manier om de medewerker of de manager te ontwikkelen met als eindresultaat, dat het proces, waarvan hij of zij onderdeel uitmaakt, verbetert. Als uw organisatie een kwaliteitshandboek heeft, staan daarin de procesbeschrijvingen. Vaak in de vorm van flowcharts. Die flowcharts tonen per proces of procedure de te volgen stappen. Dit is de logica in de werkzaamheden. Als het goed is, is per stap in die flowchart een verantwoordelijke functionaris genoteerd. Zo dus:

functioneringsgesprek 

De beide figuren boven tonen hetzelfde beeld. De linker figuur laat zien dat een proces gewoon een flow is, bestaande uit twee delen: De ene kant (links) toont de logica, de vooraf gedefinieerde volgorde van de uit te voeren stappen en de andere kant (rechts) toont de mens met al zijn kwaliteiten, aardigheden, eigenaardigheden, vakmanschap en andere persoonlijk eigenschappen.

De figuur aan de rechterkant is hetzelfde, alleen zijn de stappen uitgewerkt.
De linker kant van de procesflow wordt vaak de harde kant van procesmanagement genoemd of de structuurkant. De rechterkant is de menskant, ofwel de cultuurkant van procesmanagement. Het functioneringsgesprek is een instrument dat wordt ingezet aan de rechter kant, de ontwikkeling van de mens, met als doel het functioneren van de medewerker te verbeteren en daarmee dan weer de output van het proces. Het resultaat: beheersing en verbetering (= procesmanagement).

Functioneringsgesprek Groep 2

In de volgende paragraaf gaan we in op de praktijk en de hulpmiddelen. Voordat we die behandelen een paar voorbeelden.

Stel dat een medewerker goed functioneert. Hij of zij is betrokken, zet zich in en levert goed werk af. In het model voor ontwikkeling zit deze medewerker in Groep 2. Hoogst waarschijnlijk weet deze medewerker prima hoe hij of zij functioneert, wat zijn of haar sterke kwaliteiten zijn en op welke punten ontwikkeling mogelijk of wenselijk is. Voor degene die dit gesprek leidt, is het aan te raden een coachende rol toe te passen. Middels het stellen van vragen, zal de medewerker zelfstandig nadenken om zichzelf op weg te helpen en antwoorden te vinden. Voor de leidinggevende is het wel belangrijk richting blijven geven door de vragen te stellen vanuit de context van de functie, het proces en de organisatieambities.

Het gesprek wordt afgerond met een aantal concrete afspraken en meetbare taken, die in het volgende gesprek worden getoetst.

Functioneringsgesprek Groep 3

Indien de medewerker in Groep 3 zit en meer dan gemiddeld presteert, dan geldt feitelijk dezelfde aanpak als bij een medewerker uit Groep 2. De manager kan de rol van coach aannemen en de medewerker zal zichzelf uitdagen. De kandidaat weet zichzelf te motiveren en kan de eigen ambities omschrijven.

In beide gevallen kan de medewerker ook feedback geven over het functioneren van de leidinggevende. Het gesprek is gelijkwaardig en in balans. Beiden spreken onbevooroordeeld over elkaar en willen leren en verbeteren. Ze zijn autodidactisch en niet uit balans gebracht door stress, ziekte, patronen, onzekerheden, vooroordelen, of (andere) psychosen.

Functioneringsgesprek Groep 1

Dat is anders in een gesprek met medewerkers uit Groep 1. Deze medewerkers functioneren om allerlei redenen onder de gestelde norm. Coaching is dan niet goed mogelijk. Althans niet op de manier, zoals hiervoor omschreven. De gespreksleider zal nu duidelijke kaders moeten aangeven, de context van het gesprek en de functie moeten definiëren en vasthouden en vooral moeten voorkomen dat de medewerker zijn of haar eigen verantwoordelijkheid niet neemt. Iedereen heeft wel voorbeelden van dit type in zijn of haar omgeving. Ze werken inconsequent, houden zich niet aan afspraken, hebben altijd excuses, ontwijken vragen en zijn niet in staat zich anders te gedragen dan ze gewend zijn te doen.

Deze medewerkers zijn vaak heel geraffineerd. Ze leggen de verantwoordelijkheid voor hun matige functioneren overal, behalve bij zichzelf. Dat kan veroorzaakt worden door een gebeurtenis uit het verleden, gebrek aan opleiding, de organisatie, et cetera. Niet in trappen, gewoon de rechte lijn van het eigen functioneren centraal blijven zetten. Iemand die een functie aanvaard, moet die ook in beginsel naar behoren uitvoeren.

De procedure voor een effectief functioneringsgesprek

We adviseren het functioneringsgesprek zo vaak mogelijk te voeren. Bij voorkeur zelfs eens per maand, als dat mogelijk is. Eens per twee maanden of per kwartaal is ook al goed. Alles is beter dan de gebruikelijke één keer per jaar. Veel lezers zullen zo’n frequentie al snel als overdreven betitelen. Dat is onverstandig, omdat de handeling die boven als voorbeeld is genomen, het schrijven van een offerte, een handeling is die iedere dag meerdere keren wordt doorlopen. Als zo’n procedure iedere dag wordt uitgevoerd, wat heeft een gesprek van één keer per jaar dan voor zin? Dat geldt voor alle dagelijkse routines. Waarom willen we wel dagelijks of maandelijks naar cijfers kijken, maar niet naar de wijze waarop een medewerker zijn of haar werk doet (met doelen en meetpunten natuurlijk)?

Kortom, hoe vaak u het gesprek wilt voeren, is natuurlijk aan u, maar stel uzelf de vraag wat nodig is om het gewenste effect te bereiken. Bepaal daarna dan de juiste frequentie.

Eén keer per maand is overigens helemaal niet zo inspannend. Bij een span of control van 10 medewerkers, hoeft een manager nog altijd slechts 10 gesprekken per maand te voeren. Dat komt overeen met ongeveer drie arbeidsdagen. Dat is voor een manager niet veel en zeer noodzakelijk om de afdeling beter te laten presteren. Het instrument is buitengewoon effectief, dus het betaalt zich snel terug.

Hulpmiddelen voor een goed functioneringsgesprek

Tot zover de frequentie, de context en de inhoud. Wat verder nodig is, zijn goede functieomschrijvingen en een handig, eenvoudig formulier voor de registraties van de uitkomsten. De administratie moet natuurlijk eenvoudig blijven. Voorbeelden van functieomschrijvingen voor leidinggevenden kunt u op deze website vinden. Ook een handig formulier kunt u zo aanvragen.

Het gesprek vormt verder een eenheid met het beoordelingsgesprek, waarin concrete afspraken worden gemaakt over het volgende jaar, salarisafspraken en condities.

Onderwerpen die aan bod komen in het functioneringsgesprek zijn:

  • Niveau en inhoud van de functie
  • Beleving en samenwerking
  • Toekomstplannen en afspraken
  • Bijsturing van eerder gemaakte afspraken
  • Resultaten

Het resultaat is verbeterd, het proces is naar een nieuw niveau

Als de gesprekken goed worden gevoerd, weten leidinggevenden en medewerkers permanent wat er van elkaar wordt verwacht. Dat leidt weer tot alertheid, goed gedrag en begrip voor elkaar.

Verder zijn de ambities zuiver omschreven, waardoor de medewerker kan werken aan het realiseren van zijn of haar persoonlijk doelen. Deze doelen zijn afgestemd op zijn of haar eigen ambities én de doelen van de organisatie.

Gedragsverandering is het eindresultaat. De medewerkers ontwikkelt competenties, doet kennis op of wordt vaardiger in een handeling. Dit leidt er toe dat de medewerkers op een andere - lees: betere - manier zijn of haar werk doet. Hij of zij wordt sterker, sneller, beter, of handiger. Gedragsverandering is het gevolg en dat wordt ook weer continu verbeterd. De essentie van Operational Excellence, procesmanagement.

Het gevolg daarvan is dan weer dat de output van processen beter of stabieler wordt: Faalkosten dalen, de kwaliteit stijgt, de productiviteit wordt zeker hoger en de klantgerichtheid verbetert.

Hulp bij de uitvoering van functioneringsgesprekken

We kunnen uw organisatie op diverse manieren helpen. We geven training en uitleg over de procedure, de wijze van gesprekken voeren, gedragskenmerken en gedrag van medewerkers. We trainen de leidinggevenden, we oefenen de gesprekken, de registraties en de coaching.

We helpen zowel de HRM medewerkers om de procedures te ontwikkelen als de HR Manager om de lijnmanagers te trainen. Ook maken we de procedures onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. Voor de verfijning helpen we ook met communicatietrainingen middels MBTI en andere procedures die van belang zijn voor goed personeelsmanagement.

De technieken zijn eindeloos. Wat onze aanpak bijzonder maakt, is dat we alles ontwerpen en toepassen vanuit de organisatiedoelstellingen, dat we processen daarmee vervolgens praktisch verbeteren en dat we zorgen voor eenvoud in de werkwijzen. Het gaat niet om het produceren van papier of handboeken, maar om beter functionerende medewerkers, een lerende organisatie, besluitvormingssnelheid, eigenaarschap en reductie van verspillingen.

Er moet iets met uw organisatie gebeuren. Misschien wilt u groeien, meer marge maken, klanten behouden, de concurrentie verslaan, of de kwaliteit van producten en diensten verbeteren. Wat uw doelstellingen ook zijn, de sturingsmogelijkheden moeten in de functioneringsgesprekken worden ingebakken. Dat maakt onze aanpak bijzonder en dan gaat het functioneringsgesprek gewoon werken in plaats van dat het de bekende jaarlijkse rituele dans blijft waar geen resultaten uit komen. Bij goede toepassing is een toename in de productiviteit van medewerkers met 20% of 30% niet uitzonderlijk.

Wilt u functioneringsgesprekken oefenen tijdens een workshop? Wilt u de Checklist Personeelsdossier ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Kaders stellen
  • Coachend leiderschap
  • Gedrag meten en analyseren
  • Leerproces ontwikkelen
  • Doelen stellen
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies