Ga direct naar de inhoud.

procesmanagement hrm
Wat staat er in het personeelsdossier?

Mensen functioneren in processen

Mens en machine. Twee kanten van hetzelfde proces, twee kanten van één en dezelfde medaille. Die medaille kleurt goud als beide kanten goed functioneren. Dan worden de werkzaamheden goed uitgevoerd, zonder fouten en wordt er op tijd geleverd. Maar er is ook een andere, donkere kleur. Als de menskant niet functioneert, functioneert het hele proces niet. Hoe kunt u dat voorkomen?

De klant zal dat waarderen en geeft het proces het label klantgericht. Precies doen wat ik als klant verwacht. Zowel de mens als de machine hebben waarde toegevoegd aan de dienst of het product dat de klant verwacht. Het proces scoort goud! Wat kunt u als leidinggevenden doen om te werken aan uw eigen, gouden team?! Daarover gaat deze tekst en we bieden u praktische hulpmiddelen en stappenplannen.

Zet mensen in hun kracht voor een sterke concurrentiepositie

Mens en machine. Gaat het met één van beide niet goed, dan ontstaan er problemen. Die problemen herkennen we in organisaties door fouten, vertragingen, misverstanden, kosten, overleg en nog veel meer gedoe (muda volgens kaizen). De medaille verandert dan snel van kleur. Met een beetje geluk blijft het nog bij zilver of brons, maar als het blik wordt, dan gaat het serieus mis.

Dan is uw concurrentiepositie ernstig in gevaar, omdat de productiviteit afneemt en de kosten stijgen. Uw organisatie staat dan laag in de ranglijsten en er wordt minder gepresteerd dan de benchmark (vergelijking met uw concurrenten). Dat is gevaarlijk. Daarom moeten ook de HR processen worden georganiseerd.

Beide kanten managen en HRM processen toepassen

Maar we vertrouwen natuurlijk niet op geluk. Het gaat om management, om sturen en verbeteren. We willen in control zijn. De eerste stap hierin voelt wellicht als een open deur, maar dat is niet zo. De eerste stap is te beseffen en te accepteren dat het beheersen en verbeteren van processen twee kanten heeft: De mens en de machine. Vaak voelen we vanuit onze achtergrond en ervaringen een voorkeur voor de ene, dan wel de andere kant, maar ze zijn even belangrijk.

De machine is hier een metafoor voor de technische kant van een proces: De processtapjes, de werkinstructies, het apparaat, de computer, de tekening, et cetera. Gaat er iets mis in een proces, dan duiken we onmiddellijk op de procedures, het onderhoud aan machines of het updaten van software. We zijn gewend om ons te concentreren op de technische kant van een proces. Daar voelen we ons wat meer comfortabel. Met als gevolg dat we de andere kant vergeten of zelfs negeren.

Problemen met techniek zijn niet persoonlijk, maar bij problemen met onvoldoende presterende medewerkers ligt dat anders. Dergelijke problemen vergeten we liever, of we lopen er met een grote boog omheen. Dat is toch niet terecht. Riskant zelfs. Een perfect machinepark (procedures, instrumenten, handboeken, et cetera) is niets waard zonder gemotiveerde, ervaren en met kennis bewapende medewerkers. De vakman of vakvrouw, die weet wat hij of zij doet, zijn of haar werk goed uitvoert en dat ook nog eens zo fanatiek doet, dat er gezocht wordt naar verbeteringen. Dan pas kleurt de medaille goud.

Echter, het is net als met alle wedstrijden, ook deze gouden medaille wordt pas gewonnen na veel trainen en hard werken. We kunnen u helpen bij het continu verbeteren van uw medewerkers en het HRM proces.

Waarde toevoeging via het personeelsproces

Verdeel uw medewerkers om te beginnen in drie(3) groepen:

  1. Onvoldoende presterend: Onder gekwalificeerd of ongemotiveerd
  2. Goed presterend: Bouwend en talentvol
  3. Uitstekend presterend: Zelf lerend en grensverleggend

Groep 1: Onder gekwalificeerd of ongemotiveerd

De eerste groep bevat de medewerkers die geen waarde toevoegen. Ze voeren hun werk niet naar behoren uit, ze voldoen niet aan hun functieprofiel en sterker, ze werken in veel gevallen tegen (bewust of onbewust). Dat hoeft niet altijd kwade wil te zijn. Voor sommigen is het werk gewoon te moeilijk, ligt het tempo te hoog, of er zijn zakelijke of privé redenen waardoor het niet goed gaat. Wat de reden ook is, deze groep voegt geen waarde toe. Zelfs omgekeerd, deze groep kost alleen maar geld. Veel geld en meer dan u waarschijnlijk denkt.

Groep 2: Bouwend en talentvol

De tweede groep doet zijn werk goed. Ze doen wat ze moeten doen, zijn vakbekwaam en leveren de bijdrage die verwacht wordt. Deze groep medewerkers is vrij eenvoudig te motiveren, te ontwikkelen en het is prettig samenwerken. Ze verstaan hun vak, begrijpen de bedrijfsprocessen en kunnen in een team samenwerken. Deze groep wilt u vergroten en stimuleren. Ze maken als het goed is 80% van uw totale medewerkersbestand uit. Zij vormen de basis. Als zij allemaal individueel 1% productiever worden in hun werk, dan stijgt het rendement van uw organisatie met vele procenten. Als u ze voor hun werk en inzet een cijfer zou willen geven, dan is dat een zeven of een acht.

Groep 3: Zelf lerend en grensverleggend

De derde groep is de groep van medewerkers die heel bijzonder zijn. Ze presteren ver bovengemiddeld, dragen veel meer bij dan conform hun functie wordt verwacht en het zijn de automatische doorgroeiers. Deze groep leert door, is veelal autodidactisch en is moeilijk vast te houden. Hun waarde toevoeging is groot. Ze zorgen voor vernieuwingen in werkinstructies, leiden op basis van senioriteit en zijn geschikt om in projecten mee te werken aan veranderingen. Dit is de goedkoopste(!) groep medewerkers voor uw organisatie.

In een schema ziet dat er als volgt uit:

personeelsmanagement patagonia

Procesmanagement verbeteren dankzij goede mensen

De eerste groep is de duurste groep. Ze verdienen maandelijks teveel ten opzichte van wat ze produceren. Ze verstoren het werk van anderen, waardoor ook daar de productiviteit daalt en zorgen voor veel overleg, onrust en indirecte uren. We zijn geneigd dit te bagatelliseren. Ze voegen niet alleen geen of weinig waarde toe, ze kosten de organisatie veel geld. Niet in de laatste plaats ook nog door de kosten voor afvloeiingsregelingen en externe adviseurs. In het kader van procesmanagement wilt u deze groep klein houden en continu bewerken, zodat ze ofwel uw organisatie verlaten, ofwel voegen bij groep twee. Het HR beleid is er op gericht deze groep te laten uitstromen.

De tweede groep is de backbone van uw organisatie. Zij verdienen het geld en maken klanten blij. Dit is de grootste groep, die natuurlijk geld kost, maar die ook voldoende waarde toevoegt om de kosten ruimschoots te compenseren. Dit is de groep medewerkers waar u op kunt vertrouwen. Ze weten wat klanten willen, zorgen voor standaardisatie en kunnen met training en begeleiding goed op niveau worden gehouden. Het HR beleid is gericht op behoud van deze groep.

De derde groep heeft ten opzichte van de andere twee groepen de hoogste salarissen, maar ze maken dat ruimschoots goed door enorm veel waarde toe te voegen, vernieuwingen te introduceren en een voorbeeld voor de rest van de medewerkers te zijn. Hierdoor zijn ze onderaan de streep, alles meegerekend, de meest waardevolle medewerkers. Zij zijn als geen ander in staat de PDCA cirkel te laten draaien en processen te verbeteren. Ze zijn echter wel sneller verveeld, zoeken uitdagingen, dus zijn ze moeilijk voor uw organisatie te behouden. Het HR beleid is gericht op de ontwikkeling van deze medewerkers, bij voorkeur natuurlijk binnen uw organisatie, maar niet per definitie.

Beleid en technieken toepassen per groep

Deze drie groepen worden op een verschillende manieren aangestuurd. U kunt per groep het beste de volgende technieken toepassen:

Groep 1: sturen op gedrag
Groep 2: positieve aandacht
Groep 3: uitdagen

De toe te passen technieken die daarbij horen zijn:

Groep 1: Uitstromen – sturen op gedag

  • Functioneringsgesprekken
  • Beoordelingsgesprekken
  • Verzuimmanagement
  • Dossiervorming

Groep 2: Behoud – positieve aandacht

  • Functioneringsgesprekken
  • Beoordelingsgesprekken
  • Verzuimmanagement
  • Scholing
  • Beloning

Groep 3: Ontwikkeling – uitdagen

  • Persoonlijke ontwikkeling (POP)
  • Talent development (TD)
  • Management development (MD)
  • Scholing
  • Beloning

Hulp bij de ontwikkeling van personeelsbeleid

Om productieprocessen, logistieke processen, engineeringsprocessen en vele andere goed te managen is het niet voldoende alleen een kwaliteitshandboek met processchema’s te maken en dan te hopen dat de medewerkers volgens die procedures gaan werken. Dat is maar de helft van het werk.

Wij helpen u ook de menskant van uw organisatie op procesniveau - dus in de uitvoering - te organiseren. Dat betekent dat er een visie moet zijn, spelregels moeten worden gemaakt, procedures moeten werken en beslissingen worden genomen. We geven u hulpmiddelen, zoals functieprofielen, waarderingsformulieren, oefeningen om functioneringsgesprekken te voeren, opleidingen voor managers, communicatietraining met MBTI en nog veel meer handige instrumenten.

Wilt u weten op welke wijze u uw medewerkers kunt ontwikkelen en er voor kunt zorgen dat ze waarde toevoegen in plaats van kosten maken? Vul onderstaande formulier in en vraag de inhoud van een personeelsdossier aan. Of neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088 33 666 66, of stuur een e-mail met uw vragen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Kaders stellen
  • Coachend leiderschap
  • Gedrag meten en analyseren
  • Leerproces ontwikkelen
  • Doelen stellen
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies