Ga direct naar de inhoud.

functieomschrijving hr manager
Wordt de HR manager goed ingezet door de lijn?

Profiel HR Manager

Over de functie van de HR Manager is de afgelopen decennia veel gezegd en geschreven. We hebben niet de behoefte iets aan deze geschiedenis toe te voegen, maar willen de HR Afdeling ondersteunen in haar rol bij de invoering van procesmanagement, of een andere woordkeus, bij het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem, zoals ISO9001, HKZ of INK.

In veel gevallen maakt de HR Manager een dergelijke ontwikkeling slechts van de zijlijn mee en dat is niet goed. Met deze tekst geven we de HR Manager graag een steuntje in de rug om zijn of haar rol goed te kunnen invullen en om zo procesmanagement tot een succes te maken. Deze tekst is ook geschreven om uw collega managementleden te tonen, dat het invoeren van een kwaliteitsmanagement niet zuiver een technische aangelegenheid met stroomdiagrammen is. Integendeel zelfs!

Ter inleiding: Sommige organisaties volgen Amerikaans-Engelse managementterminologie en gebruiken daarom de Angelsaksische benaming Human Resource Management. Andere volgen de Nederlandse terminologie en gebruiken daarom de term Personeel & Organisatie, of Personeelsmanagement. Dat past meer bij de Rijnlandse/Europese managementmodellen. Feitelijk is het een woordkeus.

We zullen voor het verloop van deze tekst over HR Management praten, simpelweg omdat deze meer wordt gebruikt. Voel uzelf vrij om overal waar u HRM leest, P&O te denken.

De afdeling HRM is in het organogram altijd in een staffunctie te vinden. Meestal net onder de Directie. Dit verbeeldt letterlijk dat de HR afdeling los staat van de rest van de organisatie en onafhankelijk hiervan haar rol speelt. Het is een afdeling, die zowel een adviesfunctie als een uitvoerende functie heeft.

We gaan hieronder in op die adviesfunctie en uitvoerende functie. Er moet daarbij wel worden opgemerkt, dat dit Profiel HR Manager niet beoogt een hele HR afdeling te omschrijven, maar te laten zien welke rol de HR Manager heeft als lid van het Management Team, of als adviseur van de directie, en wat zijn of haar bijdrage is aan het kwaliteitsmanagementsysteem. We kijken dus door de bril van procesmanagement en de continue ontwikkeling van organisaties.

1. Adviesfunctie van de HR Manager

De HR manager en medewerkers hebben om te beginnen de rol om directie, management en uitvoering over allerlei onderwerpen te adviseren. We noemen er een aantal in willekeurige volgorde, beseffende dat dit van organisatie tot organisatie kan verschillen. Het zijn dus voorbeelden.

Personeelsbeleid ontwikkelen

Als eerste dient er natuurlijk te worden nagedacht over de wijze waarop de organisatie idealiter zou moeten functioneren. De richtlijnen hiervoor zitten opgesloten in de visie, de missie en de bedrijfsdoelstellingen. Voor een ander deel liggen die richtlijnen ook buiten de organisatie, zoals in mogelijk te volgen cao’s, de wetgeving of brancherichtlijnen. Hieruit destilleert de HR Manager het personeelsbeleid.

Cultuur ontwikkelen

Het begrip cultuur is vaak een beladen, enigszins vaag begrip. Een veelgehoorde uitspraak is: ‘Dat zit in onze cultuur.’ De praktijk is echter veel concreter. Als we de manier waarop alle individuele medewerkers zich gedragen bij elkaar optellen, vormt dat de cultuur. De HR Manager adviseert hierover aan de directie. Zowel over de huidige gang van zaken, als de manier waarop we het zouden willen hebben in de toekomst.

Communicatie verbeteren

Wat ook eigen is aan de afdeling HR is te analyseren in hoeverre de organisatie als team samenwerkt en op welke wijze die samenwerking wordt ondersteund door een goede communicatie. Dat is een breed onderwerp. Dat gaat van de wijze waarop managers, afdelingshoofden en medewerkers elkaar opzoeken, hoe ze zich gedragen in vergaderingen, of in de wandelgangen, of memo’s gelezen worden en begrepen worden, hoeveel gaat er mis, of juist goed door het gebruik van e-mail. Interessante vragen, waarop een antwoord moet worden gevonden.

Verzuimbeleid uitvoeren

Minder abstract is het ziekteverzuim en andere vormen van afwezigheid, zoals vakantieverlof. De HR manager zorgt voor een meetsysteem, richtlijnen en procedures.

Arbeidsvoorwaarden opstellen

Een tegenwoordig zeer complex onderwerp is de arbeidsrelatie. Van arbeidscontracten tot arbeidswetgeving en van arbeidsmarkten tot beloningssystemen. De HR Manager dient hierover beleid te ontwikkelen en ver vooruit te kijken alvorens de directie een goed advies te geven.

Deze beleidsmatige onderwerpen zijn van cruciaal belang om processen goed te laten functioneren. Als medewerkers niet goed samenwerken, of arbeidsmarkten veranderen, of het ziekteverzuimcijfer stijgt, dan is er wat aan de hand. Dan zullen processen gaan haperen en zal het kwaliteitsmanagementsystemen gaan disfunctioneren. Goede analyses en voorstellen met een doortastende aanpak zijn van groot belang.

We kunnen u helpen over deze onderwerpen in gesprek te gaan met collega’s, die de meer technische benadering volgen. Wij spreken die technische taal over procedures, KPI’s en kwaliteitstechnieken en kunnen deze vertalen naar de gevolgen voor de cultuur, houding en gedrag, normen en waarden. We kunnen u helpen de beleidsprogramma’s van productiemanagers en andere lijnmanagers te integreren met het HR beleid.

2. Uitvoeringsfunctie HR Management

Naast de analyserende en beleid ontwikkelende functie zullen ook een aantal procedures heel praktisch moeten worden uitgevoerd. Overigens is het ook prima mogelijk dat een deel van deze werkzaamheden wordt uitgevoerd door de financiële afdeling of een secretariaat. Denk aan de loonadministratie, de verlofadministratie, of het regelen van de arbeidsvoorwaarden. We noemen er een aantal.

Functioneringsgesprekken opzetten

De HR Afdeling zorgt er voor dat er een systematiek is voor het voeren van functioneringsgesprekken. Dat kunnen ook voortgangsgesprekken, beoordelingsgesprekken, POP-gesprekken of ander soortige evaluatiegesprekken zijn. De naam van de gesprekken maakt natuurlijk niet veel uit, het gaat om de methode en de inhoud. De HR Manager zorgt er voor dat er een procedure is met bijbehorende documentatie. Het resultaat van deze procedure moet zijn dat mensen beter worden in de uitvoering van hun functie. Functioneringsgesprekken mogen geen ritueel worden, waar iedereen plichtmatig aan meedoet en waarvan we van te voeren al weten dat de uitkomst is, dat iedereen op alle onderdelen goed functioneert.

Werving en selectie uitvoeren

Regelmatig zullen nieuwe medewerkers moeten worden aangetrokken. Op alle niveaus en van alle soorten functies. De HR Manager zorgt voor een goede, efficiënt werkende methode.

Verlof- en verzuimadministratie opzetten

Er zal een verlof- en een verzuimadministratie moeten worden bijgehouden. Dat is op zich niet zo spannend en kan ook bij de financiële administratie worden gelegd. Een kwestie van kiezen. Wat veel belangrijker is het hebben van goede procedures voor de wijze waarop medewerkers zich ziek melden, of hun vakantiedagen opnemen. Transparantie hierin is belangrijk. De afdeling HRM zorgt hiertoe voor werkbare procedures, passend bij het geldende arbeidsrecht. De lijnmanagers kunnen deze procedures vervolgens eenvoudig toepassen en daarmee het ziekteverzuim beheersen of verlagen, of het verlof regelen zonder productiestoringen.

Opleidingen organiseren

De organisatie van trainingen en opleidingen is ook meestal de verantwoordelijkheid van de HR Manager. Soms is daar ook een aparte medewerker beschikbaar voor of een subafdeling onder HR. Dit is over het algemeen een zwaar onderschatte functie. Vaak krijgt de afdeling HR een budget voor een jaar en daar moet de organisatie het dan mee doen. Op zich is dat niet erg, maar er wordt vaak veel te weinig gestuurd op de effectiviteit van trainingen en opleidingen. Het is prima om een medewerker twee dagen op cursus te sturen voor € 900,=, maar zelden wordt achteraf ook getoetst of die cursus een goed effect heeft gehad. Is de medewerker beter gaan presteren?

De oorzaak hiervan is over het algemeen, dat de HR medewerkers en de managers in de lijn onvoldoende samenwerken en zich gewoon te weinig met dit onderwerp bezig houden. Het wordt vaak een ritueel: Tijdens de begrotingscyclus wordt door de directie een budget vastgesteld en daarna wordt het onderwerp losgelaten. Het gaat verloren in de dagelijkse gang v an zaken, die de boventoon voert.

Arbeidsvoorwaarden opstellen

Eveneens een moeilijk onderwerp en te vaak onderbelicht. Primaire arbeidsvoorwaarden, secundaire arbeidsvoorwaarden, arbeidsrecht, cao’s, ontslagprocedures. Het zijn moeilijke onderwerpen, maar uiterst belangrijk om ze goed te regelen. Er is ook maar één optie en dat is dat dit goed geregeld moet worden. Zo niet, dan gaat de wetgever voor je beslissen en dat kan nare gevolgen hebben. De werkgever heeft hier de verplichting (voor zichzelf en de organisatie) alles goed te regelen. Is het niet goed geregeld, dan trekt de werkgever altijd aan het kortste eind en dat kost geld, op welke manier dan ook. De HR Manager is dan ook bijna arbeidsjurist als hij of zij dit deel van zijn of haar rol goed wil doen.

Vertrouwensfunctie van HRM

Het komt wel eens voor dat ondanks alle structuren, procedures en samenwerkingen er toch dingen gebeuren, die in vertrouwelijkheid moeten kunnen worden besproken. Iedereen heeft hier wel een beeld bij. De rol ligt ook bijna altijd bij de HR Manager.

De HR Manager draagt verantwoordelijkheid

Tot zover een globaal beeld van de werkzaamheden, die onder de verantwoordelijkheid van een HR Manager vallen. We hebben niet geprobeerd compleet te zijn, maar willen een globale indruk geven. Waar we wat specifieker over willen zijn, is over de wijze waarop de HR Manager zijn of haar rol speelt in het kwaliteitsmanagementsysteem en de ontwikkeling van de organisatie.

Op het moment dat de organisatie werkt aan de ontwikkeling of implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem - iedere organisatie heeft sowieso al een besturingssysteem, maar de vraag is of het compleet is en goed werkt - wordt in ieder geval de Kwaliteitsmanager ingeschakeld. Die heeft immers verstand van alle beschikbare managementmodellen, meetmethoden en procestechnieken. De Kwaliteitsmanager gaat enthousiast aan de slag.

Precies op dat punt gaat het vaak mis. De verantwoordelijkheid voor praktische zaken als het beschrijven van processen, het meten van KPI’s en het samenstellen van een kwaliteitshandboek blijft bij de Kwaliteitsmanager en dat is niet goed.

Om te beginnen is het de directie, die de verantwoordelijkheid draagt voor de kwaliteit van de organisatie en de producten of diensten (TQM, kwaliteit als strategie). Vervolgens zorgt de directie er voor dat het Management Team een goedwerkend methode ontwikkelt om de organisatie te besturen: Het kwaliteitssysteem. De leden van het MT draaien immers aan de knoppen van de organisatie.

Er vanuit gaande dat de HR Manager lid is van dat MT, c.q. op z’n minst een belangrijke adviseur is van dat MT, moet de HR Manager ook zijn of haar rol spelen in de ontwikkeling van het kwaliteitsmanagementsysteem, de wijze van besturen.

De HR Manager heeft een infrarood kijker

De echte rol van de HR Manager wordt direct duidelijk in de procesbeschrijvingen. Leidinggevenden, die samen met de Kwaliteitsmanager enthousiast aan de slag gaan, benaderen een organisatie vaak heel technisch. Processen bestaan uit logisch opvolgende stapjes, die gemeten worden met KPI’s en audits. Prima! Maar er is nog een andere kant van die processen. De andere kant van diezelfde processen is, dat er mensen werken met hun verantwoordelijkheden, kennis, eigenschappen en vaardigheden. Die stapjes van een proces zijn vaak prachtig opgetekend, veelal in blokjes in stroomdiagrammen, maar die zijn niets waard als de medewerkers ze verkeerd uitvoeren of als ze niet goed samenwerken.

De manager en medewerkers van de afdeling HRM zien toe op de mate, waarin mensen hun werk in de processen goed uitvoeren. Niet door op individuele personen te letten, want daar is de direct leidinggevende, de lijnmanager, voor, maar door naar het algemene beeld van de organisatie te kijken. Voorbeelden: Durven medewerkers initiatief te nemen en een voorstel te doen om een procedure te wijzigen? Hoeveel verbetervoorstellen zijn er per maand? Zijn medewerkers gemotiveerd om mee te denken? Anderzijds, is er discipline in de uitvoering van werkzaamheden, of werken we op basis van intuïtie en vakmanschap. Ontlopen medewerkers zoveel mogelijk hun verantwoordelijkheden, of durven ze hun nek uit te steken? Hoe geven afdelingshoofden, managers en directieleden leiding? Is hun manier van leidinggeven effectief?

Zo zijn er nog vele, vele vragen op te schrijven, die de cultuur van de organisatie betreffen. Het woord viel al eerder: Cultuur. De HR Manager analyseert de organisatie en geeft mede richting aan de wijze, waarop procesmanagement wordt toegepast en welke valkuilen de organisatie op haar weg van ontwikkeling tegen komt.

Oneerbiedig worden deze kenmerken van procesmanagement vaak de softe kant genoemd. De harde kant is dan de kant van de logica, de structuur en de systemen. De zachte kant is voor velen wat minder zichtbaar. Althans, iedereen voelt het, maar je kan het moeilijk opschrijven. Hoe schrijf je ‘eigenaarschap’ op in een aaneenschakeling van blokjes met pijlen? Of een proces van communicatie?

Als je niet een andere bril opzet, of door een andere kijker kijkt, zie je het niet. Je hebt als het ware een infrarood kijker nodig om de mensen en hun gedrag te kunnen zien. Daarmee zie je de warme kant (die koud kan zijn) van een organisatie.

Functiebeschrijving HR manager: Taken

Bovenstaande beschrijft feitelijk de functie van HR Manager. Om het nog wat praktischer te maken volgen hieronder de werkzaamheden c.q. verantwoordelijkheden, waarbij moet worden opgemerkt, dat die werkzaamheden van organisatie tot organisatie kunnen verschillen.

  • Interne eisen inventariseren en omzetten naar HR-proceseisen
  • Maken van procesanalyses, variatie analyses, trendanalyses: HR Analytics
  • Registraties van ziekteverzuim en verlof
  • Analyses op ziekteverzuim, verlof, aanwezigheid en prestaties
  • Procedures voor functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
  • Trainingsprogramma ontwikkelen en de effectiviteit meten
  • Management filosofie overdragen; leiderschap en communicatie
  • Arbeidsrecht en jurisprudentie bijhouden
  • CAO’s, bedrijfsrichtlijnen en arbeidsvoorwaarden volgen en implementeren
  • Arbeidscontracten opstellen en ontbinden
  • Advies aan de directie en MT over organisatieontwikkeling en gedragsverandering
  • Vereenvoudigen van de administratie en registraties
  • Informatie genereren voor proceseigenaren: HR Analytics
  • Effectiviteit van de communicatie en samenwerking toetsen
  • Leidinggevenden opleiden in coaching en HR administratie
  • Vertrouwensfunctie

De praktijk

Wanneer is een HR Manager nodig? Dat hangt enigszins af van de soort bedrijfsvoering en de type activiteiten. Vanaf 10 tot 15 medewerkers is er wel een eerste rol weggelegd. Er moeten immers voor dat aantal medewerkers al goede arbeidscontracten worden opgesteld en er moet een procedure voor functioneringsgesprekken zijn, maar het is nog te vroeg om een HR Manager aan te stellen. Vaak wordt deze functie dan uitgevoerd door één of twee collega’s, die deze rol voor een klein deel van hun tijd op zich nemen.

Is de organisatie gegroeid naar 30 of wel 50 medewerkers, dan is zeker een part-time HR Manager nodig. Bij 100 medewerkers full time. Let wel, dit zijn slechts richtlijnen en veel is afhankelijk van de vorm en inhoud van de organisatie.

We kunnen u helpen bij het goed inrichten van deze functie in combinatie met de andere staffuncties en de lijnmanagers. Bovendien kunnen we er voor zorgen dat het beleid op elkaar wordt afgestemd en dat HR procedures gaan werken binnen het kwaliteitsmanagementsysteem, zoals ISO9001 of HKZ. Daarbij is het heel belangrijk welke verantwoordelijkheden in de lijn van het management komen te liggen en welke bij de HR Manager. We adviseren u hierover en helpen bij de implementatie en zo nodig de organisatieverandering.

Zo wordt het HR beleid beter gedragen en gaan lijnmanagers serieuzer om met de richtlijnen van HR. Sterker, de lijnmanagers gaan de HR-procedures nodig hebben en zullen eigenaarschap moeten gaan voelen. Dat bereikt u met onze aanpak. Uw eigen rol als HR Manager wordt ontwikkeld en de faalkosten door onzorgvuldige acties in de organisatie op het gebied van verlof, ziekteverzuim of arbeidscontracten zullen dalen.

Als u vragen heeft over dit HR Management in combinatie met Procesmanagement of wilt u de functieomschrijving ontvangen? Vul onderstaande formulier in en u ontvangt de omschrijving. U kunt ons ook altijd geheel vrijblijvend bellen via 088 33 666 66, of een e-mail met uw vragen sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Kaders stellen
  • Coachend leiderschap
  • Gedrag meten en analyseren
  • Leerproces ontwikkelen
  • Doelen stellen
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies