Ga direct naar de inhoud.

verzuimmanagement
Wat zijn de kosten voor verzuim?

Verzuimmanagement leidt tot prestaties en hoger rendement

Door de bank genomen bestaan 60 tot 90% van de kosten van een organisatie uit personeelskosten. Dat is natuurlijk een beetje afhankelijk van het type organisatie, maar deze kosten zullen toch waarschijnlijk wel meer dan de helft van het totaal beslaan.

Alle reden om deze kosten de volle aandacht te geven en ze te beheersen. Een factor die leidt tot het oplopen van de kosten, is het ziekteverzuim. Niet alleen door de ziekte zelf, maar ook door alle procesproblemen die vervolgens ontstaan.

Verder geldt natuurlijk dat gemotiveerde medewerkers beter functioneren dan minder gemotiveerde medewerkers. Dus niet alleen de kosten zijn interessant, maar ook de omzet, dan wel de aandacht voor kwaliteit en productiviteit.

Beide argumenten zijn van belang voor het management. Zij stuurt op beheersing van processen. Een paar procent afwijking in de personeelskosten naar boven of naar beneden leidt direct tot significante verbeteringen of verslechteringen van het rendement of de klanttevredenheid. In deze tekst concentreren we ons op het verzuim. We zetten de effecten voor u op een rij en geven hulpmiddelen.

De kostensoort personeelskosten bestaat financieel gezien uit verschillende componenten. Dat kan uw accountant u uitleggen. Wij kijken echter door de bril van management. Wat is de hefboomwerking die optreedt door het uitvallen van personeel? Wat is het effect hiervan op het rendement van de organisatie? Of op de sfeer? Of op de kwaliteit van werken? Dat effect is groot.

Voorbeelden van mogelijkheden tot verbeteren

Als een medewerker een uur niet werkt, omdat hij naar de dokter moet, is dat een theoretische productiederving van maar liefst 12,5%. Namelijk 1/8 van de dag, waarin hij of zij (meestal) wel wordt betaald, maar niet productief is. Is hij of zij een dag of een week ziek, dan gaat de meter pas echt lopen. Het argument van de ziektekostenverzekering is te eenvoudig. Die dekt ten eerste niet het verlies aan productiviteit (of omzet) en in veel gevallen ook niet de kosten van de eerste maand verzuim. Gezien door de bril van de manager, wiens verantwoordelijkheid het is processen te beheersen, is het de vraag welk invloed verzuim heeft op kosten en productiviteit.

Ander voorbeeld: In de productie van een metaalfabriek raakt een medewerker gewond (u kunt hier in gedachte iedere andere organisaties bedenken, van dienstverlening tot zorg of logistiek). Dit leidt tot uitval van de medewerker. Vervolgens gebeurt er van alles:

  • Het productieproces stopt of wordt vertraagd. Dit leidt tot kosten.
  • Een collega moet overwerken of een uitzendkracht wordt ingehuurd. Ook extra kosten.
  • Productiederving, dus minder omzet dan gepland.
  • De verzuimverzekering gaat lopen. Kosten. Wellicht wordt de premie zelfs verhoogd.
  • Gesprekken met artsen, arbodiensten en andere specialisten.
  • Veel indirecte uren en mogelijk extra kosten voor overleg en organisatie/administratie.
  • Extra veiligheidsinspecties, maatregelen of audits.

Zo maar enkele effecten. Van organisatie tot organisatie kunnen deze effecten verschillen, echter, verzuim heeft altijd gevolgen en de kosten zullen niet dalen en de productiviteit niet stijgen. Dat is zeker.

Verzuimbeheersing is nodig voor operational excellence

De oorzaken van verzuim zijn legio. In het voorgaande voorbeeld wordt een ongeluk aangehaald, maar een normale griep, stress, conflicten, blessures of demotivatie zijn evenzo goed voorbeelden uit de dagelijkse praktijk.

Omdat de effecten op de kosten en de omzet zo groot zijn, is er alle reden voor het management om goed en effectief verzuimmanagement toe te passen. Het ontwikkelen van verzuimmanagement c.q. verzuimprocedures gebeurt in samenwerking. Het lijnmanagement stelt de kaders en de prioriteiten en de afdeling HRM ontwikkeld vervolgens passend beleid, rekening houdend met onder andere organisatiebeleid, wetgeving en arbeidscontracten.

Als u wenst, kunt u van ons voorbeelden van richtlijnen ontvangen. Wat belangrijk is, is heldere procedures te ontwikkelen en die consequent door iedere leidinggevende te laten toepassen in de organisatie. Bijvoorbeeld een ziekmelding. Er moet één spelregel zijn voor de wijze waarop een medewerker zich ziek meldt. Het moet ook duidelijk zijn hoe en bij wie de medewerker dat doet. Bij herhaald verzuim dienen analyses te worden gemaakt en volgen gesprekken. Zo maar enkele voorbeelden van vaste afspraken.

Ook is deze wetgeving rond verzuim erg ingewikkeld geworden. Is voor leidinggevenden duidelijk wat wel mag en wat niet? Mag je een medewerker iedere dag bellen om te vragen hoe het gaat? Welke rol speelt de bedrijfsarts? Wat mag van een medewerker worden verwacht? Wanneer start re-integratie? Moet je een dure arbodienst inhuren, of mag je het verzuimproces ook zelf aanpakken. Vele vragen, waarop leidinggevenden vaak geen antwoord weten.

Nog los van de antwoorden op deze vragen, welke actie moet een productiemanager ondernemen om zijn fabriek te laten draaien? Moeten er voor langere tijd uitzendkrachten worden ingeschakeld? Moeten collega’s het werk tijdelijk overnemen? U ziet, de spelregels die in uw organisatie van kracht zijn, de wetgeving en het belang van het proces raken elkaar en hebben effect op elkaar. De HRM afdeling begeleidt leidinggevenden vanuit het beleid en de wetgeving, terwijl managers of afdelingshoofden besluiten moeten kunnen nemen ten aanzien van hun proces.

Groepen 1 - 3 presteren verschillend

Gemotiveerde medewerkers (groep 3) zijn minder ziek dan minder gemotiveerde medewerkers (groep 1). Omdat een organisatie continu mensen aanneemt en ook weer laat gaan, is het een dynamisch systeem met continue verandering. Er zullen waarschijnlijk altijd gemotiveerde en minder gemotiveerde medewerkers tegelijkertijd aanwezig zijn in uw organisatie.

Het is daarom relevant een goed dashboard op te stellen, waarvan u kunt aflezen hoe het is gesteld met het verzuim. Meten is weten. Goed verzuimmanagement leidt tot:

  • Concrete managementinformatie.
  • Overzicht in de verzuimkosten.
  • Inzicht in het gedrag van werknemers.
  • Instrumenten voor leidinggevenden om werknemers aan te spreken.
  • Beleidsbepalende inzichten.

Daarmee sluit het verzuimmanagement naadloos aan op het kwaliteitsmanagementsysteem van uw organisatie. We adviseren deze systemen zoveel mogelijk te integreren. Dat maakt het onderhoud eenvoudig en het management effectief.

Het resultaat is significant voor de organisatie

Goed verzuimmanagement moet uiteraard leiden tot een afname van verzuim en daarmee:

  • Verlaging van de kosten.
  • Voorkomen productiederving.
  • Stabiele productiviteit.
  • Een goede werksfeer.
  • Continuïteit en groei.

Maar er is meer. Door goed beleid te ontwikkelen en daarmee duidelijke procedures te implementeren ontstaat ook discipline bij medewerkers, sociale controle en bewustzijn van risico’s. Deze zogenaamde soft skills zijn zeker zo belangrijk.

Checklist Ziekteverzuim aanvragen

Eén van de grotere kostenposten in een organisatie is die van het ziekteverzuim. Niet alleen lopen de kosten door gedurende de afwezigheid van de medewerker er is ook sprake van verlies aan productiviteit. Organisaties zijn tegenwoordig behoorlijk afgeslankt, waardoor vervanging bij afwezigheid lang niet altijd zomaar mogelijk is.

Los van de kosten en de productiviteit spelen ook veel juridisch spelregels een rol. De arbeidscontracten dienen te worden nageleefd, de Wet Poortwachter is soms van toepassing en registraties van functioneren zijn essentieel. Onzorgvuldigheid in één van deze onderdelen leidt bijna zeker tot hogere kosten en meer problemen dan u lief is.

Alle reden om het proces van ziek melden tot en met terugkeer in de functie heel goed te organiseren. Waar u aan moet denken, hebben we in de checklist Ziekteverzuim beschreven. Deze kunt u geheel gratis en vrijblijvend via onderstaand reactieformulier aanvragen.

Hulp bij de reductie van ziekteverzuim

Dit alles gezegd hebbend, sluiten we af met de vraag hoe we uw organisatie kunnen helpen. We kunnen ondersteunen met:

  • Het ontwikkelen van verzuimbeleid
  • Het implementeren van verzuimprocedures
  • Het trainen van leidinggevenden in het voeren van gesprekken met medewerkers
  • Dossier opbouw en efficiënte administratie
  • Voeren van een goede administratie
  • Toepassing van wet poortwachter
  • Op gang brengen van instroom en doorstroom van medewerkers
  • De ontwikkeling van een meetsysteem (beoordelingssysteem)
  • De objectivering van de structuur en de beoordelingssystemen
  • Analyse van de resultaten
  • Koppeling van verzuimregels met het managementsysteem
  • Implementatie op de werkvloer
  • Coaching managers en directie

Deze instrumenten staan bekend als onderdeel van de softe kant van een procesmanagement. Zoals deze uitleg al wel laat blijken, is er weinig softs aan. Het is meten, uitvoeren en verbeteren volgens de PDCA cirkel.

Onze adviseurs helpen uw managers deze technieken te implementeren en u zult merken hoe buitengewoon krachtig de uitwerking is. Uw organisatie zal veranderen, groeien en heel effectief worden. Simpelweg omdat de individuele medewerkers groeien.

Wilt u meer weten of wilt u de Checklist Ziekteverzuim ontvangen? Vul onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Kaders stellen
  • Coachend leiderschap
  • Gedrag meten en analyseren
  • Leerproces ontwikkelen
  • Doelen stellen
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies