Ga direct naar de inhoud.

procesbeschrijvingen
Inzicht leidt tot goede cultuur en efficiëntie

Procesbeschrijvingen gebruiken om efficiëntie te verbeteren

Op deze site kunt u voorbeelden van procesbeschrijvingen aanvragen. Deze kunt u aanvragen door onderstaand formulier in te vullen. Voordat we u daartoe de gelegenheid geven volgt eerst een korte uitleg. We kunnen onszelf namelijk de vraag stellen, waarom procesbeschrijvingen nodig zijn? Moet het voor ISO 9001 of voor een handboek?

Procesbeschrijvingen dienen volgens spelregels te worden gemaakt. Die spelregels zijn bedoeld om de organisatie te verbeteren. Bijvoorbeeld, de procesbeschrijvingen voor ISO 9001 geven de waarde toevoegende keten weer. Deze beschrijvingen dienen alleen waarde toevoegende stappen te bevatten. Met Lean Manufacturing worden Value Stream Maps gemaakt. Die beschrijvingen geven de waarde toevoegende stappen op operationeel niveau weer en bevatten geen verspillingen. Procesbeschrijvingen zijn praktische hulpmiddelen om elkaar te begrijpen, een organisatiemodel te maken en daarna de verspillingen weg te nemen. Zo worden processen efficiënter gemaakt.

Praktische toepassingen voor procesbeschrijvingen:

  1. Onderzoek de organisatie en verbeter de efficiëntie en klantgerichtheid
  2. Procesbeschrijving voor het definiëren van de toegevoegde waarde voor de klant
  3. Structuur van processen leidt tot interne klantgerichtheid
  4. Procesbeschrijving als geheugensteun bij de uitvoering van complex of risicovol werk
  5. Procesbeschrijvingen geven de verantwoordelijkheden weer
  6. Procesbeschrijvingen bevatten de managementinformatie voor de proceseigenaar
  7. Historisch besef wordt vastgelegd in procesbeschrijvingen
  8. Procesbeschrijvingen leiden tot een gemeenschappelijke taal en cultuurontwikkeling
  9. Prestaties naar klanten en leveranciers

1. Onderzoek de organisatie en verbeter de efficiëntie en klantgerichtheid

De voordelen van het maken van procesbeschrijvingen zitten niet zo zeer in de vorm. De één heeft een voorkeur voor flowdiagrammen, de ander voor teksten of tabellen. Kies eenvoudigweg de vorm die door uw medewerkers als het meest prettig wordt ervaren. Als ze maar geen doel op zichzelf worden. Het heeft geen zin processen te beschrijven om het beschrijven, want dat is bureaucratie. Veel interessanter is de vraag wat u wilt bereiken. Wat is de reden om procesbeschrijvingen te maken? Gaat het om complexe handelingen? Moeten verspillingen worden geëlimineerd? Moet de kwaliteit van werk worden verbeterd? Is er managementinformatie nodig? Afhankelijk van de vraag, kiest u de juist werkwijze. Vraag om hulp of doe de Workshop.

2. Procesbeschrijving voor het definiëren van de toegevoegde waarde voor de klant

Deze vorm van procesbeschrijving staat toch wel bewust op plek nummer 1. Als processen worden beschreven, geven ze vaak de toegevoegde waarde stroom weer. Het helpt enorm om samen met het management een analyse te maken van de core business (waarde toevoeging). Deze analyse zorgt er voor dat geen verkeerde beslissingen worden genomen en er niet wordt geïnvesteerd in zaken, die geen meerwaarde voor de klanten of voor de organisatie bieden. Regelmatig wordt geïnvesteerd in bijvoorbeeld magazijnstellingen, terwijl de voorraad omlaag zou moeten, worden processen aangepast aan het automatiseringssysteem in plaats van omgekeerd, worden dure planningsapplicaties aangeschaft, terwijl een planbord voldoet, of wordt de oplossing in de IT gezocht, terwijl het echt probleem in de cultuur zit. Procesbeschrijvingen die de waarde keten weergeven dwingen ons na te denken over de vraag waar onze klanten voor wensen te betalen en waarvoor niet. Dat zijn niet altijd fijne discussies, maar wel erg noodzakelijk.

3. Structuur van processen leidt tot interne klantgerichtheid

Natuurlijk hoort bij de procesbeschrijving ook de relatie met andere processen, zoals de primaire processtappen, maar ook de secundaire of ondersteunende processen. Automatisering, HRM, Finance, Opleidingen en andere ondersteunende processen hebben een relatie met het primaire proces en die moet duidelijk zijn voor iedereen. Bijvoorbeeld, geld uitgeven aan opleiding is prima, maar dan moet in het primaire proces ook effect zichtbaar zijn. Of, de financiële rapportage, moet tijdig, juist en volledig zijn voor operationele managers en informatie geven om verder te verbeteren. Ook de relatie tussen het primaire proces en de leveranciers (partners) hoort daarbij. Procesbeschrijvingen laten ons zien hoe de organisatiestructuur is, hoe alle processen samenhangen en samenwerken. Hier komt de term Total Quality Management vandaan: Geen enkel proces kan de klant alleen bedienen. Alle processen zijn afhankelijk van elkaar. Het management zorgt voor die samenhang. Dit wordt uitgewerkt in de Team Training Kwaliteitsmanagement).

4. Procesbeschrijving als geheugensteun bij de uitvoering van complex of risicovol werk

Procesbeschrijvingen kunnen ook op praktisch niveau worden gemaakt. Op het niveau van de operationele professionals. Dit worden dan ook wel procedures, protocollen of werkinstructies genoemd. Een discussie over de juiste naamgeving is niet zo interessant. Kies het woord dat bij de cultuur past. Deze procesbeschrijvingen helpen de medewerkers bij de uitvoering van het werk. Dat geldt natuurlijk niet voor dagelijkse werkzaamheden, want die kennen de medewerkers wel. Het gaat dan vaak om ingewikkelde handelingen, risicovolle werkzaamheden of werk dat maar weinig voorkomt en lastig te onthouden is. De procesbeschrijvingen moeten zodanig worden opgesteld dat de werkvolgorde klopt, er geen verspillingen worden opgenomen en collega's kunnen werken aan de continue verbetering van zo'n beschrijving. Het moet in hun taal en vakmanschap worden geschreven.

5. Procesbeschrijvingen geven de verantwoordelijkheden weer

Een procesbeschrijving toont niet alleen een flow (de volgordelijkheid, de logica), maar ook per stap de verantwoordelijke functionaris. Zo weten we precies wie de eigenaar van het betreffende (deel)proces is. Dat is essentieel. Het gaat er in eerste instantie niet om wie het werk uitvoert, maar wie er verantwoordelijk voor is. De verantwoordelijkheid van een functie is namelijk gekoppeld aan het eindresultaat van werk. Bijvoorbeeld, het gaat niet om het bedienen van de freesmachine, maar om de kwaliteit van het gefreesde product. Dat product moet voldoen aan de specificaties van de interne en externe klanten. Ook het eigenaarschap van de procesbeschrijving is belangrijk. De functionaris die eigenaar is, is ook verantwoordelijk voor het resultaat van een proces. Daarom kan niet iemand anders zomaar een procesbeschrijving aanpassen. Dat zou vergelijkbaar zijn met het doen van aanpassingen in de motor van een auto zonder toestemming van de eigenaar van de auto.

6. Procesbeschrijvingen bevatten de managementinformatie voor de proceseigenaar

De procesbeschrijvingen op managementniveau geven ook de Key Performance Indicators (KPI’s) of prestatie indicatoren weer. Dat is de informatie die een leidinggevende per dag, week of maand wil zien om te kunnen beoordelen of het proces goed functioneert. Deze informatie wordt weergegeven in grafieken, tabellen of regelkaarten en toont waar in de processen verbeteringen nodig zijn. Het is niet altijd eenvoudig om deze KPI's goed te definiëren en ook niet om de data te verzamelen en deze om te zetten in bruikbare informatie. Onze adviseurs kunnen u helpen met de creatie van een goed dashboard en goede data analyses. Tijdens de opleiding Proces Engineer wordt dit onderwerp uitvoerig behandeld en in de praktijk gebracht. Een procesbeschrijving is pas af als ook de benodigde KPI's kunnen worden gepresenteerd in duidelijke overzichten.

7. Historisch besef wordt vastgelegd in procesbeschrijvingen

Over langere tijd gemeten hebben we soms last van collectief geheugenverlies. Het gebeurt nogal eens dat een proces over een aantal jaren een paar keer wordt aangepast en na vijf jaar heeft iemand een idee, dat vijf jaar geleden juist is aangepast, omdat het niet werkte. Nu is het best mogelijk dat wat toen niet werkte, nu wel kan werken, eventueel in aangepast vorm. Het gaat er echter om dat historie wordt opgebouwd, zodat van het verleden kan worden geleerd en de organisatie niet in oude valkuilen stapt. Het voldoet als de oude procesbeschrijvingen en data worden bewaard in een geordend archief.

8. Procesbeschrijvingen leiden tot een gemeenschappelijke taal en cultuurontwikkeling

Een zeer onderschat argument - en eigenlijk ook te laag in deze lijst voorbeelden - is de ontwikkeling van inzichten en een gemeenschappelijke taal. Daar zorgen procesbeschrijvingen voor. Hoe vaak bestaat er niet een verschillend begrip over een woord. Begrippen als verantwoordelijkheid, prestatie, afdeling, doel of strategie, worden regelmatig verschillend uitgelegd en dat kan leiden tot allerlei misverstanden. Maar er zijn nog belangrijker voorbeelden: Heeft uw organisatie een helpdesk of serviceafdeling? Wordt daar waarde toevoegend werk uitgevoerd, ondersteunend werk of zijn het verspillingen? Door procesbeschrijvingen te maken en hierover discussies te voeren, komt de echte betekenis van een proces naar voren. Er ontstaan gemeenschappelijke inzicht, die leiden tot cultuur veranderingen. Dit kan tot spectaculair resultaten leiden en organisaties groeien naar posities als marktleider, omdat ze in staat zijn verspillingen, ondersteunende en waarde toevoegende processen te onderscheiden.

9. Presentaties naar klanten en leveranciers

Goede procesbeschrijvingen kunnen ook worden gedeeld met klanten of leveranciers als basis om de samenwerking verder te verbeteren. Dit wordt ook ketenmanagement of supply chain management genoemd. Procesbeschrijvingen die gemaakt worden in het kader van certificatietrajecten, zoals ISO 9001, Lean of INK dienen vaak dat doel. Het is slim om met externe partijen om de tafel te gaan zitten en de samenwerking aan de hand van procesbeschrijvingen te bespreken. Dat leidt vaak tot efficiëntieverbeteringen of andere positieve ontwikkelingen. Daar is wel lef voor nodig. Bovendien krijgen organisaties hier steeds minder keuzes in. Multinationals dwingen de supply chain tegenwoordig tot samenwerking en reductie van (faal)kosten. Betrouwbaarheid van leveren staat bovenaan het lijstje van prioriteiten.

Ontwikkel een integraal managementsysteem met procesbeschrijvingen

Tot zover deze korte samenvatting. Er zijn uiteraard nog meer argumenten om processen op te stellen. Denk aan wetgeving, die procesbeschrijvingen in sommige situaties verplicht stelt, denk aan het verbeteren van de samenwerking tussen medewerkers, om collega’s in te werken en trainingsdoeleinden. We hebben niet geprobeerd volledig te zijn, maar u te inspireren om vooral het nut te zien, zodat de organisatie kan worden versterkt en bureaucratie wordt voorkomen. Zomaar beschrijvingen maken, die tot één of andere spaghettivorm leiden, heeft geen enkele waarde. Bepaal eerst het doel, dan de vorm, de spelregels en ga daarna aan de slag.

Wilt u meer weten over het opstellen van procesbeschrijvingen of wilt u een voorbeeld ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in of bel ons gerust op 088 33 666 66 of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Procesbeschrijvingen praktisch:

  • Efficiëntie van de organisatie
  • Toepassing in de praktijk
  • Workshop in company
  • Begeleiding in de uitvoering
  • Resultaten verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies