Ga direct naar de inhoud.

procesbeheersing
Real time de processen van uw organisatie verbeteren?

De processen van uw organisatie beheersen en verbeteren

Er zijn diverse manieren om naar een organisatie te kijken. Bijvoorbeeld via het organogram, wat de hiërarchie weergeeft, of via het jaarverslag, wat de resultaten presenteert. Deze en vele andere manieren van kijken zijn statisch. Het zijn momentopnamen en ze presenteren de geschiedenis.

Wij kijken naar de dynamiek van een organisatie: real time. Het gaat om de dagelijkse werkzaamheden, de mensen die het werk uitvoeren en de klanten die uw producten of diensten in ontvangst nemen. We helpen de processen, de competenties van mensen en de methoden/technieken die zij inzetten te verbeteren. U kunt natuurlijk zelf al de eerste stappen zetten, maar let op een aantal klassieke valkuilen, die uw organisatie de verkeerde kant op kunnen leiden.

Het doel is uw klanten te bedienen op de manier die ze verwachten, terwijl tegelijkertijd de concurrentiepositie van uw organisatie wordt versterkt. Lees verder en verbeter stap voor stap de processen van uw organisatie op weg naar perfectie: Operational Excellence.

De klant bestelt bij uw organisatie een product of een dienst en verwacht geleverd te krijgen op de afgesproken tijd, tegen de overeengekomen prijs en conform de vastgestelde specificaties. Dit is geen document of abstractie om naar te kijken, maar de dagelijkse realiteit bij iedere opdracht. Een afwijking in één van de afspraken leidt direct tot ongemakkelijke en kostenverhogende discussies.

De organisatie bestaat uit samenwerkende mensen en processen

Wat nodig is, is een klantgerichte organisatie. Hoe ziet die organisatie er uit en vooral, hoe werkt zo'n organisatie in de dagelijkse praktijk? Dat wordt uitvoerig beschreven in de teksten op deze site. De klantgerichte organisatie is opgebouwd uit:

  1. Drie groepen professionals met ieder een eigen rol in de organisatie.
  2. Vele samenhangende processen: Total Quality Management (TQM).

Die drie groepen staan beschreven in de submenu's van dit hoofdstuk. Het zijn de directie voor de richting, het management (leidinggevenden) voor de beheersing en de uitvoerende medewerkers voor het vakmanschap.

Naar die laatste groep wordt vaak verwezen met termen als professionals of operators. Zij zijn de vakmensen, die de producten van de klanten iedere dag maken c.q. de diensten uitvoeren. Deze medewerkers maken het verschil: De producten worden gemaakt, de diensten geleverd, de omzet wordt gerealiseerd, er ontstaat klanttevredenheid en het rendement ontstaat als gevolg van alle inspanningen op de werkvloer.

Het management - de leidinggevenden in het algemeen - zorgt voor de procesbeheersing en de procesverbetering en de directie geeft de richting aan. Zij ontwikkelt de juiste strategie en is verantwoordelijk voor het voortbestaan van de organisatie.

De organisatie als één geheel van processen: Oneness of One Function

Het is een continue wedstrijd om klantgerichtheid in een organisatie te ontwikkelen. Niet klantgericht werken, leidt onmiddellijk tot sub optimalisatie, extra kosten, ontevreden klanten en een lager rendement. Daarom moet iedereen klantgericht werken en iedereen samenwerken als één team: Oneness, samen één geheel.

Niet alleen is de organisatie één geheel, ieder proces, alle werk dat wordt uitgevoerd, wordt bovendien voor iemand anders uitgevoerd. Voor bijvoorbeeld een collega van een andere afdeling c.q. een ander proces en uiteindelijk natuurlijk voor de klant die de factuur betaalt. Het bewustzijn dat werk voor iemand anders wordt uitgevoerd, is klantgerichtheid. Het woord proces geeft daarbij mooi aan dat er een dynamiek in het werk zit. Het werk wordt iedere dag uitgevoerd, bij herhaling en gestandaardiseerd, maar nooit identiek. Soms ook voldoet de manier van werken niet meer en moet de werkwijze worden verbeterd. Standaardisatie en verbetering wisselen elkaar af.

De processen in uw organisatie, zijn net als op deze site gegroepeerd en geordend: het commerciële proces, engineering, productie, logistiek en vele andere. Samenwerking als één geheel is de weg naar succes. Het lijnmanagement en de ondersteunende afdelingen hebben daarin ieder een eigen rol. Lees verder over die rollen.

1. Lijnmanagement maakt de organisatie sterker en zorgt voor prestaties via procesbeheersing.

Leiders verbeteren de concurrentiepositie van de organisatie door prestaties te leveren. Ze ontwikkelen beleid en standaard werkwijzen. De collega's in de uitvoering, de professionals, voeren het werk uit, terwijl leidinggevenden er voor zorgen dat professionals hun werk goed kunnen uitvoeren. Goede uitvoering leidt tot goede producten, die voldoen aan de eisen van de interne en externe klanten.

Lijnmanagers nemen verspillingen weg en zorgen voor goede faciliteiten, afspraken, specificaties, opleiding, onderhoud en allerlei andere randvoorwaarden, die nodig zijn om prestaties te leveren.

2. Kwaliteitsmanagement en human resource management zorgen voor snelheid en vernieuwing

Ondersteunende processen zoals QHSE (kwaliteitsmanagement) en HRM (human resource management) zorgen er voor dat de verbinding tussen de processen in orde is en dat de processen op de hoogte zijn van de laatste standaarden. Door metingen goed en snel uit te voeren, weet een professional direct of het product voldoet aan de vereiste specificaties en door trainingen te volgen kunnen professionals hun vakbekwaamheid verder ontwikkelen.

Zo ontstaan snelheid en deskundigheid, waardoor uw organisatie bestaat, functioneert, beter wordt en klanten bedient. Waarschijnlijk gaat dat prima en dat is dan ook een compliment. Er gaan waarschijnlijk ook dingen mis. Is dat toeval? Of is er meer aan de hand?

Denken in processen leidt tot vooruitgang: dynamiek in de organisatie

Kwaliteitsmanagement is te vergelijken met de smeerolie tussen de raderen van een machine. De processen zijn als de onderdelen van de machine en het management zorgt voor de aansluiting, de smering, tussen de verschillende onderdelen van de machine. Voldoet een onderdeel niet meer, is deze verouderd of beschadigd, dan heeft dat direct een negatief effect op andere onderdelen, waardoor het geheel - de som der onderdelen - minder goed presteert. Zo ontstonden termen als oneness - samen één - en Total Quality Management (TQM) met het managementsysteem als instrument om de processen te besturen.

Mens en techniek, cultuur en systeem, komen samen in het vakgebied management (to manage = beheersen). De kunstmatige opdeling van kennis in HRM en QA/QC is arbitrair, want ze komen in de praktijk - real time - iedere keer samen: Mensen voeren werk uit.

Kwaliteitsmanagement is het vakgebied dat zich bezig houdt met het beheersen en verbeteren van processen in een ondersteunende rol. Dat geldt ook voor human resource management, die haar focus heeft op de mens in de organisatie. Samen bedienen zij het lijnmanagement dat verantwoordelijk voor de output, de prestaties, die steeds beter worden als processen real time worden bekeken en beheerst. Niet statisch, maar dynamisch.

Verbeter direct uw organisatie en voorkom de top 10 valkuilen

Het is de kunst alle werk in één keer goed uit te voeren. Dat is klantgerichtheid en dat wordt bereikt door processen te beheersen. Wilt u weten hoe dat werkt? Lees dan de uitleg bij de menu items. Hierin kunt u terugvinden welke stappen u kunt nemen en wat de resultaten zijn. Ook vindt u er alles over certificatietrajecten, beheersingsmethoden, verbetermethoden, meetmethoden, leiderschap, gedrag en communicatie.

Met de ervaring van honderden implementaties delen we graag met u welke problemen we zeer regelmatig tegenkomen. Dit zijn de meest voorkomende, die er voor zorgen dat organisaties te weinig rendement maken en een te lage klanttevredenheid scoren. Beoordeel zelf of deze 10 valkuilen op uw organisatie van toepassing zijn. Vul hieronder uw gegevens in en u ontvangt geheel gratis en vrijblijvend de checklist.

Heeft u vragen over onze diensten voor procesmanagement, kwaliteitsmanagement en human resource management? Heeft u een leidinggevende rol, bent u kwaliteitsmanager of HR manager?

Wilt u de top 10 valkuilen van kwaliteitsmanagement ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 o een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Werken vanuit de wensen van uw klanten
  • Een compleet managementsysteem - TQM
  • Gratis procesbeschrijvingen
  • Coaching van leidinggevenden
  • Alle informatie in 2 workshops beschikbaar
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies