Certificatie en toepassing API Q1 op uw organisatie

Q1 is de internationale standaard richtlijn voor kwaliteitsmanagementsystemen van organisaties, die producten maken en leveren aan de olie- en gasindustrie. Deze richtlijn is opgesteld door de American Petroleum Institute (API) en uw organisatie kan via diezelfde organisatie worden gecertificeerd. We hebben deze richtlijn omgezet in een uniek format. Alle eisen van de norm zijn onderdeel gemaakt van het managementsysteem dat zo in uw organisatie kan worden geïntegreerd. De vele eisen van API Q1 zijn omgezet in eenvoudige technieken om de processen van uw organisatie te beheersen en te borgen. 

Vergelijking API Q1 met ISO 9001

Op het eerste gezicht lijkt API Q1 veel op ISO 9001, maar deze is veel uitgebreider. Er worden meer eisen gesteld aan de implementatie van procedures voor bijvoorbeeld tracking and tracing, risicomanagement, meten van afwijkingen en testen van equipment en producten. Alle richtlijnen van ISO 9001 zijn van toepassing en overigens ook grotendeels die van ISO 29001, wat de ISO-versie van API is. We geven hier een toelichting op de norm API Q1 en aan het einde kunt u het standaard format van het kwaliteitshandboek aanvragen.

Wanneer is de norm Q1 van de American Petroleum Institute van toepassing?

De norm is bedoeld voor bedrijven die producten maken, zoals boorkoppen, buizen, kleppen, afsluiters, test rigs, hijswerktuigen en allerlei andere hardware. Deze producten gaan op één of andere manier hun werk doen in de boorput, op een platform of in de distributieketen. Omdat ongelukken en fouten te allen tijde voorkomen moeten worden, stellen Original Equipment Manufacturers (OEMs), hoofdaannemers en energie/ oliemaatschappijen de hoogst mogelijke eisen aan toeleveranciers in de supply chain.

Kwaliteitsmanagement op basis van preventie en risicoanalyses

Leveranciers van onderdelen hebben een belangrijke klus te klaren en moeten veel doen aan preventie en risicoanalyses. Voor de afnemers, de klanten en de gebruikers in de olie- en gasindustrie geldt bovenal dat producten foutloos moeten functioneren. Specificaties moeten tot op de millimeter kloppen en levertijden moeten worden gehaald. Het grootste belang is problemen te voorkomen en dat wordt gerealiseerd door een kwaliteitsmanagementsysteem te ontwikkelen op basis van preventie en niet op basis van eindcontrole (dit vraagt meer toelichting en die kunnen we u desgewenst geven. (Neem contact met ons op). Fouten of afwijkingen kunnen ernstige gevolgen hebben. Zowel financieel als qua veiligheid of milieu. API Q1 is dus van toepassing als uw organisatie hardware levert aan de olie- en gasindustrie.

Wat zijn de uitgangspunten van API Q1 en hoe wordt bureaucratie voorkomen?

Producten voldoen alleen aan de afgesproken specificaties als de processen die ze voortbrengen worden beheerst. De API Q1 is opgebouwd vanuit de gedachte dat processen moeten worden beheerst, zodat producten voldoen aan de specificaties. Niet anders dan de norm ISO 9001 overigens. Dat leidt tot een interessante gedachte. De basis van de norm is procesmanagement - lees: procesbeheersing – of, als u er iets breder naar kijkt, Total Quality Management (TQM). Alle organisatieprocessen samen leiden tot een eindproduct dat moet voldoen aan de eisen van de klant. Bijvoorbeeld, een tolerantie van 0,5 millimeter in een staal betekent dus ook een tolerantie van 0,5 millimeter en niet iets anders.

Per productiestap de specificaties en klanteisen definiëren voor draaiing PDCA cirkel

De eisen van de norm Q1, zoals het uitvoeren van metingen, registraties, definities en allerlei andere voorschriften, zijn bedoeld om iedere productiestap te definiëren, uit te voeren volgens voorschrift, te meten en te verbeteren. Per stap dus en niet achteraf als het product verscheept moet worden. U herkent hierin de PDCA cirkel, zoals deze bij ISO 9001 ook van toepassing is. Met andere woorden, de gedachte achter Q1 is maximale inzet op het voorkomen (preventie) van afwijkingen en mochten deze toch onverhoopt optreden, dan snel leren van deze afwijkingen en de processen verbeteren.

API Q1 vraag om kwaliteitsmanagementsysteem als meet- en regelsysteem

De normale management uitgangspunten zijn ook in deze norm weer van toepassing. Dat inzicht helpt, want de complexiteit en het taalgebruik van de norm leidt er nogal eens toe dat die basisprincipes uit het oog worden verloren, waardoor bureaucratie kan ontstaan. Het is geen doel op zichzelf om registraties bij te houden. Het doel is die registraties te analyseren en over de processen te leren. Leren leidt tot beheersing en verbetering van processen en tot betrouwbaarder leveringen. Bijkomend voordeel van deze meet- en regelaanpak is dat organisaties die deze basis uitgangspunten in hun managementsysteem weten te borgen ook altijd competitief sterker worden dan concurrenten. De kosten dalen, de productiviteit en de klantgerichtheid nemen toe en de doorlooptijd wordt korter. Tezamen leidt dit tot een verbeterd rendement en een betere propositie bij de klant.

Tips voor de implementatie van API Q1

De norm is feitelijk een uitnodiging aan organisaties om na te denken over de managementstijl, het managementprincipe en de ontwikkeling van een managementsysteem op basis van preventie. U kunt de verplichte documenten produceren en er daarna niet meer naar kijken. Dat lijkt een makkelijke, snelle weg, maar dan heeft u bureaucratie geïntroduceerd en geen stuurmiddelen. De indirecte uren zullen stijgen en de praktijk verbetert niet. Dit is een doodlopende weg. Wat de API Q1 norm beoogt, is verdieping te zoeken en na te denken over de inhoud, de beheersing en de verbetering van processen. Feitelijk het dagelijks werk van leidinggevenden en niet in eerste instantie van de kwaliteitsmanager. Met deze vertrekpunten in het hoofd liggen de tips voor de hand:

1. Maak lijnmanagers eigenaar van het vraagstuk om processen te beheersen.
2. Maak de specificaties van de klanten leidend bij de procesinrichting.
3. Maak deze specificaties ook leidend bij tussen- en eindcontroles. Pas MSA toe.
4. Nodig medewerkers uit iedere afwijking te melden of te registreren.
5. Leer van deze afwijkingen. Hoe meer het er zijn, hoe meer kan worden geleerd.
6. Pas procedures niet aan op basis van 1 afwijking. Pas SPC toe!
7. Borg procedures, maar borging eindigt niet bij het opschrijven van procedures.
8. Meet klanttevredenheid en leer van de uitkomsten.
9. Pas Lean Manufacturing en 5S toe.
10. Pas de Kaizen uitgangspunten toe.

Verwerk deze tips in een standaard managementhandboek of kwaliteitshandboek zo u wilt. Niet met als doel ze op te schrijven, maar met als doel ze integraal, in de hele organisatie toe te passen. Zo ontstaan er definities. Let op: het hebben van definities leidt nog niet tot borging. Deze definities zullen het management wel enorm helpen bij de dagelijkse aansturing en helpen de operators bij de uitvoering van hun werk.

Hulp bij de implementatie van API Q1 met een specifiek format of op zoek naar een API Q1 audit

We begonnen deze toelichting met de benoeming van een standaard managementformat dat we hebben ontwikkeld. Dit format heeft een opbouw en een nummering, die overeenkomt met de manier waarop uw organisatie is opgebouwd. Van de missie en de visie, via de strategie en het beleid naar de uitvoering op de werkvloer. Alle organisatie elementen zitten er in. Dit zijn dezelfde organisatie elementen die kwaliteitssystemen als API Q1, ISO 9001 en andere richtlijnen voorschrijven, maar dan in de vorm die uw organisatie en uw leidinggevenden dient. In Europa wordt door producenten veel met ISO 9001 gewerkt. Vaak ook met systemen als ISO 14001 en andere normen. Al deze systemen hebben min of meer hun eigen nummering en definities. Neemt u het ene systeem als uitgangspunt, dan loopt u bij de toepassing van het volgende systeem vast. Daarom: Maak eerst een eigen, logisch, prettig werkend systeem en koppel daarna de richtlijnen eraan.

Omdat vele organisaties u reeds voor gingen, is deze exercitie al vaak uitgevoerd. Al deze ervaringen hebben we verzameld in 1 standaard, waarin alle methoden en modellen zijn geïntegreerd. Dat model ligt voor u klaar.

Wilt u begrijpen hoe het standaard API Q1 managementsysteem functioneert? Laat het ons graag weten en vraag een presentatie aan. Vul onderstaande contactformulier in en stel uw vragen. U kunt natuurlijk ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.