ISO 9001 interne audit uitvoeren en procesverbetering

De norm ISO 9001 vereist dat audits worden uitgevoerd om te toetsen of de PDCA cirkel op alle niveaus goed en snel draait en hoe het hele kwaliteitsmanagementsysteem functioneert. Dat maakt een organisatie snel, flexibel, efficiënt en effectief. Het is goed dat een organisatie regelmatig onderzoekt hoe haar processen functioneren of waar zwakke plekken zitten. Auditing is een prima aanvullend instrument om de juiste informatie te verkrijgen én het stimuleert het leerproces.

Interne Audit als onderdeel van het kwaliteitssysteem

De interne audit is een meetprocedure, die het leerproces start. Operational excellence - perfectie in en continue verbetering van processen - wordt alleen bereikt als de organisatie continu op zoek is en wil leren. Dat is de functie van de interne audit. Zoeken naar afwijkingen, zoeken naar verbeteringen, zoeken naar informatie om van te leren. Dat brengt het leerproces op gang en dat leerproces is de basis voor de beheersing van processen. De interne audit is een krachtig instrument om te leren over processen. De volgende onderwerpen zijn typisch geschikt voor deze manier van informatie verzamelen:

  • Zijn de verantwoordelijkheden goed bekend?
  • Krijgen de juiste mensen de juiste informatie?
  • Werken mensen goed samen?
  • Zijn de doelstellingen bekend en wordt hiernaar gewerkt?
  • Hoe is de besluitvaardigheid van de organisatie?

Zomaar enkele voorbeelden waar een interne of externe auditor op in kan gaan. Er zijn natuurlijk nog veel meer vragen te bedenken, die afhankelijk zijn van de audit onderzoeksvraag.

ISO 9001 interne audit inzetten om processen te onderzoeken

ISO 9001 interne audit wordt ingezet door managers die informatie willen hebben. Een simpel verzoek hiertoe kan bij de kwaliteitsmanager worden neergelegd, zodat hij of zij de interne audits op verschillende niveaus kan organiseren. De interne audits worden vervolgens zorgvuldig gepland en uitgevoerd om processen te onderzoeken. De interne auditors voeren de audits uit. Zij zijn van te voren opgeleid tot interne auditor en begrijpen de principes van procesmanagement. 

Interne Audit start met onderzoeksvraag en doel van de audit

De onderzoeksvraag is het begin van de interne audit. Het is belangrijk om van te voren na te denken over de informatie die nodig is en hoe die informatie kan worden verkregen. Een audit op de methode ISO 9001 is dus niet zomaar een handboekcontrole. Helaas mondt het hier wel vaak in uit, maar dat is zeker niet de bedoeling! ISO 9001 auditing is geen toets of alle documentatie wel op orde is. Het is de bedoeling vast te stellen of processen worden beheerst. De PDCA cirkel moet draaien. Om dat vast te stellen heeft het niet zoveel zin om naar een processchema te kijken. Concreet, als u:

  • Bedrijfsdoelstellingen formuleert, is de vraag hoe leidinggevenden hieraan werken.
  • Een klachtenregeling vaststelt, is de vraag of deze werkt in de praktijk.
  • Een vergadering plant, is de vraag of er voldoende besluiten worden genomen.
  • Een functioneringsgesprek plant, is de vraag of medewerkers zich hiermee kunnen ontwikkelen.
  • Een ERP systeem wordt geïmplementeerd, is het de bedoeling dat minder fouten worden gemaakt.

U kunt zo uw eigen vragen formuleren. Vuistregel is wel, dat auditing wordt ingezet op onderwerpen, waar andere informatiebronnen tekort schieten. Ga niet naar de bekende weg vragen.

Interne ISO 9001 audit geeft informatie over operational excellence

De methode ISO 9001 is een algemene beschrijving van een kwaliteitsmanagementsysteem. Het is verstandig dit systeem regelmatig te onderzoeken. Daartoe kan een interne ISO 9001 audit worden uitgevoerd op de hele kwaliteitsmanagementstructuur, zoals beschreven in het kwaliteitshandboek. De praktische werking wordt getoetst. Ook is het mogelijk snelle vergelijkingen te maken per onderdeel van de organisatie via benchmarking.

Als dat is gedaan, weet u we welke bedrijfsonderdelen of processen goed functioneren en welke minder. De volgende audits kunnen dan gericht worden ingezet op de zwakkere onderdelen. Niet (!) om politieagent te spelen, maar juist om te leren waarom die onderdelen zwakker zijn. Als u dat leert, kan worden ontdekt hoe de zwakke plekken kunnen worden verbeterd. Het resultaat is de continue verbetering van processen op weg naar operational excellence.

Wilt u informatie over de interne audit? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66, of stuur ons een e-mail: info@patagonia-bv.com.

consultancy data analyse advies

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Lerende organisatie continue verbetering verbeterteam six sigma

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

checklist lean 5s

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

Kwaliteitsmanagement 5S Lean

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vraag

Vul het formulier in en stel uw vragen.

ISO 9001 Interne Audit

  • ISO 9001 Certificaat
  • Leren van processen
  • Korte, specifieke rapportage
  • Opleiding tot Interne Auditor
  • Procesbeheersing realiseren
  • Kosten reduceren
  • Interne organisatie verbeteren