Kaizen management toepassen als basis voor kwaliteitsmanagement
De methoden en technieken voor kwaliteitsmanagement komen hoofdzakelijk uit Japan, waar Kaizen management is ontwikkeld. In de fabrieken van Toyota en andere industriële fabrikanten zijn de technieken voor kwaliteitsmanagement ontdekt en toegepast, waarna ze tot internationale en algemene standaarden zijn gedefinieerd. Beroemde voorbeelden zijn natuurlijk de methode 5S, Lean Manufacturing, JIT en Kanban. Deze methoden en technieken worden tot op de dag van vandaag wereldwijd, ook in Nederland, toegepast. Echter, vaak op een verkeerde manier, of ze worden zelfs helemaal niet gebruikt. In dit artikel helpen we u graag op weg met het op de juiste manier toepassen van deze kwaliteitsmanagementtechnieken, zodat u er uw voordeel mee kunt doen. Kaizen management leidt namelijk tot klantgerichtheid en efficiëntie. Het maakt uw organisatie marktleider in uw branche.
Kaizen management toepassen is ieder proces onderzoeken en verbeteren
De vertaling van Kaizen is continu verbeteren. Daar moet achteraan worden gelezen en gedacht: snel, met kleine stapjes en tegen lage kosten. De denkwijze erachter is deze. Stel dat je de processen met je collega's iedere dag 0,1% verbetert, dan is het proces na 10 dagen 1% verbeterd, na een jaar 36% en na 3 jaar 100%. Voor alle collega's die dit proces dagelijks uitvoeren! Het effect is daarom enorm. De denkwijze van Kaizen management is te denken in kleine stappen en die stappen snel doorvoeren. Dat kost weinig energie en het resultaat is telkens beter. Kaizen is daarmee een actie- en klantgerichte werkwijze. Het is de kunst processen continu te onderzoeken en verbeteren. Deze denkwijze is anders dan de managementfilosofie, die vaak wordt toegepast: Produceren, niets verbeteren (alleen fiksen) en dan één keer in de 5 jaar een complete verandering doorvoeren, bijvoorbeeld door een nieuwe machine te kopen. Deze managementmethode is om verschillende redenen veel duurder en inefficiënter dan Kaizen management.
Bij Kaizen staat de klant centraal in de organisatie
Bij de toepassing van Kaizen management geldt dat de wens van de klant voorop staat. Iedere procesverbetering begint met de vraag wat goed is voor de klanten. Een noodzaak tot procesverbetering ontstaat vaak door klachten of afwijkingen. Deze geven aanleiding tot het maken van een oorzaakanalyse, waarna een proces wordt verbeterd. Dit klinkt waarschijnlijk bekent, maar bij Kaizen management gaat het nog veel verder. Er wordt niet gewacht tot een klacht of afwijking ontstaat, maar het is een dagelijkse, normale bezigheid van operators om te letten op afwijkingen in processen. Het is een doel op zichzelf om processen - lees: de uitvoering van het werk - nauwkeurig te observeren, iedere afwijking te zien en deze direct structureel weg te nemen, omdat klanten er last van kunnen krijgen. Door processen te observeren tijdens de gestandaardiseerde uitvoering worden de afwijkingen gezien en dat biedt kansen om te verbeteren. Dit is in het voordeel van zowel de klant als de eigen organisatie. Al is het maar een verbetering met de spreekwoordelijke 0,1% per keer. Deze manier van denken vraagt natuurlijk een specifieke cultuur en leiderschapsstijl. Tip: maak eens een inschatting van het aantal procesafwijkingen dat door uw medewerkers niet wordt gezien, of wel wordt gezien, maar wordt genegeerd. Deze afwijkingen zijn allemaal faalkosten (verspillingen), die blijven bestaan en de organisatie vervolgens duur maken.
Kaizen leidt tot een effectieve aanpak van kwaliteitsmanagement
Kwaliteitsmanagement is in veel organisaties niet effectief georganiseerd. Het is verworden tot bureaucratie of de behoefte om een certificaat te halen. Dit komt door allerlei drogredeneringen, verkeerde aannames en onjuistheden, zoals bijvoorbeeld:
- Wat als de procesverbetering duurder is dan 0,1% verbeteren? Verkeerde redenering.
- Je kan nooit foutloze processen ontwikkelen. Verkeerde instelling.
- Kwaliteitsmanagement is het maken van een kwaliteitshandboek. Verkeerd begrip van kwaliteitsmanagement.
- De kwaliteitsmanager is verantwoordelijk voor kwaliteit. Dit is onjuist.
- We hebben toch een kwaliteitshandboek? Verkeerd begrip van kwaliteitsmanagement.
Kwaliteitsmanagement gaat over de beheersing van processen en het actief zien van procesafwijkingen om daar vervolgens direct (binnen 3 minuten) en doortastend op te handelen. Niet door fiksen, maar via een oorzaakanalyse en een integrale procesverbetering (binnen 24 uur). Zo draait de beroemde Deming of PDCA cycle snel rond en zijn de resultaten direct merkbaar. Lees nu verder hoe Kaizen management kan worden toegepast in uw organisatie. U kunt ook kijken naar onze diensten en incompany training Kaizen.
Pas Kaizen toe en maak uw organisatie de marktleider in uw branche:
- Kaizen is een managementmethode voor continue kwaliteitsverbetering
- Kaizen begint met het inzicht dat processen niet perfect zijn
- Kaizen gebruikt 8 verspillingen in processen: 8 vormen van muda
- Kaizen werkt als alle medewerkers de klanteisen kennen
- Stappenplan voor de toepassing van Kaizen
- Kaizen is geen innovatie, maar procesverbetering
1. Kaizen is een managementmethode voor continue kwaliteitsverbetering
Kaizen is een managementmethode, zelfs een managementfilosofie, die de organisatie klantgericht maakt: Verspilling (muda) mag niet voorkomen en alle producten en diensten, die uw organisatie aan klanten levert, moeten precies overeenkomen met de afgesproken specificaties. Niet alleen is dat de manier om klanten tevreden te maken, ook geldt dat iedere afwijking een factor 10 hogere kosten met zich meebrengt dan de situatie waarbij precies in één keer het juiste wordt gemaakt en geleverd. Kaizen, dan wel kwaliteitsmanagement of continuous improvement, is om die reden mede bepalend voor de concurrentiepositie van een organisatie. Tip: Breng kwaliteitsmanagement - lees: de verantwoordelijkheid voor tevreden klanten en daarmee het voortbestaan van de organisatie - op de agenda van de directie. Kwaliteitsverbetering is een strategisch onderwerp, dat onderdeel moet zijn van de business planning. Bedenk: Wat is op dit moment de leidende managementmethode van uw organisatie? Wat is de richtlijn voor het management en het middenkader?
2. Kaizen begint met het inzicht dat processen niet perfect zijn
In processen zit variatie en daarom is Kaizen (continue verbetering) nodig. Dat heeft Dr. W.E. Deming ons geleerd. Processen kunnen tijdelijk goed functioneren totdat bijvoorbeeld door slijtage afwijkingen in producten ontstaan, of totdat leveranciers hun specificaties hebben gewijzigd, of klanten andere wensen hebben. De verschillende invloeden op processen is groot en daarmee is de kans op afkeur van producten en de kosten voor herbewerking groot. Om die reden is een principiële instelling nodig om alle processen continu te observeren. Ze zijn niet perfect en zeker niet voor langere tijd. Tip: Zorg er voor dat iedere medewerker dit begrijpt, zodat iedereen helpt opletten welke afwijkingen zich voordoen. Daarmee begint Kaizen. Dit is de reden waarom in Japan bijvoorbeeld Statistical Process Control (SPC) als Kaizen techniek werd geïntroduceerd. Bovendien helpt deze informatie de Quality Engineer. Men zag in hoe belangrijk het is om de variatie in processen te zien, zodat tijdig kan worden ingegrepen. De cultuur van de organisatie wordt door leiders getransformeerd van 'wie heeft dit gedaan' naar 'wat is er gebeurd'. Het doel is de processen te verbeteren en niet om schuldigen te vinden.
3. Kaizen gebruikt 8 verspillingen in processen: 8 vormen van muda
Een enorme stap voorwaarts met Kaizen management werd gezet toen na de variatieproblematiek ook nog werd ontdekt dat bepaalde werkzaamheden voor de klant helemaal geen waarde hebben. Denk aan wachten, lopen, vervoeren of opnieuw maken. Dit bleken inefficiënties te zijn, die waren ontstaan uit gewoonte of onwetendheid. Het is wellicht een van de grootste culturele omslagen om bepaalde werkzaamheden als verspilling (waste, Taiichi Ohno) te identificeren. Hieruit is Kaizen Lean of Lean Management ontstaan. Dit is een nieuwe leiderschapsstijl, waarbij gestuurd wordt op het wegnemen van verspillingen, zodat alleen waarde toevoegende handelingen overblijven. Verspillingen zitten overal verstopt in ons gedrag, in gewoonten en in systemen. Het is de rol van het management deze verspillingen actief zichtbaar te maken en ter discussie te stellen. De 8 verspillingen (muda) komen terug in Kaizen en daarmee in de methoden 5S en Lean Manufacturing, omdat deze methode onderdeel zijn van Kaizen. Tip: schrijf de 8 verspillingen op en voer een Gemba walk uit. Concentreer je uitsluitend op de aanwezigheid van de 8 verspillingen. We beloven u dat deze exercitie boeiend is en tot veel inzichten leidt. Dit is Kaizen Lean in de praktijk brengen: zien, leren en dan verbeteren.
4. Kaizen werkt als alle medewerkers de klanteisen kennen
Onderdeel van Kaizen is dat alle medewerkers de klanteisen kennen en niet slechts de instellingen van een machine. Een medewerker moet ten eerste kunnen beoordelen of aan de klanteisen wordt voldaan en ten tweede draait het om zingeving en eigenaarschap. Waarom maak ik dit product eigenlijk en waarom moet het zo nauwkeurig? We komen nog regelmatig tegen dat managers het onzin vinden dat medewerkers de klanteisen moeten kennen. 'Ze moeten gewoon maken wat op de tekening staat', krijgen we dan te horen. Deze opmerking gaat volledig voorbij aan het menszijn en het vermogen van medewerkers om met hun ervaring en vakmanschap mee te denken in oplossingen en verbeteringen. Meedenken en observeren zijn voor Kaizen specifieke voorwaarden, die bij methoden als 5S, Lean, SMED of de Verbeterkata hard nodig zijn. Mensen moeten niet afgeschakeld worden, maar aangeschakeld, waardoor eigenaarschap kan ontstaan.
5. Stappenplan voor de toepassing van Kaizen
De toepassing van managementmethoden kost tijd en vraagt een uitgewerkt stappenplan. Met een goed stappenplan is het mogelijk snel resultaten te boeken. Praktisch direct. Daarna is het de kunst om in een redelijk tempo, continu volgende stappen te nemen en resultaten te boeken. Probeer niet in één keer volledig te zijn in de toepassing van Kaizen, maar doe het stap voor stap. Iedere fase leidt automatisch tot succesvolle volgende fases, net zo lang tot de hele organisatie in haar volle omvang Kaizen toepast. Tip: Wilt u een stappenplan zien? Bel onze adviseurs en bespreek met hen uw situatie en uitdagingen. Ze kunnen u een uitgewerkt Kaizen stappenplan laten zien. De stappen kunnen per organisatie verschillen in vorm en inhoud, maar ze geven een goed beeld. U zult daarbij ervaren, dat van de meeste stappen al onderdelen aanwezig zijn in uw organisatie. Vaak gaat het om verfijning, nieuwe technieken of andere accenten. Vooral gedragsverandering en het denken in systemen zijn belangrijke onderwerpen voor Kaizen. Daarnaast zijn er natuurlijk allerlei technieken en methoden beschikbaar, die praktisch kunnen worden ingezet en direct tot resultaat leiden. Denk aan kanban, two bin of het wegnemen van muda.
6. Kaizen is geen innovatie of project, maar procesverbetering
Kaizen, continuous improvement, vraagt het inzicht te accepteren dat processen niet perfect zijn, maar dat continue verbetering nodig is. Trap niet in de leiderschapsvalkuil nu even niets te doen, omdat over een half jaar een project start voor de implementatie van een ERP systeem. Innovatie leidt meestal niet direct tot een hogere klanttevredenheid. Integendeel zelfs, innovatie leidt aanvankelijk tot kinderziekten, afwijkingen en fouten. Innovatie leidt als het goed is tot nieuwe eindproducten of nieuwe technieken, maar lost de operationele problemen in de processen van vandaag niet op. De klacht van een klant wordt opgelost met het verbeteren van een processtap of met een verbetering in de techniek, communicatie of administratie. Dat is geen innovatie, maar procesverbetering. Dat is een essentieel en belangrijk verschil. Het verschil is dat procesverbeteringen vandaag snel kunnen worden doorgevoerd, terwijl innovatie leidt tot het gebruik van geheel nieuwe materialen of technieken in de toekomst. Kaizen is effectief op korte termijn, innovatie op (zeer) lange termijn. Kaizen is het werk verbeteren met vele, snelle, kleine stapjes: Elke dag een klein probleem oplossen, waarbij de PDCA cirkel in hoog tempo ronddraait. Elke dag er voor zorgen dat 's avonds de organisatie net iets beter functioneert dan de ochtend ervoor. Dat is Kaizen in de praktijk.
Adviseurs helpen Kaizen management implementeren in organisaties
De toepassing van Kaizen in uw organisatie is heel inspirerend, omdat de principes zo mooi zijn. We kunnen u in een dag uitleggen wat de inhoud is. De uitdaging is vervolgens de cultuur van de organisatie te veranderen en weg te komen van interne discussies, hiërarchische structuren en verkeerde uitgangspunten. Kaizen biedt de tools en de uitgangspunten voor een klantgerichte organisatie, die continu leert, ontwikkelt en verbetert. Wij helpen u graag bij de groei van uw organisatie. De ontwikkeling van klantgerichtheid en het snel verbeteren van processen. In welke fase de organisatie zich vandaag ook bevindt, we helpen deze naar de volgende fase te laten groeien en de concurrentiepositie verbeteren. De kosten zullen dalen en de klanten zijn meer tevreden.
Wilt u de Checklist Kaizen ontvangen en uw organisatie toetsen? Vul hieronder dan vrijblijvend uw gegevens in. U kunt natuurlijk ook met ons bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.
Kaizen Management
- Kaizen toepassen
- Procesbeheersing
- PDCA cirkel draaien
- Kleine stapjes, maar wel snel
- Eigenaarschap operators
- Coachend leiderschap
- Procesverbetering realiseren
- Kosten reduceren
- Klanttevredenheid verbeteren
- Interne organisatie verbeteren
- Verbeterd rendement
- Verbeterde productkwaliteit