ISO 9001 management review maken voor uw organisatie 

De ISO 9001 management review of directiebeoordeling is een (geautomatiseerde) analyse uitgevoerd door het management team over de organisatie. De review is het onderzoeken van het managementsysteem en de organisatie met al haar facetten. De norm ISO 9001 schrijft voor welke onderdelen minimaal in de management review moeten terugkomen. Echter, dat is een beperkt aantal onderwerpen, omdat uitsluitend door de bril van kwaliteitsmanagement wordt gekeken. Er zijn natuurlijk meer onderwerpen die voor het management van belang zijn en die om een evaluatie vragen. Maak het uzelf eenvoudig en ontwerp een review format, waarbij de hele organisatie in verschillende stadia wordt geëvalueerd. Lees verder over de uitvoering van de management review en de hulpmiddelen.

De management review uitvoeren als voorwaarde voor certificatie ISO 9001

De management review vindt meestal plaats aan het einde van het jaar of verspreid over het jaar, bijvoorbeeld iedere maand of ieder kwartaal. Financiële resultaten worden meestal iedere maand geëvalueerd, terwijl de uitkomsten van de interne audits bijvoorbeeld twee keer per jaar kunnen worden besproken. Kleinere organisaties passen een lagere frequentie toe dan grotere organisaties. Als algemene richtlijn is het in ieder geval verstandig alle onderwerpen minimaal twee keer per jaar te evalueren en de belangrijker onderwerpen, zoals financiën en procesafwijkingen maandelijks.

De richtlijnen van de norm ISO 9001 voor de management review

In hoofdstuk 9, paragraaf 9.3 van de norm ISO 9001:2015, staat precies omschreven welke onderwerpen tijdens de management review moeten worden behandeld. Dit zijn minimaal:

  1. De status van acties, die tijdens de voorgaande management review zijn vastgesteld
  2. Wijzigingen in het managementsysteem
  3. Prestaties en trends in de onderwerpen:
    1. Klanttevredenheid
    2. Kwaliteitsdoelstellingen
    3. Prestaties van processen en het voldoen aan eisen van producten en diensten
    4. Afwijkingen en corrigerende maatregelen
    5. Resultaten van monitoringssystemen en metingen
    6. Uitkomsten van audits
    7. Prestaties van leveranciers
  4. Geschiktheid van middelen (gereedschap, materiaal, tools, machines)
  5. Het effect van uitgevoerde acties
  6. Kansen voor verbeteringen

Deze onderwerpen zijn hard voorgeschreven en moeten terug komen in de management review. Dat lijkt wellicht ingewikkeld, maar dat valt wel mee. Bovendien hebben we een handig format voor u.

De management review of directiebeoordeling is een analyse van gegevens

Laten we gelijk beginnen met een voorbeeld. Op de agenda staat de klanttevredenheid. Op één of andere manier wordt een klanttevredenheidsmetingen uitgevoerd. Voor de management review is het van belang kennis te nemen van de uitkomsten van deze metingen en de analyse ervan, zodat conclusies kunnen worden getrokken. Het gaat om twee onderzoeksvragen: 

  1. Functioneert de klanttevredenheidsmeting goed? Met andere woorden, zijn de uitkomsten betrouwbaar?
  2. Zo ja, wat vindt het management van de uitkomsten. Is de tevredenheid hoog genoeg of is verbetering nodig?

Voor de management review is het niet nodig een beschrijving te geven van de uitvoering. Dat komen we vaak tegen. Het is voldoende te begrijpen dat bijvoorbeeld 20 metingen zijn verricht en dat deze steekproef representatief is voor de hele populatie klanten. Tijdens de review worden de twee bovengenoemde vragen beantwoord. Op deze manier worden ook de audits, de klachten en allerlei andere onderwerpen geëvalueerd. De uitkomsten worden opgeschreven in het document voor de management review, inclusief de acties die het management nodig vindt.

Automatisering van de management review en frequentie van de uitvoering

Het is natuurlijk handig als gegevens (data) automatisch kunnen worden verwerkt. Dat kan als bijvoorbeeld de klanttevredenheidsmetingen online worden uitgevoerd en de resultaten in een database staan. Dit geldt ook voor de afwijkingen, kwaliteitsmetingen en klachten. Als automatische rapporten kunnen worden gegenereerd uit ERP, CRM of andere systemen is dat handig. Voor de uitkomsten van de interne audits is dit lastiger te realiseren, evenals voor de analyse van de  prestaties van de leveranciers (hoewel het goed mogelijk is de leverbetrouwbaarheid uit het ERP systeem te halen) of het effect van leiderschap. Er bestaan ook applicaties voor het kwaliteitsmanagementsysteem, waarmee direct informatie beschikbaar wordt gesteld voor de management review, zonder rapporten uit te schrijven. Conclusie: automatiseer zo veel mogelijk. Maak gebruik van de systemen die in uw organisatie operationeel zijn gemaakt. 

De management review is een eis voor de certificatie van uw organisatie voor ISO 9001

Voor de certificatie van uw organisatie voor ISO 9001 is het een eis dat de management review is uitgevoerd. Het niet uitvoeren van de review leidt direct tot een zogenaamde major non-conformity en dat betekent dat de organisatie niet wordt gecertificeerd. Dat is logisch, want het is de bedoeling is dat het management kennis neemt van de prestaties van de organisatie/processen, omdat sturing en verbetering anders niet mogelijk zijn. Een management review is voor iedere organisatie een noodzaak. Het gaat om de besturing van de organisatie. Het is daarom ook verstandig de management review uit te breiden of te laten aansluiten bij andere reviews. Zo wordt in iedere organisatie maandelijks een financiële review uitgevoerd, waarvoor vooraf financiële rapportages worden gemaakt. De operationele management review kan hierbij natuurlijk aansluiten. Denk ook aan de reviews voor ISO 14001, ISO 27001 of ISO 45001. Advies: Maak een geïntegreerde review, die verspreid over het jaar wordt uitgevoerd. De kwaliteitsmanager verzorgt hiervoor vaak de voorbereidingen.

Hulpmiddelen in de uitvoering van de management review

Het belangrijkste hulpmiddel voor de uitvoering van een management review is een goede agenda. Deze agenda bevat alle onderwerpen, die van toepassing zijn. Het is handig als deze agenda in Excel wordt gemaakt, zodat in de kolommen naast de agenda informatie kan worden opgeslagen. Denk aan de uitkomsten, de acties en het effect van de acties. Zo heeft u in één document de hele management review bij elkaar. Als gewerkt wordt met cloud systemen of ERP applicaties, maak dan geautomatiseerde rapportages, zodat tijd wordt gespaard. 

Oplossingen en hulp bij de uitvoering van de management review

We kunnen u helpen bij de verschillende stadia in de uitvoering van de management review, bijvoorbeeld:

  1. Het opstellen van de review agenda en een verdeling over het jaar en per afdeling
  2. Het gebruik maken van geautomatiseerde systemen of data te genereren
  3. Opzet van slimme formulieren en rapportagevormen
  4. Geautomatiseerde rapportages voor de management review
  5. Begeleiding van managementteams bij de uitvoering van de management review
  6. Volg de training management review

Vraag vrijblijvend hulp bij de uitvoering van de managementreview volgens ISO 9001. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Elisa Smorenburg