Inleiding methode 5S of 6S en de voordelen voor uw organisatie
Het doel van de methode 5S is standaardisatie en continue verbetering van de werkplek. Die werkplek heeft een speciale naam gekregen: de Gemba. De Gemba is als het ware de plek van de klant, omdat daar de producten van de klant worden gemaakt. Geen een plek in uw organisatie is daarom belangrijker dan de Gemba. Op de Gemba wordt waarde gecreëerd en geld verdiend. Met de methode 5S wordt de Gemba geoptimaliseerd in het belang van de klant en de eigen organisatie. Vraag het stappenplan Gemba 5S aan.
Efficiëntie verbeteren op de Gemba met de toepassing van Lean en 5S/6S
Alle werk dat in de uitvoering niet in één keer goed wordt uitgevoerd, dus niet efficiënt, is een verspilling. Ook wel waste (Eng.) of muda (Jap.) genoemd. Deze begrippen zijn mede bekend geworden via de methode Lean Manufacturing. Het gaat om dezelfde verspillingen met dezelfde definities. Voor die verspillingen wil de klant niet betalen, omdat ze geen waarde creëren. Denk aan het wegrijden van pallets, draaibewegingen om spullen te pakken of stilstand. De verhouding tussen verspillingen en waarde toevoegende handelingen in tijd gemeten is vaak 30% tot 50%. Medewerkers wachten, zoeken, herstellen, lopen en voeren de hele dag verspillende handelingen uit, die tijd en geld kosten. Het probleem is vaak dat deze handelingen niet als verspilling worden gezien. Ze zijn een gewoonte geworden en soms zelfs denkt men dat het bij de functie of bij het werk hoort. Deze vormen van inefficiëntie kunnen met de methoden Lean Manufacturing en 5S worden weggenomen van de Gemba. Maak de Gemba efficiënt en klantgericht met de methode 5S/6S.
Voordelen van 5S/6S in de praktijk van uw organisatie
Hoewel Lean en 5S oorspronkelijk vanuit de productie is ontstaan, komen inefficiënte handelingen overal in de organisatie voor. Sterker, in dienstverlenende organisaties, dan wel in administratieve omgevingen, zoals sales of engineering, is de inefficiëntie soms nog groter dan in de productie, zo blijkt uit onderzoek. Files zoeken, vergaderen zonder effect, formulieren invullen of miscommunicatie via e-mail zijn bekende voorbeelden. 5S grijpt in op de inefficiënties van de dagelijkse praktijk rond en op de Gemba. Het gaat om het wegnemen van de verspillingen en werken aan waarde creatie. De methode 5S/6S leidt op de werkplek tot:
- Standaardisatie in de uitvoering van het werk: iedereen voert het werk op dezelfde manier uit
- Verbetering van diezelfde standaarden via samenwerking, in hoog tempo.
- Wegnemen van verspillingen, waste.
- Samen besluiten nemen en elkaar (sociaal) controleren en helpen
- Kostenreductie door het wegnemen van verspillingen en verspilde arbeidstijd
- Vergroting van de veiligheid: veiligheid is onderdeel van 5S en wordt daarom soms 6S genoemd: Safety
- Verbetering van de samenwerking en het eigenaarschap
- De eisen en verwachtingen van de klanten vormen de norm: verbetering klantgerichtheid
Inhoud van de methode 5S/6S en de 5S stappen
De methode 5S bestaat uit 5 stappen, die elkaar eindeloos opvolgen. Het is een cirkel, net als de PDCA cirkel. 3S is de uitvoering van de eerste 3 stappen. Deze worden eindeloos uitgevoerd, zodat verspillingen steeds verder verdwijnen. 5S is dus geen opruimactie. Die valkuil wordt vaak opgezocht door mensen die de essentie niet begrijpen. Het gaat om het continu verbeteren van de werkstandaarden op de Gemba in het belang van de klant. De 5 stappen van 5S zijn:
- Scheiden (Seiri): Scheid noodzakelijke en overbodige zaken
- Sorteren (Seiton): Sorteer op logisch wijze wat na Seiri overblijft
- Schoonmaken (Seiso): Houd machines en werkomgeving schoon
- Systematiseren (Seiketsu): Herhaal stap 1 tot 3 continu en doe zoals het hoort
- Standaardiseren (Shitsuke): De nieuwe werkwijze is de nieuwe norm
De methode 5S is een middel en Operational Excellence is het doel
De methode 5S, dan wel 6S, is een middel om de uitvoering van het werk op de Gemba te optimaliseren. Uiteindelijk is het streven Operational Excellence, of wel continu foutloos en zonder oponthoud produceren conform de klanteisen. De methode 5S levert een belangrijke bijdrage aan de realisatie van Operational Excellence. 5S is een middel en is onderdeel van Kaizen Management. Kaizen Management is het systeem van de continue verbetering van de processen met kleine stapjes. De medewerkers werken als team samen aan het wegnemen van inefficiëntie, waarna een foutloze uitvoering van processen ontstaat: Operational Excellence. De onderliggende waarden van 5S is, dat eigenaarschap ontstaat bij de operators, leerprocessen aan staan en samenwerking wordt ontwikkeld.
Stappenplan 5S om de werkplekken te meten en te verbeteren
De essentie van 5S is de handhaving van bestaande normen en het telkens verbeteren van die normen, maar wel als team. Medewerkers werken samen en de normen gelden voor iedereen. Werkwijzen worden verbeterd met telkens in gedachte: Wat wil de klant? 5S leidt daardoor tot klantgericht denken bij de medewerkers en tot eigenaarschap. Werkwijzen worden aangepast door verspillingen weg te nemen van de Gemba, die klanten niet waarderen, waarna een nieuwe, gestandaardiseerde werkwijze ontstaat. Die nieuwe werkwijze wordt de nieuwe norm (standaard) voor alle medewerkers in het team. Het resultaat is een kortere doorlooptijd per handeling, lagere kosten en een verbeterde veiligheid of ergonomie. Vraag via onderstaand formulier het Stappenplan 5S aan om 5S te implementeren in uw organisatie.
Rol van het management bij de implementatie van 5S
Het spreekt voor zich dat het management de implementatie van 5S leidt. 5S is onderdeel van het programma Standard Work voor teamleiders en het management zorgt voor de implementatie. De teamleiders zorgen voor de uitvoering. Wilt u meer over 5S weten? Of heeft u vragen? Neem dan contact op via onderstaand formulier of bel ons.
Wilt u het 5S Stappenplan ontvangen? Vul dan hieronder uw gegevens in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.
5S en de Gemba:
- Standaardisatie werkplek
- incompany Training 5S
- Verspillingen wegnemen
- 5S ervaren en toepassen
- Efficiëntie verbeteren
- Met collega's werken
- Coachend leiderschap
- Klantgericht werken