Case: Efficiëntie en kwaliteit op de CSA van een ziekenhuis

Deze case gaat over de Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA) van een ziekenhuis. Het management had al geconstateerd dat de performance te laag was. Men had last van te late leveringen, stijgende kosten en kwaliteitsproblemen. In de loop der jaren was de zorgvraag toegenomen, terwijl de CSA deze groei niet had bijgehouden. Alle reden om met Lean Manufacturing aan de slag te gaan om de doorlooptijd te verkorten, de capaciteit te verruimen en natuurlijk fouten in de aflevering van producten te voorkomen.

De afdeling CSA benaderen als een productieproces

Het eerste uitstekende inzicht kwam van het management van dit ziekenhuis door het CSA proces niet als zorgproces te benaderen, maar als een productieproces. Vuile instrumenten vormen de input en die moeten in hoog tempo worden omgezet naar steriele instrumenten van uitstekende kwaliteit en in de juiste samenstellingen. Lees: ze moeten voldoen aan de reinheidsnormen en correct worden samengesteld. Dit is geen medisch probleem, maar een probleem van logistiek, efficiëntie en kwaliteit. 

Omschrijving van het procesprobleem en de nulmeting

Deze CSA werd onderzocht via een nulmeting, waarbij de volgende problemen naar voren kwamen:

• te lange doorlooptijd: gemiddeld 1,5 dag met grote variatie. De standaarddeviatie was 0,3 dag
• manco’s in de output: samenstellingen van instrumenten die incompleet waren
• veel verspillingen in de vorm van zoeken, beweging en intern transport
• onveilige werkplekken voor bepaalde werkzaamheden

Het gevolg van deze problemen was, dat de voorraden met steriele instrumenten waren gestegen. De omloopsnelheid was laag, waardoor dit een logisch gevolg was. Conclusie: te hoge kosten door te hoge voorraden.

Lean Manufacturing technieken toepassen voor de analyse van de processen

Lean Manufacturing biedt allerlei technieken om processen te analyseren. Bijvoorbeeld Value Stream Mapping, Spaghetti diagram, 7 wastes onderzoek en data-analyse. Deze werden ingezet om het inzicht te vergroten en te verdiepen. De IST-situatie, de huidige situatie, werd in een paar dagen nauwkeurig in kaart gebracht. Daarna kon de SOLL-situatie worden uitgedacht.

Uitkomsten van de Lean analyses en oplossingen

Een belangrijk onderdeel van de oplossing was het splitsen van de totale productstroom in twee afzonderlijke stromen. De eerste productielijn is die waarbij ruim 90% van alle vuile instrumenten wordt verwerkt tot steriele producten. De tweede productielijn verwerkt de overige 10% vuile instrumenten. Deze tweede stroom verwerkt de speciale instrumenten, die weinig voorkomen of die een bijzondere procedure doorlopen. Door deze groep in een eigen productielijn te verwerken werd voor beide productgroepen veel tijd gewonnen. De mainstream verwerkt de bulk van de instrumenten in hoog tempo, terwijl de tweede stroom ook sneller wordt verwerkt, omdat ze niet in de (oude) bottle necks van de eerste stroom terecht komen. Door de scheiding werden bovendien al snel alle manco's geëlimineerd en het intern transport werd met 25% gereduceerd. De overige reductie in het intern transport (30%) werd gerealiseerd door een eenvoudig rollenbaansysteem te implementeren.

Resultaat van dit project Lean Manufacturing op de CSA van een ziekenhuis

De ROI was 1 jaar. In een jaar werden de gemaakte kosten terugverdiend. Die kosten waren opgebouwd uit een dedicated werkplek voor gevaarlijke handelingen, een intern transportsysteem en training van de medewerkers in de nieuwe werkwijze. De resultaten:

• Een reductie van ruim 38% FTE gerealiseerd.
• De doorlooptijd standaard minder dan 1 dag
• De kwaliteit met 80% gestegen: de reductie van manco’s met 80%
• Eenduidige FIFO door het hele proces waardoor zoeken werd geëlimineerd
• Veiliger werkomgeving
• Effectieve en efficiënte verwerking van hoog risico instrumenten

Wilt u de nulmeting Lean in uw ziekenhuis uitvoeren? Laat het ons weten via onderstaand contactformulier. Of stel uw vragen door ons te bellen via 088 33 666 66 of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.