Zet 5S Audit in om de verbeteringen op de Gemba te meten

Past u de methode 5S toe of wilt u hiermee beginnen? Dan is het verstandig een meting uit te voeren. Dat heet een nulmeting of een audit. Dit zijn meetmethoden om te bepalen hoe goed werkplekken zijn ingericht en hoe goed, veilig en snel, medewerkers hun werk kunnen doen. Met zo’n audit bereikt u dat de medewerkers precies weten hoe hun werkplekken er voorstaan. Voldoen deze aan de gestelde normen, liggen instrumenten of gereedschappen op de juiste plek, wordt er veilig, snel en goed gewerkt? Dit zijn de vragen die u kunt beantwoorden met een 5S Audit. Snel, eenvoudig en bijzonder goed voor het inzicht en draagvlak.

De 5S Audit is vergelijkbaar met de interne audit

De 5S Audit is een vorm van auditing die te vergelijken is met de bekende interne audit, zoals die geldt voor de kwaliteitssystemen ISO 9001, VCA en ISO 27001. Het gaat om waarnemen van de situatie, constateren of aan normen wordt voldaan en het proces van continue verbetering analyseren. De 5S Audit is daarmee ook een meetmethode, net als de andere auditvormen. 

Meten is weten met 5S Auditing

Er is een meetmethode nodig om te bepalen wat de status van de werkplekken is. Met zo’n meetmethode wordt beoordeeld of op de Gemba voldoende ruimte is, verspillingen zijn weggenomen, gereedschap op de juiste plek ligt en of dat gereedschap direct geschikt is voor gebruik. De 5S Audit beschikt over diverse meetinstrumenten. Een kwantitatieve methode is te meten hoe een bepaalde procedure wordt uitgevoerd. Via tijdmetingen kunnen de handelingen van de procedure worden gemeten. Dat kan ook via analysetechnieken, bijvoorbeeld door het aantal gemaakte producten of halffabrikaten per dag te analyseren. Een andere kwantitatieve methode is de handelingen op te splitsen in waarde toevoegende en niet waarde toevoegende handelingen met een spaghetti diagram. Deze metingen geven inzicht in de productiviteit, veiligheid en ergonomie per werkplek, die vervolgens kan worden vergeleken met de geldende productienorm.

Kwalitatieve metingen uitvoeren tijdens de 5S Audit

Natuurlijk kunnen ook kwalitatieve methoden worden ingezet. Deze worden meestal gebruikt in het beginstadium van de toepassing van 5S, zoals:

1. Een 5S Audit Checklist, die speciaal is opgesteld voor uw organisatie.
2. Het opstellen van een rapport door cijfers te geven per situatie.
3. Foto’s maken en vergelijken met de geldende normen.

Een paar voorbeelden om te tonen wat wordt bedoeld met kwalitatieve analyses tijdens een 5S Audit:

1. 5S Checklist gebruiken

Een 5S Checklist waarop de criteria staan die voor uw organisatie van toepassing zijn voor de Gemba. Denk aan het voorbeeld dat kabels niet over de vloeren mogen liggen of dat veiligheidskappen over draaiende machinedelen moeten zijn aangebracht en gebruikt. Onder staat een klein screenshot van zo'n checklist. 

2. 5S Vragenlijst toepassen

Het kan ook anders. Een speciale vragenlijst wordt ingevuld met vaste tussen perioden. Bijvoorbeeld ieder kwartaal. De werkplek wordt beoordeeld aan de hand van een aantal gerichte vragen. Daaruit wordt een score afgeleid, die grafisch kan worden weergegeven.

3. Foto’s en video's van de Gemba maken

De meest indrukwekkende momenten van bewustwording tijdens 5S implementatietrajecten is altijd het werken met foto's of video's van de Gemba. Het tonen van beelden op een scherm voor een groep medewerkers is confronterend en leidt tot discussie. Onze hersenen worden dan op een andere manier getriggerd, waardoor nieuwe waarnemingen worden gedaan ten aanzien van dezelfde vertrouwde werkplek. Dit effect is een belangrijk psychologisch mechanisme. De manier om verder te komen, verbeteringen door te voeren en gedrag te veranderen, is onze hersenen nieuwe, positieve prikkels van bewustwording te geven om daarmee nieuwe wegen te bewandelen. Foto’s en video's hebben een goed effect, meestal meer dan grafieken, metingen en analyses. Onze hersenen hoeven dan geen vertaling te maken van bijvoorbeeld een getal als 30 seconden naar de praktijk van de wandeling van 30 seconden.

Starten met 5S Audit direct na de toepassing van 5S

Het is verstandig 5S audits met regelmaat uit te voeren. Bijvoorbeeld een keer per maand of per kwartaal. Het voordeel hiervan is dat het wekelijks of dagelijks uitvoeren van 5S regelmatig wordt gevolgd door zo’n evaluatie moment. Dit leidt dan weer tot bewustwording. Medewerkers zien dan rechtstreeks en frequent de effecten van hun inspanningen. Na een paar maanden kunnen de medewerkers zelf constateren dat een bepaalde handeling nog maar 2 minuten duurt in plaats van 5 minuten. Het is verstandig 2 keer per jaar een uitgebreide analyse te maken, die als referenties dienen voor het hele jaar. Zo kunnen ook over langere tijd de effecten worden gemeten.

Draagvlak en enthousiasme door toepassing 5S

Dit resultaat zorgt meestal voor enthousiasme en vaak ontstaat een positieve motivatie (lees: wedstrijd) om het werk telkens beter, sneller of veiliger te doen. Het werk wordt ook altijd plezieriger en dat merken werknemers goed. Trots, sociale controle en eigenaarschap ontstaan naast standaardisatie en efficiëntie. De sfeer wordt beter en bijna ongemerkt ontwikkelen de mate van standaardisatie, borging en klantgerichtheid mee. Deze aanpak werkt veel beter dan een cursus klantgerichtheid of een training time management. Op deze manier zijn de medewerkers namelijk dagelijks bezig met praktische verbeteringen in hun eigen werk.

5S Audit uitvoering onder leiding van teamleiders

De voorman of teamleider zorgt voor de leiding. Meestal samen met of gesteund door de Productieleider of het Afdelingshoofd. Wekelijks voeren medewerkers de 5S werkzaamheden uit en leren ze zelf beslissingen nemen. Medewerkers leren ook rapporteren en de resultaten overbrengen naar het management of het middenkader. We hebben deze methode al vaak toegepast en de kracht ervan zit in het begrijpen van de wereld van uitvoerende medewerkers. Verpleegsters, bankwerkers, secretaresses, engineers en vele andere beroepsprofessionals zijn bezig met hun werk en daar zijn ze goed in en trots op. De leiding faciliteert om de Gemba te optimaliseren.

Rol van het management bij de toepassing van 5S

Woorden als planning, rendement, snelheid en productiviteit komen uit het domein (vakgebied) van het management. Te vaak spreken leidinggevenden de werkvloer aan met die verkeerde woorden en KPI's. Spreek de taal van de werkvloer en beschouw hun werk als het belangrijkste werk van de organisatie (Gemba Kaizen). Zij hebben immers de producten van de klanten in handen. Medewerkers kunnen niet sneller werken dan het systeem, de omgeving waarin ze werken toestaat. Houdt de managementbetekenissen in het achterhoofd er wel bij, maar maak in stilte telkens de vertaling naar producten en processen.

Begin met de uitvoering van de 5S Audit en 5S training

We kunnen u begeleiden bij het beter maken van de werkplek met 5S. Dat begint met het uitvoeren van een 5S Audit en 5S training. Hierin laten we u zien wat de efficiëntie is, waar verliezen optreden of gevaarlijke situaties bestaan. We bespreken de resultaten met uw medewerkers en het management. Het belangrijkste: we tonen aan wat de relatie is tussen de productiecijfers en de manier van werken op de werkplek. Met deze informatie stellen we u in de gelegenheid op een nieuwe manier te sturen. De training en implementatie worden begeleid en verlopen parallel. Onze trainingen worden in de praktijk en op de werkvloer gegeven, waardoor het opdoen van kennis, het verkrijgen van inzicht, het implementeren van procedures en de borging parallel lopen. De eerste resultaten zijn direct zichtbaar.

Wilt u een 5S Audit uitvoeren? Vul onderstaande formulier in. Of bel ons geheel vrijblijvend via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.