Werkplek verbetering met 5S model - Gemba Kaizen

Gemba Kaizen betekent letterlijk het continu verbeteren van de werkplek met kleine stapjes. Met kleine stapjes, maar wel uptempo zou je kunnen zeggen: consistent en vlot. Kaizen en 5S horen bij elkaar. Met het 5S model worden wekelijks kleine verbeteringen doorgevoerd op de werkplek. De methode is eenvoudig en zeer effectief. Teams van medewerkers werken samen aan de verbetering van de werkplekken. Het model 5S is niet alleen op productieafdelingen van toepassing. 5S is een universele aanpak, die ook bij Engineering en Sales afdelingen prima werkt. Ook in administratieve omgevingen geldt dat de Gemba de uitvoering van het werk moet ondersteunen en dat is bij dergelijke afdelingen nog wel eens een punt van aandacht. Lees over de verbetering van de werkplek met het model 5S en de manier waarop we u kunnen helpen.

5S model toepassen in uw organisatie via training en toepassing in de praktijk

Bij de toepassing van het 5S model in de praktijk doorloopt een team van medewerkers samen de stappen van 5S. De teamleider of voorman leidt het proces en de medewerkers voeren de 5 stappen van het 5S model uit. De stappen worden uitgevoerd met één van onze trainers, die een groep medewerkers begeleidt in de uitvoering van 5S. Die begeleiding bevat allerlei technieken en protocollen, die we overdragen aan de teamleiders en de operators. De bestaande werkwijzen en inrichting van de Gemba worden getransformeerd naar nieuwe, verbeterde standaarden, procedures en aangepast gedrag. Dat betekent dat bestaande patronen/gewoonten worden omgezet naar nieuwe werkwijzen en verbeterde samenwerkingsvormen. De operators en de teamleiders krijgen apart aandacht en voeren verschillende 5S oefeningen uit. 

5S model in de praktijk op de werkplek toepassen via 5S training

Hieronder volgen de stappen van het 5S model. Per stap wordt uitgelegd wat de inhoud betekent en op welke wijze de stappen in de praktijk van uw organisatie worden toegepast. De toepassing van 5S verloopt via praktijktrainingen, door met operators naar de Gemba te gaan en de 5 stappen toe te passen. Leren door doen leidt tot het beste resultaat. 

  1. Stap 1 - Scheiden (Seiri): Scheid op de Gemba de noodzakelijke en overbodige materialen van elkaar
  2. Stap 2 - Sorteren (Seiton): Sorteer en organiseer op logische wijze de materialen en tools
  3. Stap 3 - Schoonmaken (Seiso): Houd de Gemba schoon en veilig, zodat alles direct geschikt is voor gebruik
  4. Stap 4 - Systematiseren (Seiketsu): Herhaal stap 1 tot 3 continu, zodat een systeem van herhaling en verdieping ontstaat
  5. Stap 5 - Standaardiseren (Shitsuke): Standaarden verbeteren: afspraken, verbeterde procedures en nieuwe gewoonten 

1. Stap 1 - Scheiden (Seiri): Scheid op de Gemba de noodzakelijke en overbodige materialen van elkaar

Het doel van deze eerste stap scheiden is ruimte maken. Splits de groep in twee teams en laat beide teams onafhankelijk van elkaar  identificeren welke materialen niet op de juiste plek liggen. Alle materialen waar beide teams het over eens zijn, kunnen worden weggehaald van die plek en naar de juiste locatie worden gebracht. Zo wordt ruimte gemaakt op de Gemba en de besluitvorming hierover gaat zeer snel. De ruimte is nodig om de volgende 5S stap te kunnen uitvoeren: Sorteren. In een administratieve omgeving worden de files op de server verwijderd of verplaatst. Deze eerste stap van het 5S model wordt wekelijks toegepast.

Training 5S model: Tijdens de incompany training 5S wordt deze stap iedere trainingsdag met het team uitgevoerd. We leren de operators samenwerken, patronen doorbreken, kritisch observeren en vanuit de klant denken. De teamleiders leren kaders stellen, klanteisen bepalen, coachend leiderschap toepassen en delegeren.

2. Stap 2 - Sorteren (Seiton): Sorteer en organiseer op logische wijze de materialen en tools

Na stap 1 is ruimte op de Gemba ontstaan, waardoor materiaal en gereedschap dat nodig is op de Gemba kan worden geplaatst op een plek, die leidt tot veilig, klantgericht en efficiënt werken. De richtlijnen die gelden tijdens deze tweede stap van de toepassing van het model 5S zijn:

  1. De wens van de klant is leidend: Het gaat er niet om wat een medewerker prettig vindt werken of wat vroeger ooit is aangenomen of geleerd, maar om wat klanten nu belangrijk vinden in relatie tot hun producten.
  2. Het team moet samenwerken en consensus bereiken. Vanuit de klanteisen, wetgeving en bijvoorbeeld machinerichtlijnen zetten operators hun vakmanschap in om de Gemba te verbeteren. In een administratieve omgeving wordt een nieuwe ordening gemaakt door bijvoorbeeld de richtlijn two clicks away te hanteren en file naming te standaardiseren.

Wie stap 2 van het model 5S begrijpt, ziet in dat 5S geen eenmalige opruimactie is. Dit is de stap waarbij het team nadenkt over verbetering en herinrichting van de Gemba vanuit de criteria van de klanten. Door beter te observeren en de richtlijnen van de 8 wastes te hanteren wordt duidelijk dat verbetering altijd mogelijk is. De cirkel van het 5S model draait oneindig, net als de PDCA cirkel. Dat maakt Kaizen Management zo interessant en krachtig.

Training 5S model: Tijdens de incompany training 5S wordt deze stap iedere trainingsdag met het team uitgevoerd. We leren de operators denken vanuit de klanteisen, verspillingen wegnemen en de veiligheid verbeteren. De teamleiders leren kaders bewaken, tegelijkertijd de creativiteit van medewerkers aanspreken en observeren hoe medewerkers samenwerken.

3. Stap 3 - Schoonmaken (Seiso): Houd de Gemba schoon en veilig, zodat alles direct geschikt is voor gebruik

Omdat de stappen bij de vertaling van het 5S model met een S moesten beginnen, is gekozen voor het woord Schoonmaken. Dat is ook zeker een belangrijk onderdeel van deze stap, maar ook onderhoud, reparatie en andere preventieve werkzaamheden horen bij deze stap. Het gaat om het geschikt maken van de Gemba voor de uitvoering van het werk. Het team gaat de werkplek samen onderhouden en schoonmaken, zodat later tijdens de uitvoering van het werk geen hinderlijke onderbrekingen ontstaan, bijvoorbeeld doordat een apparaat niet functioneert of gereedschap niet te vinden is. In een administratieve omgeving worden servers, computers en files schoongemaakt en onderhouden. Denk aan de juistheid en volledigheid van informatie in een file.

Training 5S model: Tijdens de incompany training 5S wordt deze stap iedere trainingsdag met het team uitgevoerd. We leren de operators onderhoudswerkzaamheden uitvoeren, ervaringen delen en eigenaarschap ontwikkelen. De teamleiders leren tegelijkertijd procedures handhaven, leerprocessen ondersteunen en beleid voor preventief onderhoud ontwikkelen.

4. Stap 4 - Systematiseren (Seiketsu): Herhaal stap 1 tot 3 continu, zodat een systeem van herhaling en verdieping ontstaat

Stap 4 van het 5S model is feitelijk de herhaling van de stappen 1 tot en met 3. Een veel gemaakte fout is te denken dat de 5S een eenmalige opruimactie is. Dat is onjuist. Net als de PDCA cirkel van Deming is ook de 5S cirkel een zich oneindig herhalend mechanisme, waarbij telkens nieuwe inzichten worden verkregen en de werkplek steeds verder wordt verbeterd in het belang van de klant en de eigen organisatie. De herhaling van de stappen zorgt voor verdieping, verbetering, samenwerking en eigenaarschap. Feitelijk is het leerproces op gang gebracht en daarom is 5S een managementmethode. Het management implementeert de methode, de teamleiders of voormannen borgen de methode en de operators verzorgen de uitvoering.

Training 5S model: Tijdens de incompany training 5S wordt deze stap iedere trainingsdag met het team uitgevoerd. We leren de operators discipline, sociale controle en zelfstandigheid. De teamleiders leren tegelijkertijd procedures handhaven, plannen en beleid van het management uitvoeren.

5. Stap 5 - Standaardiseren (Shitsuke): Standaarden verbeteren: afspraken, verbeterde procedures en nieuwe gewoonten

Omdat het 5S model een hulpmiddel is voor teams, zijn nu nieuwe werkstandaarden voor het hele team ontstaan. Het team heeft gewerkt aan de nieuwe afspraken over bijvoorbeeld gereedschap, procedures, sociale controle, normen, onderhoud, veiligheid en samenwerking. De nieuw ontstane standaarden (afspraken) zijn geborgd en geldig voor ieder teamlid, tot het moment dat het team weer een nieuwe, verbeterde standaard ontwikkeld. De nieuwe standaarden kunnen een week later al weer ontstaan, doordat nieuwe inzichten zijn verkregen. Zo ontstaat tempo, waarbij alle teamleden tegelijkertijd en op dezelfde manier meegaan in de verbetering en standaardisatie van de Gemba.

Training 5S model: Tijdens de incompany training 5S wordt deze stap iedere trainingsdag met het team uitgevoerd. We leren de operators rapporteren, metingen uitvoeren en procedures opstellen. De teamleiders verdiepen zich in coachend leiderschap, rapporteren aan het management en de snelheid van verbeteren verhogen.

De 5 stappen van het 5S model toepassen en continu doorlopen: 5S Manudacturing

5S wordt een groot succes als het onderdeel is van het reguliere manufacturing systeem is. De toepassing van 5S is net zo gewoon het dragen van veiligheidsschoenen. Het leren toepassen van het model 5S verloopt via de praktijk en minder via een trainingsruimte. De medewerkers leren  op de Gemba samenwerken, verbeteren en de resultaten zijn dan op de werkplek ook onmiddellijk zichtbaar. Al direct vanaf de eerste dag van de toepassing. Vervolgens wordt 5S geborgd in het managementsysteem van uw organisatie. Kwaliteitsmanagementnormen, zoals de IATF 16949 voor de automobielindustrie, stellen 5S zelfs verplicht als onderdeel van de manufacturing. Ook voor andere normen, zoals ISO 9001 en ISO 17025 of ISO 13485 is de toepassing van 5S één van de handigste hulpmiddelen om het proces van continue verbetering te realiseren. Dat gaat veel makkelijker dan via andere systemen. 5S verdient zich  bovendien direct terug. Het is één van de krachtigste kwaliteitsmanagementmethoden die er bestaat. Tijdens de incompany training 5S wordt iedere stap natuurlijk uitvoeriger behandeld en met de medewerkers en teamleiders in de praktijk gebracht.

Wilt u het model 5S toepassen? Vul dan onderstaande contactformulier in en stel uw vragen. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of schrijf een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Stel uw vraag

Vul het formulier in en stel uw vragen

Johan Schreuders