Werkplek verbetering met 5S - Gemba Kaizen

Gemba Kaizen betekent letterlijk het continu verbeteren van de werkplek met kleine stapjes. Met kleine stapjes, maar wel uptempo zou je kunnen zeggen of consistent. Er is geen moment van verslapping of vertraging. De methode 5S is hiervoor ontwikkeld. Deze is eenvoudig en zeer effectief. Teams van medewerkers werken samen aan de verbetering van de werkplekken. Per week worden de werkplekken verbeterd en worden nieuwe werkafspraken gemaakt. Daar zijn wel een paar spelregels voor nodig en een systematische aanpak. Lees over de verbetering van de werkplek met 5S.

Bij de uitvoering van 5S doorloopt een team van medewerkers samen de stappen van 5S. De teamleider of voorman leidt het proces en de medewerkers voeren de 5S stappen uit. Onderstaande stappen worden uitgevoerd met één van onze consultants, die een groep medewerkers begeleidt in de uitvoering van 5S. Die begeleiding bevat allerlei technieken, protocollen en het transformeren van bestaande patronen naar nieuwe werkwijzen en samenwerkingsvormen. De operators en de teamleiders krijgen apart aandacht en voeren verschillende oefeningen uit. Onderstaande schema is niet alleen op productieafdelingen van toepassing. Het is een universele aanpak, die ook bij Engineering of Sales omgevingen past. 

5S in de praktijk op de werkplek toepassen:

  1. Stap 1 - Scheiden (Seiri): Scheid noodzakelijke en overbodige materialen
  2. Stap 2 - Sorteren (Seiton): Sorteer op logische wijze de materialen
  3. Stap 3 - Schoonmaken (Seiso): Houd machines en werkomgeving schoon
  4. Stap 4 - Systematiseren (Seiketsu): Herhaal stap 1 tot 3 continu en doe zoals het hoort
  5. Stap 5 - Standaardiseren (Shitsuke): Er zijn nieuwe werkstandaarden ontstaan

1. Stap 1 - Scheiden (Seiri): Scheid noodzakelijke en overbodige materialen

Het doel van deze eerste stap is ruimte maken. Splits de groep in twee teams en laat ze onafhankelijk van elkaar labels plakken op de materialen, waarvan zij vinden dat ze niet op die plek horen. Alles wat beide teams dubbel hebben gelabeld kan worden verplaatst naar de plek waar het materiaal wel hoort. Zo wordt ruimte gemaakt. Die ruimte is nodig om de volgende stap te kunnen uitvoeren. In een administratieve omgeving worden de files op de server gelabeld en verwijderd of verplaatst.

2. Stap 2 - Sorteren (Seiton): Sorteer op logische wijze de materialen

Na stap 1 is ruimte ontstaan, zodat materiaal en gereedschap dat nodig is op de werkplek kan worden geplaatst op een plek, die leidt tot veilig en efficiënt werken. Het team zet de overgebleven materialen zo neer dat snel, goed en veilig gewerkt kan worden. De richtlijnen hierbij zijn (1) de wens van de klant is leidend - het gaat er niet om wat een medewerker prettig vindt werken, maar wat klanten belangrijk vinden in relatie tot hun producten - en (2) het team moet samenwerken en consensus bereiken. In een administratieve omgeving wordt een nieuwe ordening gemaakt, zodat files met 2 klikken beschikbaar zijn. Wie stap 2 goed begrijpt, ziet in dat 5S geen eenmalige opruimactie is. Dit is de stap waarbij het team nadenkt over herinrichting van de Gemba vanuit de criteria van de klanten.

3. Stap 3 - Schoonmaken (Seiso): Houd machines en werkomgeving schoon

Omdat de stappen bij de vertaling met een S moesten beginnen, is gekozen voor het woord Schoonmaken. Dat is ook zeker een belangrijk onderdeel van deze stap, maar ook onderhoud, reparatie en andere preventieve werkzaamheden horen bij deze stap. Het gaat om het geschikt maken van de Gemba voor de uitvoering van het werk. Het team gaat de werkplek nu samen onderhouden en schoonmaken, zodat straks in de uitvoering van het werk geen hinderlijke onderbrekingen ontstaan, doordat een apparaat niet werkt. In een administratieve omgeving worden servers, computers en files schoongemaakt en onderhouden. Denk aan de juistheid en volledigheid van informatie in een file.

4. Stap 4 - Systematiseren (Seiketsu): Herhaal stap 1 tot 3 continu en doe zoals het hoort

Stap 4 is feitelijk de herhaling van de stappen 1 tot en met 3. Een veel gemaakte fout is te denken dat 5S een eenmalige opruimactie is. Dat is onjuist. Net als de PDCA cirkel van Deming is ook de 5S cirkel een zich oneindig herhalend mechanisme, waarbij telkens nieuwe inzichten worden verkregen en de werkplek steeds verder wordt verbeterd in het belang van de klant. De herhaling van de stappen zorgt voor verdieping, verbetering, samenwerking en eigenaarschap. Feitelijk is het leerproces op gang gebracht en daarom is 5S een managementmethode. Het management implementeert de methoden, de teamleiders of voormannen borgen de methode en de operators verzorgen de uitvoering.

5. Stap 5 - Standaardiseren (Shitsuke): Er zijn nieuwe werkstandaarden ontstaan

Omdat 5S een methode voor teams is, zijn nu nieuwe werkstandaarden voor het team ontstaan. Het hele team heeft gewerkt aan de nieuwe afspraken over bijvoorbeeld gereedschap, procedures, sociale controle, normen, onderhoud, veiligheid en samenwerking. De nieuw ontstane standaarden (afspraken) zijn geborgd en geldig voor ieder teamlid, tot het moment dat het team weer een nieuwe, verbeterde standaard ontwikkeld.

De 5 stappen van 5S worden continu doorlopen

De medewerkers leren samenwerken, verbeteren en de resultaten zijn direct zichtbaar. Al vanaf dag 1. Vervolgens wordt 5S geborgd in het managementsysteem van uw organisatie. Kwaliteitsmanagementnormen, zoals de IATF 16949 voor de automobielindustrie, stellen 5S verplicht. 5S verdient zich direct terug en is een van de krachtigste kwaliteitsmanagementmethoden die er is. Tijdens de incompany training 5S wordt iedere stap natuurlijk uitvoeriger behandeld en in de praktijk gebracht.

Wilt u de managementmethode 5S toepassen? Vul dan onderstaande contactformulier in en stel uw vragen. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of schrijf een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Stel uw vraag

Vul het formulier in en stel uw vragen