Lean Management met Value Stream Mapping

Een belangrijke stap in de toepassing van Lean Management is Value Stream Mapping. De Value Stream Map (VSM) is een ontwerp van de productielijnen, waarbij alle waarde toevoegende productiestappen worden omschreven, inclusief de specificaties als producteigenschappen, taktijden, capaciteit of omsteltijden. Het is de kunst de verspillingen weg te laten. Het is een procesanalyse en procesontwerp tegelijkertijd. Het maken van een VSM is één van de eerste stappen op weg naar de toepassing van Lean Manufacturing.

VSM Lean Manufacturing in de praktijk brengen

VSM en Lean Manufacturing zijn universeel of overal toepasbaar. Er is geen wezenlijk onderscheid tussen een productieorganisatie, een dienstverlenende of IT organisatie. Daarnaast is het nog belangrijk te vermelden dat met VSM Lean Manufacturing direct in de praktijk wordt gebracht. Het is geen theoretisch concept, maar een praktische tool. Deze Lean techniek brengt niet alleen inzicht in de verspillingen, maar is gelijk ook de opstap van de ombouw van het klassieke Push Production System naar het klantgerichte Pull Production System. Met behulp van VSM wordt het vraaggestuurd produceren in gang gezet door eerst vooral vraaggestuurd te gaan denken en de principes van Lean te begrijpen.

Stap 1: De start van de Value Stream Map is het verzamelen van proces en klantgegevens

De eerste stap van VSM en Lean is het in kaart brengen van de klanteisen en de geplaatste orders over de afgelopen jaren. De klanteisen zijn leidend. Daarna worden op basis van die klanteisen de proceseisen bepaald en wordt het productieproces ontworpen. Het vraag gestuurd denken, is vaak een lastig te nemen hobbel, omdat bestaande procedures, oude patronen en verouderde systemen in de organisatie zijn verankerd. De VSM houdt geen rekening met het verleden, maar uitsluitend met klanteisen. VSM Lean helpt dus om niet alleen het productiesysteem te veranderen, maar ook gelijk de cultuur. Lean Management en VSM zijn echte game changers, die de organisatie fit maken voor de wedstijd om de klant. Wilt u de uitdaging met ons aangaan? Onze Lean coaches helpen u graag in de praktijk, op de werkvloer, met de toepassing van Lean.

Tip: Start met het verzamelen van klanteisen en gegevens per machine of per processtap. Maak hiervan een analyse

Stap 2: Processtappen in beeld brengen op de VSM

Een voorbeeld van een organisatie waar we Lean Management hebben toegepast en daartoe eerst VSM hebben gemaakt, is een bedrijf waar korte series van technische producten worden gemaakt. We kunnen de naam hier niet noemen, omdat de informatie vertrouwelijk is. We kunnen daarom ook de VSM hier niet laten zien, maar wel de uitleg geven. De uitvoering van de processen bestaat in deze organisatie voornamelijk uit nauwkeurig uit te voeren handwerk en niet uit machines. De medewerkers weten goed wat ze moeten doen en kunnen alle werkzaamheden uitvoeren. Het proces bestaat uit:

toepassing vsm 

Het processchema is eenvoudig. Wat het iets complexer maakt, is dat deze handelingen op meerdere werkplekken worden uitgevoerd. Hierdoor ontstaat intern transport en dat is natuurlijk een verspilling, die moet worden weggenomen.

TIp: Breng op basis van de klanteisen (voorgaande stap) de waarde toevoegende processtappen op uitvoerend niveau in detail in beeld.

Stap 3: Vraaggestuurd produceren ontwerpen in VSM via One Piece Flow

Eén van de belangrijkste kenmerken van Lean Manufacturing is het order gestuurd produceren. Dit maakt de organisatie flexibel. Daarom moet de marktvraag worden berekend en gecalculeerd. In de situatie bij deze klant is een behoorlijke stijging van de marktvraag te verwachten. Deze informatie komt van klanten, die hun forecasts delen met deze leverancier. Deze stijging moet worden bijgehouden (ramp up). Het is een logische gedachte om meer medewerkers op te leiden, zodat de capaciteit wordt vergroot. Dan zouden echter in dit geval ook plannings- en logistieke problemen ontstaan, tenzij veel meer werkplekken beschikbaar komen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling, want dan stijgen de verspillingen mee. Dit is klassiek voor organisaties met een omzetgroei: de verspillingen groeien mee en deze groeien zelfs sneller. Met een toename van de omzet daalt hierdoor het rendement. De VSM wordt ontworpen zonder verspillingen én op basis van een berekende takttijd, die gebaseerd is op de marktvraag. Zo wordt one piece flow bereikt en een flexibele organisatie. Dit staat allemaal in de VSM.

Tip: Maak een sales forecast en een analyse van de historische data als input voor de VSM.

Stap 4: Nieuw process design in VSM op basis van gegevens en analyses

Als de VSM wordt gemaakt, dan ontstaat inzicht in zowel de waarde toevoegende processtappen, als in de verspillingen zoals tussenvoorraden, stilstanden, lopen en wachten. Door de VSM te maken ontstaat het inzicht hoe de bestaande werkplekken kunnen worden verbeterd, zodat een tweede productielijn niet nodig is. Eén van de inzichten in deze case was, dat de eerste productiestap beter kon worden opgesplitst in kleinere, eenvoudige processtappen.

Het voordeel is dat mensen met minder ervaring en die minder hoog zijn opgeleid het product kunnen maken. De complexiteit per productiestap wordt daarmee lager én de omzetstijging kan worden verwerkt.

Tip: Ontwerp de nieuwe processituatie in de VSM

Stap 5: De procesverbeteringen op de VSM samen trainen en Lean leren

Nu worden alle werkplekken en processtappen individueel en met de medewerkers onderzocht. Het doel is de verspillingen weg te nemen, maar dan moeten de medewerkers meegenomen worden in de VSM Lean denkwijze. De werkplekken worden geoptimaliseerd en in lijn gezet met duidelijke klant-leverancier-relaties. Medewerkers worden getraind in de principes van procesmanagement en in het bewustzijn dat ze allemaal een interne klant hebben. Samen met de medewerkers worden de productspecificaties doorgenomen en wordt geleerd dat afwijkingen in die specificaties niet mogen worden doorgegeven naar de volgende processtap.

Tip: Proces- en gedragsverandering realiseren na VSM

Stap 6: Implementatie en borging met behulp van de VSM

Met de VSM in de hand voeren de medewerkers zelf de veranderingen door. Werkplekken worden verplaatst en opnieuw ingericht. Er is nu een vast ritme en een continue stroom ontstaan. De takttijd, de tijd die per productiestap nodig is, was 4 uur en daalde in deze case binnen een week naar 3 uur en was na een maand zelfs nog maar 2 uur. Dit bereikten de medewerkers, doordat de bottle necks zichtbaar zijn gemaakt, zodat ze daarna geëlimineerd konden worden. De VSM dient daarbij telkens als referentie.

Tip: Eigenaarschap bij operators en kunnen werken met de VSM

Resultaat door werken met Value Stream Map

Voorgaande stappen en verbeteringen met de VSM leidden er toe dat de omzetstijging (ramp up) kon worden bijgehouden. Dat was de eerste belangrijke doelstelling van dit traject. Tegelijkertijd daalden de kosten ook nog, omdat met de VSM de faalkosten (verspillingen) inzichtelijk werden gemaakt en weggenomen. De omzet stijgt en de stijgende omzet kan worden gerealiseerd met lager geschoold personeel en minder bewerkingstijd. De hoger opgeleide medewerkers bleven natuurlijk en kregen een uitgebreider takenpakket.

Start met het maken van de VSM van uw productielijnen

De conclusie van dit traject is dat grote verbeteringen te bereiken zijn op relatief eenvoudige wijze. Het simpelweg hanteren van de basisregels van Lean Manufacturing en VSM plus medewerkers laten participeren leidt tot spectaculaire resultaten. We helpen u graag met de stappen naar Lean Manufacturing en klantgericht produceren in One Piece Flow. Wilt u bijvoorbeeld de opleiding Lean Green Belt volgen? Klik dan hier.

Vraag informatie over de Value Stream Map en start met Lean Manufacturing. Bel ons vrijblijvend via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Stel uw vraag

Vul het formulier in en stel uw vragen

Johan Schreuders