Leiderschap inrichten voor alle leidinggevende functies
Bij het woord leiderschap wordt logischerwijze gedacht aan de directeur of de directie van een organisatie met de managers in het managementteam, maar dat is een te beperkte scope bij het woord leiderschap. Leiderschap gaat over alle hiërarchische lagen in de organisatie en zelfs nog op meer posities dan alleen de leidinggevende posities. Leiderschap moet georganiseerd worden en dat is vaak het probleem. Het organiseren van leiderschap laat nog wel eens te wensen over, waardoor tegenvallende prestaties ontstaan en een organisatie niet vooruitkomt. In dit artikel wordt het onderwerp leiderschap uitgewerkt en praktisch gemaakt met tips en randvoorwaarden. Laat leiderschap niet aan het toeval over, maar organiseer besluitvaardigheid, individuele leiderschapskwaliteiten en voorwaartse kracht.
Organiseer leiderschap voor effectieve besluitvorming in de juiste richting
Leiderschap gaat over iedere functionaris die in een organisatie een leidinggevende functie heeft. Dat is dus niet alleen de directeur. Feitelijk zijn er numeriek veel meer andere leidinggevenden, dan de directeur. De directeur is dan wel machtig, om dat moeilijke woord gelijk maar op tafel te leggen, maar deze directeur kan nooit het werk overnemen of controleren van alle business unit managers, afdelingshoofden of teamleiders bij elkaar. Alle leidinggevenden samen, die overal in de organisatie een rol hebben, nemen dagelijkse bij elkaar honderden zo niet duizenden beslissingen. Eén directeur staat in verhouding tot 10 of wellicht 100 andere leidinggevenden. Daarom is leiderschap zo'n cruciaal onderwerp, dat het verschil maakt tussen stilstaan en falen of vooruitkomen en duurzaam voortbestaan in een competitieve markt.
Leiders opleiden voor hun rol en leiderschap organiseren
Als we over leiders en leiderschap spreken, dan gaat het niet alleen over de directeur, de managers, de afdelingshoofden en de teamleiders, maar ook over de voorzitters van een verbeterteam, shiftleaders in ploegen en coördinatoren in bijvoorbeeld het magazijn. Het zijn al die mensen die de visie en missie van de organisatie vertegenwoordigen en op een of andere manier vanuit hun rol bijdragen aan de realisatie van die visie en missie. Leiders hebben een duidelijke verantwoordelijkheid:
- Voldoen aan klanteisen: Continu en bij iedere opdracht die vandaag en morgen wordt ontvangen van klanten
- Continuous improvement: Procesverbeteringen, productverbeteringen en kostenreductie dagelijks in kleine stapjes doorvoeren
- Verandermanagement: Strategische plannen voor het voortbestaan van de organisatie uitvoeren
Verkeerde besluiten van leiders leiden tot onnodig hoge kosten en bureaucratie
Deze drie opdrachten worden natuurlijk uitgevoerd met allerlei technieken, werkwijzen en competenties. Van cultuuraspecten, zoals zingeving en communicatie, tot systeemaspecten, zoals standaardisatie en de voorraadbeheersing. Het probleem is echter dat leiders vaak onvoldoende worden opgeleid in deze vakgebieden en competenties, waardoor ze hun rol niet correct uitvoeren. Dat is een verkeerde bezuiniging, want leiderschap bepaalt via de besluitvorming het verschil tussen hoge kosten of lage kosten en tussen klanttevredenheid en ontevredenheid. In de praktijk zien we dat leiders enorm veel verkeerde beslissingen nemen en die zijn schadelijk.
Investeren in leiderschap verdient zich altijd terug
De kwaliteit van leiderschap mag nooit tekort schieten, omdat het effect van het nemen van verkeerde beslissingen kostbaar is. We bedoelen hier niet alleen grote beslissingen door de directie, zoals de uitbreiding van een magazijn of de implementatie van een WMS systeem, maar ook de vele duizenden kleine beslissingen, zoals de verplaatsing van gereedschap, dat dagelijks door vele medewerkers wordt gebruikt. Daarom is leiderschap is geen kwestie van toevallig kunnen of spontaan oppakken, maar van gericht organiseren en opleiden. Een organisatie creëert doelbewust haar leiders voor de uitdagingen die zij heeft en het pad dat zij voor ogen heeft. Leiderschap is geen onderwerp voor in de kantlijn van de dag, dat min of meer toevallig voorbij komt en waar soms een cursus in wordt gegeven. Integendeel, het is een kernthema om überhaupt de rest van de organisatie te kunnen laten functioneren. Daarom loont investeren in de kwaliteit van leiderschap altijd. Een beter genomen besluit heeft direct effect om het rendement van de organisatie. Leiderschap gaat over het dagelijks nemen van honderden beslissingen, die effect hebben op vele uitvoerende professionals. Waar gaan die beslissingen dan over en waarom hebben die zo'n groot effect?
Leidinggevenden realiseren efficiëntie, continue verbetering en vooruitgang
Leidinggevenden zorgen er voor dat processen efficiënt worden uitgevoerd via standaardisatie en de continue verbetering van die standaarden. Bijvoorbeeld via de toepassing van 5S. Standaardisatie zorgt voor efficiëntie en dat is de reden waarom in bijvoorbeeld de automobielindustrie auto's bij Toyota in 18 uur worden geassembleerd. Waste wordt continu weggenomen, zodat de productie foutloos verloopt. Dit is een voorbeeld van een concrete opdracht aan leidinggevenden op alle niveaus in de organisatie. Vooruitgang wordt vervolgens gerealiseerd door de richting van de organisatie aan te geven, de doelen en de zingeving daarbij uiteen te zetten. Ook dat is een opdracht. Daardoor begrijpen medewerkers wat in de uitvoering van het werk van hen wordt verwacht en welke bijdrage ze leveren in het belang van de klant.
De inhoud van leiderschap op alle niveaus in de organisatie
1. De richting van de organisatie is nodig voor een juiste besluitvorming door leiders
De richting van de organisatie wordt bepaald via organisatieanalyses, marktanalyses en concurrentieanalyses. Daaruit volgen de visie, missie en strategie. Dit is een exercitie voor de leiders in de directie. Deze leiders maken de visie en strategie praktisch, zodat leiders in het middenkader er mee kunnen werken. Als duidelijk is dat bijvoorbeeld de lead time moet worden verkort, of nieuwe producten worden ontwikkeld, dan begrijpen teamleiders wat de uitdaging op de werkvloer is en hoe ze bijvoorbeeld 5S toepassen of onderhoud uitvoeren. Althans, daar worden ze gericht voor opgeleid met behulp van de Maturity Matrix, die alle 16 leiderschapsonderwerpen bevat.
2. Efficiëntie in processen word gecreëerd via operationeel management door operationele leiders
Als operationele leiders (teamleiders) de richting begrijpen, is het vervolgens de kunst efficiënt te werken. Winst maken en klanten goed bedienen gebeurt in de operationele processen door foutloos te werken. Daarvoor zijn standaarden nodig en de continue verbetering van die standaarden. Dit vraagt een juiste toepassing van borgingsmethoden met aandacht voor details en een goede samenwerking. De organisatie is net als een voetbalelftal een team dat samenwerkt om telkens de juiste prestaties neer te zetten. Daar is operationeel management voor nodig met managementmethoden en beheersingstechnieken. Alle leiders werken hierin samen. Als bijvoorbeeld een leverancier producten met afwijkingen levert, heeft de inkoopmanager werk te doen in het belang van de teamleiders in de productie. Leiders werken samen aan de beheersing van processen en reductie van kosten.
3. Leiderschap is de drijvende kracht achter de continue verbetering van processen
De meeste mensen houden van standaarden. Dit zijn gewoonten, routines, die zich dagelijks herhalen. Het geeft mensen vertrouwen en houvast. Helaas zijn routines niet lang geldig, omdat bijvoorbeeld de klanten andere specificaties verwachten, aandeelhouders de kosten willen reduceren, mensen veilig willen werken of de wetgever nieuw normen stelt. Dan zijn verbeteringen nodig. Die verbeteringen kunnen het best in kleine stapjes worden uitgevoerd, maar wel in hoog tempo. Dit is Kaizen Management. Ook zijn soms grotere veranderingen nodig, zoals de implementatie van een ERP systeem via projectmanagement. Hoe dan ook, het is leiderschap dat de drijvende kracht achter de verbetering van processen is. Zonder die drijvende kracht, blijft een organisatie hangen in gewoonten en bestaande standaarden.
Het belang van leiderschap omzetten in actie en opleiding
Leiderschap ontstaat via gerichte training in de competenties, die nodig zijn voor leiders. Veel mensen kunnen die competenties met de juiste begeleiding prima leren. Ze leren persoonlijke competenties, zoals communiceren en omgaan met weerstand, maar ook managementmethoden, zoals 5S, Lean of kwaliteitsmanagement. Daarnaast is er het inrichtingsvraagstuk voor leiderschap: hoeveel leiders zijn nodig en op welke posities? Tot slot is richting nodig, zodat ze weten waaraan ze meewerken. Noem dit de strategie, de visie of het beleid, afhankelijk van de woordkeus in uw organisatie. Hoewel allerlei leiders in uw organisatie functioneren, is het natuurlijk de directie, die de inrichting van leiderschap ontwerpt.
Vraag gratis het eBook Leiderschap aan. Voor vragen kunt u altijd geheel vrijblijvend contact opnemen, via e-mail info@patagonia-bv.com of via telefoon 088 33 666 66.