Ontwikkeling van leiderschap en verbetering efficiëntie met Lean
Modellen zijn goed. Lean Manufacturing, ISO 9001, 5S en vele andere modellen en methoden zijn allemaal prima ontwikkeld. Mochten ze in uw organisatie niet goed functioneren, dan ligt dat bijna altijd aan (1) de manier van toepassen of (2) de omgeving waarin ze worden toegepast. Managementsystemen functioneren alleen goed als ze op de juiste manier worden toegepast én als de omgeving waarin ze worden toegepast geschikt is gemaakt. In deze case laten we zien hoe beide aspecten onvoldoende scoorden, waardoor de resultaten aanvankelijk niet werden gerealiseerd.
Organisatie met meerdere productielocaties past Lean Manufacturing toe
Deze organisatie, waarover we in verband met geheimhouding en integriteit niet meer kunnen zeggen, bestaat uit meerdere productieorganisaties. Het zijn glasfabrieken, die producten maken voor allerlei markten. Eén van de fabrieken had een jaar voorafgaand aan ons bezoek Lean Manufacturing geïntroduceerd. Het doel hiervan was dat de kosten zouden dalen en de leverbetrouwbaarheid naar klanten zou toenemen. Beide resultaten bleven uit. Aan ons werd de vraag gesteld te onderzoeken wat hiervan de oorzaak is. Lees verder over deze case en ervaar het belang van leiderschap en cultuur.
Onze consultant voert een nulmeting uit
De eerste stap bestond uit de uitvoering van een nulmeting. Gedurende 4 dagen werd de productielocatie aan een onderzoek onderworpen. Natuurlijk werd eerst de toepassing van Lean Manufacturing onderzocht, maar ook de werkplekken, de leiderschapsstijl, de procedures, de communicatie, de besluitvorming en de procesinformatie. Vervolgens werden ook getoetst de deskundigheid (vakmanschap), hiërarchie, samenwerking in teams en het functioneren van de teamleiders en het management. Onze consultant was zowel op de werkvloer aanwezig als bij vergaderingen en de uitvoering van Lean Manufacturing. Tevens is gekeken in welke vorm en met welke inhoud gerapporteerd werd over besluiten en resultaten.
Uitkomsten van de nulmeting op leiderschap en Lean Manufacturing
Uit de analyse bleek dat deze organisatie een probleem had met de cultuur en het leiderschap. Dit leidt dan tot een gebrek aan eigenaarschap en vertrouwen op de werkvloer. Ook de uitvoering van het werk was niet voldoende gestandaardiseerd, waardoor een teveel aan variatie in de praktijk bestaat. Als we verder kijken naar het management, dan blijkt dat de effectiviteit van vergaderingen onvoldoende is gebaseerd op feiten en dat afspraken niet voldoende werden opgevolgd. Kritische informatie was niet consistent, waardoor door afdelingen en managers met verschillende maten werd gemeten. We komen dit bij meer organisaties tegen. De medewerkers zijn dan voldoende deskundig in de uitvoering van het werk, maar de omgeving, het managementsysteem en de cultuur, zijn onvoldoende ontwikkeld. Dan kan Lean Manufacturing ook niet functioneren. Daarnaast werden technieken als de verbeterkata en 5S niet correct uitgevoerd. Herkent u deze symptomen in uw organisatie? Als een methode als Lean niet goed functioneert, ligt het niet aan Lean. Bel of mail ons voor de uitvoering van een nulmeting.
Processen en cultuur verbeteren via coaching management en leiderschapsontwikkeling
Zoals de introductie laat zien, heeft het niet zoveel zin om aan Lean Manufacturing te werken als de omgeving waarin deze methode moet functioneren niet geschikt is. Daarom moeten eerste acties worden uitgevoerd om het leiderschap en de cultuur aan te passen. Daarna kan pas weer aan Lean Manufacturing worden gewerkt. Op basis van bovenstaande bevindingen is een begeleidingstraject van 3 maanden opgezet. De leidinggevende kregen aparte begeleiding in de vorm van coaching on the job. De productiemanager en teamleiders zijn begeleid in de toepassing van coachend leiderschap. Dit is een gerichte manier van leidinggeven op basis van doelen en samenwerking met collega's. De meetings werden anders ingericht en de besluitvorming werd verbeterd. Ook de opvolging van de genomen besluiten werd consequent getoetst en de effecten werden gemeten. Tevens werd de informatie van de verschillende afdelingen gekalibreerd en eenduidige managementinformatie werd ontwikkeld.
Processen verbeteren en teamleiders coachen in de manier van leidinggeven
De teamleiders gingen aan de slag met de verantwoordelijkheden, die horen bij hun functie. In eerste instantie werd de functieomschrijving onderhanden genomen en aangepast. Vervolgens vonden gesprekken plaats hoe teamleiders invulling aan hun functie konden geven. Dagstart meetings werden ingericht om een helder communicatiemoment te realiseren met de voormannen en overige medewerkers. Obstakels in ploegshifts werden besproken, zodat de overdracht tussen ploegen soepel kon verlopen. Teamleiders kregen hierdoor meer tijd voor de organisatie, die nodig is rond het proces en zelf minder gingen meewerken in de productie. De voormannen kregen begeleiding in het aansturen van hun productieteams. Veel aandacht werd besteed aan de uitvoering van oorzaakanalyses en het nemen van preventieve maatregelen. In workshops werden de productieprocessen volledig doorgelicht en gestandaardiseerd. Hierdoor ontstond draagvlak om een gestandaardiseerde werkwijze toe te passen. Met deze maatregelen werd de deur weer open gezet om Lean Manufacturing goed toe te passen.
Het resultaat van de verbeterprocessen en de aangepaste leiderschapsstijl
Het resultaat van bovenstaande acties was dat een betere afstemming ontstond tussen de planning en de productie. In goede samenwerking en met gerichte doelen ging het management van start. Daardoor gingen de productiecijfers omhoog en ook de samenwerking verbeterde. Door de meer gestructureerde overdracht van informatie in de dagstart meetings nam ook het vertrouwen toe. Het proces van continue verbetering was in gang gezet en Lean Manufacturing kon weer worden opgepakt.
Wilt u meer informatie over de incompany training leiderschap voor voormannen? Vul onderstaande formulier in en stel uw vragen. U kunt natuurlijk ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.
