CSRD verslaglegging volgt uit de management review
De verslaglegging volgens de CSRD richtlijnen overlapt grotendeels met verslagleggingen voor normen zoals voor ISO 27001, ISO 45001, ISO 26000, ISO 14001, ISO 9001 en de CO2 prestatieladder. Pas dus op voor bureaucratie en dubbel werk. De sustainability richtlijnen zijn niet veel anders dan de richtlijnen van deze normen, maar het verschil is dat de verslaglegging naar het hoogste niveau wordt getild, te weten het jaarverslag. Lees hier wat u moet doen.
Inhoud van de richtlijn CSRD over sustainability
De richtlijn CSRD geeft aanwijzingen over de manier waarop over sustainability (duurzaamheid) moet worden gerapporteerd. Het jaarverslag van een onderneming bevat de verantwoording over de manier waarop de organisatie sustainable functioneert. Het gaat dan om Environment, Social en Governance (ESG) onderwerpen. Met andere woorden, de invloed van een organisatie op het milieu, de gezondheid en de relatie tussen mensen en de wijze van besturen als onderdeel van de samenleving en het economisch verkeer.
Voor welke organisaties is CSRD verplicht?
Rapportage volgens de richtlijn CSRD is verplicht voor alle beursgenoteerde ondernemingen, plus voor organisaties met meer dan 250 medewerkers, of met meer dan 40 miljoen omzet, of met meer dan 20 miljoen op de balans. Daar blijft het natuurlijk niet bij. Ook het midden en groot bedrijf dat (net) niet aan deze criteria voldoet zal te maken krijgen met klanten (OEM's), die verplichtingen zullen opleggen aan de supply chain. Op deze manier zal een groot deel van het bedrijfsleven bewust gemaakt worden van sustainability criteria.
Maak de rapportage onderdeel van de management review
De richtlijn CSRD is interessant en kan goed worden gebruikt voor ondernemende voordelen. We weten bijvoorbeeld dat milieubelastende activiteiten niet efficiënt zijn. Ook slijtage of een zwakke gezondheid bij mensen leidt tot hoge ziektekosten en discontinuïteit in de processen. Ga je met CSRD aan de slag, dan is er maar één manier de juiste en die is met de ambitie om de organisatie te ontwikkelen tot een marktleider, die streeft naar operational excellence. Als de directie niet de ambitie heeft om te presteren, dan wordt CSRD een dure, bureaucratische exercitie, die zich jaarlijks herhaalt en nergens toe leidt.
Management review en verslaglegging volgens CSRD
Door de Management Review richtlijnen volgens ISO 9001 uit te breiden met de onderwerpen die gelden voor Corporate Sustainability Report Directive (CSRD) ontstaat één consistente wijze van reviewing en verslaglegging. Het managementteam werkt zo aan één reguliere beleidscyclus, die maandelijks in kleine stapjes wordt uitgevoerd. Deze werkwijze voorkomt versnippering, inefficiëntie en bureaucratie. Met deze werkwijze kan bovendien het proces om de data te verzamelen worden gestandaardiseerd en dat is belangrijk. Data verzamelen voor de review kan veel tijd kosten en is moeilijk te automatiseren.
CSRD is geen boekhouding, maar het resultaat van ondernemen
Bij organisaties die ISO 9001 niet zien als onderdeel van de business case, verwordt de managementreview tot een moeizame en dure exercitie. Dat is met de CSRD rapportage net zo. De directie onderneemt volgens de regels van de circulaire economie.
1. Review met slim gekozen KPI's
De 3 ESF rapportageonderwerpen kunnen worden uitgewerkt in slim gekozen KPI's. Denk aan de CO2 uitstoot, de verblijftijd van medewerkers of voldoen aan wetgeving. Indien uw organisatie werkt volgens de richtlijnen van bijvoorbeeld ISO 14001, ISO 27001 en andere kwaliteitsnormen, dan kunt u hieruit alvast de eerste KPI's ontlenen. Zo wordt dubbel werk voorkomen. De CO2 uitstoot, die bijvoorbeeld als wordt gemeten voor de CO2-prestatieladder of voor ISO 14001, is voor de CSRD rapportage net zo relevant.
Advies: kies een aantal nuttige KPI's
2. Gebruik management dashboard
Met één druk op de knop een compleet dashboard genereren is helaas niet mogelijk. Een indicator voor ziekteverzuim en een maat voor de CO2 uitstoot staan niet in het zelfde systeem. Data is verspreid opgeslagen en niet in één keer oproepbaar. Wel is het mogelijk aparte slimme procedures te ontwikkelen, die gevalideerd zijn en jaarlijks consistent kunnen worden uitgevoerd. Meestal gaat dat net zo snel. Het voordeel is dan ook dat reproduceerbaarheid ontstaat en cijfers jaar op jaar met elkaar vergelijkbaar zijn. Als iedere manager zo een eigen set KPI's heeft, ontstaat er snel één overzicht als dashboard.
Advies: Houd de kosten voor automatisering laag
3. CSRD tot besluitvorming
Het creëren van een dashboard is geen doel op zich. Evenmin het met tevredenheid staren naar de cijfertjes of het maken van het jaarverslag. Het gaat om ondernemen. Het doel is klanten effectief te bedienen en efficiëntie te organiseren, waarbij iedereen voordeel heeft en er geen verliezers bestaan, zoals het milieu, de financiers of de medewerkers. CSRD dan wel de management review moeten worden gebruikt voor de besluitvorming van de directie en omzetting naar procesverbetering door het management.
Advies: Zet informatie om tot acties
4. Het management is verantwoordelijk voor de besluitvorming
Het is meestal praktisch en nuttig om de data voor de CSRD te laten verzamelen door bijvoorbeeld de HR-manager, Finance manager, Kwaliteitsmanager en/of Compliance manager. Deze functionarissen zijn in staat wetgeving te interpreteren en de juiste analyses te maken. De resultaten van deze analyses moeten echter terug naar de operationele lijnmanagers. De resultaten zijn het gevolg van het handelen van bijvoorbeeld de Productiemanager en Logistiek manager. Bij die managers ligt het eigenaarschap en dus ook de besluitvorming voor verbetering van de processen.
Advies: Definieer het eigenaarschap.
5. Verslaglegging voorbereiden met organisatieadviseur
De Financieel directeur neemt de leiding in dit proces. Zijn of haar afdeling verzorgt de verslaglegging in het jaarverslag. Accountants helpen daarbij en voeren de controle uit. In veel gevallen werken organisatieadviseurs dieper in de organisatie aan operationele processen of de implementatie van kwaliteitssystemen. Deze organisatieadviseurs kunnen de opdracht krijgen bepaalde analyses te maken of delen van de verslaglegging voor te bereiden. Dat is de functie van deze website pagina. Ga het wiel niet opnieuw uitvinden, maar vind een efficiënte manier om de verslaglegging te realiseren. We helpen met:
- Creëren van geautomatiseerde dashboards per deelgebied
- Werken met een standaard formats
- Toetsing indicatoren op basis van de strategie
- Reductie van bureaucratie en arbeidstijd
- Controle op eisen voor kwaliteits-, milieu- en informatiesystemen
- Uitvoering van interne audits voor toetsing van data en processen
Gebruik CSRD verslaglegging voor training van managers
De essentie van de functie van een manager is verantwoordelijkheid te nemen voor de output. Waarschijnlijk is de CO2 uitstoot voor een groot deel afkomstig van logistieke bewegingen en productieprocessen. Dat maakt de logistiek manager en productiemanager verantwoordelijk voor de reductie van de CO2 uitstoot. Vaak liggen verantwoordelijkheden te hoog in een organisatie. De manager die invloed heeft op het resultaat, dus ook de CO2 uitstoot in dit voorbeeld, is ook verantwoordelijk voor de verbetering. Dat is de essentie van manager zijn. Gebruik de verslaglegging dan ook als input voor procesverbetering door de managers.
Wilt u hulp of heeft u vragen over CSRD richtlijnen? Vul dan onderstaande formulier in en stel uw vragen. U kunt natuurlijk ook een email sturen naar info@patagonia-bv.com of bellen via 088 33 666 66.
