Management review uitvoeren en voldoen aan ISO 9001
De management review is voor ieder managementteam een onmisbare exercitie en voor ISO 9001 zelfs verplicht. Het begrip management review kleeft een beetje aan de norm ISO 9001, maar iedere organisatie heeft een management review nodig om doelen en prestaties met elkaar te vergelijken. Lees hieronder meer over de aanpak vanuit ISO 9001 en de overige mogelijkheden.
Inhoud management review volgens de norm ISO 9001
De management review wordt in de norm ISO 9001 specifiek omschreven. Er staat dat minimaal de volgende onderwerpen tijdens de review worden onderzocht:
- Klanttevredenheid en feedback stakeholders
- Kwaliteitsdoelstellingen
- Voldoen aan eisen van producten en diensten
- Afwijkingen en corrigerende maatregelen
- Resultaten van metingen
- Resultaten uit audits
- Prestaties van leveranciers
Management review in 5 stappen uitvoeren met het MT
- Per onderwerp worden de vooraf gestelde doelen vergeleken met de uitkomsten. Bijvoorbeeld: Leveranciers moeten op de afgesproken dag leveren. Hoe vaak is dat gelukt? Uw organisatie wil een 8 scoren voor klanttevredenheid. Blijkt uit de metingen dat dit is gehaald?
- Wat is de trend? Is die klanttevredenheid stijgende of dalende over het afgelopen jaar?
- Kan de trend worden verklaard en wat is de conclusie?
- Bepaal opnieuw de doelen.
- Bepaal de bijbehorende acties of beleidsaanpassingen om het systeem te verbeteren.
Maak de management review onderdeel van de beleidscyclus
De richtlijn voor de management review in ISO 9001 beperkt zich tot de onderwerpen, die rechtstreeks te maken hebben met procesbeheersing en de productkwaliteit. Er zijn natuurlijk nog talloze andere reviews te maken. Denk aan het financieel rendement, het ziekteverzuim of het effect van marketing activiteiten. We adviseren de richtlijn van ISO 9001 uit te breiden met de voor uw organisatie belangrijke review onderwerpen. Maak vervolgens een jaarschema met de onderwerpen per maand. Zo wordt de management review onderdeel van de normale beleidscyclus.
Management review en verslaglegging volgens CSRD
Door de Management Review richtlijnen volgens ISO 9001 uit te breiden met de onderwerpen die gelden voor Corporate Sustainability Report Directive (CSRD) ontstaat één consistente wijze van reviewing en verslaglegging. Het managementteam werkt zo aan één reguliere beleidscyclus, die maandelijks in kleine stapjes wordt uitgevoerd. Deze werkwijze voorkomt versnippering, inefficiëntie en bureaucratie. Met deze werkwijze kan bovendien het proces om de data te verzamelen worden gestandaardiseerd en dat is belangrijk. Data verzamelen voor de review kan veel tijd kosten en is moeilijk te automatiseren.
Implementatie Management Review
Pas op dat de management review geen haastige exercitie wordt in de laatste maand van het jaar. Reviewen is geen boekhouden, maar het hele jaar sturen op basis van resultaten. Hieronder staan de stappen.
1. Review met slim gekozen KPI's
De ISO 9001 management review is essentieel voor de besluitvorming van het MT. Het doel is tijdig, juist en volledig te worden geïnformeerd over de status van de organisatie met alle deelprocessen. Op basis van informatie kan het management beoordelen of de omzetting van de organisatiestrategie naar de praktijk en het nastreven van de bijbehorende doelen goed verloopt. De uitkomst van een management review is daarmee het inzicht of de organisatie op de juiste weg is, waarna besluitvorming volgt.
Advies: Kies een beperkt aantal nuttige KPI's
2. Gebruik management dashboard
Het is een droom dat met een druk op de knop een mooi dashboard met cijfers, wijzers en onderliggende verklaringen ontstaat. Data is echter verspreid opgeslagen in verschillende systemen. Denk aan auditinformatie, klachten en de uitkomsten van functioneringsgesprekken. Die verspreiding is niet erg. Het doel is analyses maken. Gebruik een eenvoudig dashboard per onderwerp. Verdeel de onderwerpen onder de management teamleden, maak analyses en verzamel de conclusies in één overzicht.
Advies: Houd de kosten voor automatisering laag
3. Review leidt tot besluitvorming
De balanced scorecard en Hoshin Kanri zijn handige technieken om te gebruiken, maar ook Excel of ERP applicaties kunnen worden ingezet om rapportages te maken. Let er wel op dat staren naar een dashboard nergens toe leidt. Kijken naar het dashboard van uw auto leidt tot ongelukken. Het gaat om het ophalen van informatie uit verschillende bronnen, analyses maken en dan bijsturen. Een management review is een evaluatie die leidt tot eventuele bijsturing van het beleid door het managementteam.
Advies: Zet informatie om tot acties
4. Directiebeoordeling met geschikte info
De uitkomsten van bijvoorbeeld de interne audits zijn als het goed is al eerder gerapporteerd aan het management. Namelijk direct na de uitvoering van de interne audits. Het is voor de directiebeoordeling ISO 9001 de vraag of het auditproces goed functioneert en waardevolle informatie oplevert. Vaak zijn de uitkomsten van audits onvoldoende of zijn de kosten van de uitvoering te hoog. De verkregen informatie is dan beperkt geschikt. Als informatie wel geschikt is, volgen de analyse en de besluitvorming snel.
Advies: Toets of informatie nuttig is.
5. Management review implementeren
Zoekt u hulp bij de uitvoering van de managementreview en de beleidsontwikkeling? We helpen u met:
- Creëren van geautomatiseerde dashboards
- Werken met een standaard format
- Toetsing indicatoren op basis van de strategie
- Reductie van bureaucratie en arbeidstijd
- Controle op voldoen aan de eisen van ISO 9001
- Consultancy in procesverbetering en change management
- Coaching in samenwerking als managementteam
Gebruik de management review voor de training van managers
De essentie van de functie van een manager is verantwoordelijkheid nemen voor de output. De salesmanager doet dat voor de gescoorde orders, de productiemanager voor de gemaakte producten en de logistiek manager voor de tijdige leveringen. Als voorbeelden. De managementreview is zowel de laatste als de eerste stap van de verbeterprocessen. Evalueer de output, maak analyses, onderzoek trends en start verbeter- of veranderprocessen. De management review is onderdeel van deze incompany training voor het MT en de start van nieuwe ontwikkelingen.
Wilt u eerst een dagdeel training over de uitvoering van een management review? Vul dan onderstaande formulier in en stel uw vragen. U kunt natuurlijk ook een email sturen naar info@patagonia-bv.com of bellen via 088 33 666 66.
