Management review uitvoeren en voldoen aan ISO 9001

De management review is voor ieder managementteam een onmisbare exercitie en niet alleen voor organisaties, die met ISO 9001 werken. Het begrip management review kleeft een beetje aan de norm ISO 9001, maar in werkelijkheid heeft iedere organisatie een management review nodig. Daarom is de review ook opgenomen in de norm als algemene richtlijn. Wilt u een format ontvangen om de management review ISO 9001 te maken en te voldoen aan de richtlijnen van het ISO 9001 management systeem of andere normen? Lees dan verder. Wilt u hulp bij de uitvoering van de ISO 9001 management review? Dat kan. We ondersteunen managementteams bij de uitvoering van de management review en bij het maken van procesanalyses. Lees hieronder meer over de mogelijkheden.  

Inhoud van de management review en praktische uitvoering

De management review is een evaluatie van de financiële, operationele, commerciële, sociale en ontwikkelingsvermogens van de organisatie. In de praktijk zien we dat de management review vooral bestaat uit een financiële evaluatie, terwijl de andere vermogens (onderwerpen) eigenlijk leidend zijn voor het succes en de strategie van een organisatie. Voorbeelden van te evalueren onderwerpen, in willekeurige volgorde:

• Financieel: Omzet, rendement, cash flow, solvabiliteit, liquiditeit
• Operationeel: Doorlooptijd, faalkosten, productkwaliteit, first time right, veiligheid, leverbetrouwbaarheid, voorraadhoogte
• Commercieel: Hitrate offertes, klantwaarde, effect campagnes, cross selling, kosten per order, netwerken
• Sociaal: Leiderschap, samenwerking, netwerken, kennisdeling, motivatie, Zero Defects mentaliteit
• Human resource: Werving personeel, opleidingsvermogen, arbeidsvoorwaarden, professionele ontwikkeling

De onderwerpen en KPI's, die tijdens een management review kunnen worden beoordeeld, worden per organisatie bepaald. Het is de kunst deze te beperken, zodat de essentie naar voren komt. Hier geldt less is more. Verdrinken in informatie is makkelijk gedaan, maar beschikken over te weinig informatie is ook snel gebeurd. Lees verder de aanwijzingen in dit artikel:

1. Visie op de ISO 9001 management review en effectieve besluitvorming
2. Management review presenteren in een management dashboard
3. Balanced scorecard, Hoshin Kanri en andere hulpmiddelen voor de management review
4. Directiebeoordeling ISO 9001 2015 in de praktijk uitvoeren
5. Uitvoering van de management review spreiden over het jaar

1. Visie op de ISO 9001 management review en effectieve besluitvorming

De ISO 9001 management review is essentieel voor de evaluatie en besluitvorming van de organisatie. De enigszins aparte vertaling van de management review is de directiebeoordeling, zoals de Nederlandse versie van de norm ISO 9001 het noemt: een evaluatie uitgevoerd door de directie (MT) van de organisatie. Het doel van de ISO 9001 management review is tijdig, juist en volledig te worden geïnformeerd over de status van de organisatie met alle deelprocessen. Op basis van deze informatie kan het management beoordelen of de omzetting van de organisatiestrategie naar de praktijk en het nastreven van de bijbehorende doelen goed verloopt. De uitkomst van een management review is daarmee het inzicht of de organisatie op de juiste weg is, waarna besluitvorming volgt. 

Advies van onze consultants: Ontwikkel een specifieke strategie met meetbare doelen, beleid en een beperkt aantal KPI's.

2. Management review presenteren in een management dashboard

Wat iedereen het liefst wil, is dat de management review met een druk op de knop leidt tot een mooi dashboard met cijfers, wijzers en onderliggende verklaringen. Helaas, die droom bestaat niet. Ondanks de veelheid aan applicaties dat hiertoe op de markt te verkrijgen is, is de informatie die nodig is voor de review praktisch nooit compleet en bijna niet te automatiseren. Het is tot op heden niet mogelijk om verschillende variabelen eenvoudig én geautomatiseerd in één dashboard te presenteren. Denk bijvoorbeeld aan de uitkomsten van functioneringsgespreken, de conclusies uit de interne audits, de financiële KPI's, de doorlooptijd en de marketingresultaten. De informatie van deze verschillende vakgebieden komt van diverse bronnen en komen niet vanzelf in één overzicht terecht. Deelautomatiseringen zijn natuurlijk wel mogelijk. De beste manier om een managementreview uit te voeren is het verzamelen van informatie door de verschillende managers, waarna de resultaten in één overzicht worden gepresenteerd, voorzien van onderbouwingen en conclusies. Dat is dan de input voor de management review. Automatiseer zoveel mogelijk, maar niet meer dan mogelijk. Zodra het ingewikkeld wordt, is de grens meestal bereikt.

Advies van onze consultants: Onderzoek de automatiseringsmogelijkheden, waarbij de kosten voor tools en applicaties laag blijven of nul zijn.

3. Balanced scorecard, Hoshin Kanri en andere hulpmiddelen voor de management review

Er zijn allerlei tools ontwikkeld om dashboards mee te creëren voor de management review. De balanced scorecard en Hoshin Kanri zijn bekende technieken, maar er zijn inmiddels veel meer technieken bekend. Ook kunt u in Excel of in een andere applicatie uw eigen dashboard ontwikkelen. Welke techniek u ook gebruikt, ontwerp het dashboard dat past bij uw organisatiestrategie. KPI's en doelen verschillen van organisatie tot organisatie. Inmiddels hebben we voor veel organisaties  al allerlei formats ontwikkeld en daar kunt u gebruik van maken. De standaard formats stellen we kosteloos ter beschikking. Let er echter wel op dat staren naar een dashboard niet de ultieme oplossing is. In tegendeel. Kijken naar het dashboard van uw auto tijdens het rijden leidt snel tot ongelukken. Een management review is veel meer dan naar cijfers op een dashboard kijken. Het is een evaluatie.

Advies van onze consultants: Ontwikkel een geschikt dashboard met de KPI's die voor uw organisatie relevant zijn.

4. Directiebeoordeling ISO 9001 2015 in de praktijk uitvoeren

De norm ISO 9001 beschrijft de minimale eisen voor een directiebeoordeling of management review. Logischerwijze hebben die eisen betrekking op het ISO 9001 management systeem van de organisatie, omdat dat de scope is van de methode ISO 9001. Voorbeelden van eisen uit de norm zijn de reflectie op de uitkomsten van de interne audits, de risicoanalyses en de klachten of afwijkingen. De uitkomsten van bijvoorbeeld de interne audits zijn als het goed is al eerder gerapporteerd aan het management. Namelijk direct na de uitvoering van de interne audits. Het is voor de directiebeoordeling ISO 9001 de vraag of het auditproces goed functioneert. Lees: Worden de audits zodanig uitgevoerd, dat interessante en relevante informatie wordt gegenereerd voor het management en de proceseigenaren? Ook is het de vraag of de kosten die er mee zijn gemoeid redelijk zijn ten opzichte van de resultaten? Zo niet, dan is verbetering van het auditproces nodig. We kiezen dit voorbeeld van de audits natuurlijk niet toevallig. Vaak zijn de uitkomsten van audits onvoldoende of zijn de kosten te hoog. De verkregen informatie is dan beperkt geschikt voor de directiebeoordeling en dat is juist niet de bedoeling. Is de informatie wel geschikt, dan kan de review vlot worden gemaakt, waarna besluitvorming door het MT volgt.

Advies van onze consultants: Bepaal of informatieprocessen de gewenste resultaten opleveren.

5. Uitvoering van de management review spreiden over het jaar

Het management dient in control te zijn om haar rol als leider te kunnen uitvoeren. Dat is één van de redenen waarom financiële rapportages maandelijks worden gemaakt. Voor operationele rapportages zou hetzelfde moeten gelden. Een voorbeeld is het meten van de klanttevredenheid. Als dat maar één keer per jaar wordt gedaan, is het management altijd te laat met bijsturen. Dit geldt ook voor veel andere operationele onderwerpen, zoals de doorlooptijd van de productie, de afhandeling van klachten of de ontwikkeling van kennis, om maar een paar voorbeelden te noemen. Zorg er voor dat dit soort onderwerpen gedurende het jaar regelmatig op de agenda staan van de management review. Dat maakt de opgave kleiner en de voordelen groter. Bel ons voor de voorbeelden.

Advies van onze consultants: Breek de management review op in kleine delen, die per maand worden geëvalueerd.

6. De uitvoering van de management review in de praktijk

De kerntaak van het management is besluitvorming. Besluitvorming over allerlei onderwerpen zoals procesbeheersing, procesverbeteringen, change management en de strategie. Zonder goede informatie is het niet mogelijk die kerntaak goed uit te voeren. Voor de uitvoering van de management review kunnen we het management als volgt helpen:

1. Creëren van geautomatiseerd dashboard met financiële en operationele indicatoren
2. Kwaliteit van niet geautomatiseerde indicatoren beoordelen, zoals auditing, klanttevredenheid en talentontwikkeling.
3. Onderbouwing van cijfers met conclusies en evaluatie: format management review
4. Toetsing indicatoren op basis van de strategie
5. Training management review met procesanalyse, besluitvorming en leiderschap
6. Training management in coachend leiderschap op basis van strategische waarden
7. Reductie van bureaucratie en arbeidstijd voor reviewing
8. Controle op voldoen aan de eisen van ISO 9001 managementsysteem en normen als ISO 27001 of ISO 45001
9. Consultancy in procesverbetering en change management
10. Coaching in samenwerking als managementteam

Wilt u het format van de management review ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in en stel uw vragen. U kunt natuurlijk ook een email sturen naar info@patagonia-bv.com of bellen via 088 33 666 66.