De HR Manager leidt organisatieontwikkelingen en leerprocessen

In dit artikel wordt de functie van de HR manager belicht vanuit het perspectief dat we organisatieontwikkeling noemen. Dit zijn ontwikkelingen zoals change management (adaptief vermogen), de lerende organisatie creëren, reorganisaties, teambuilding of procesbeheersing. De rol van de HR manager in de uitvoering van het managementsysteem en de verandering van de cultuur is essentieel. Lees verder en vraag daarna de functieomschrijving aan van de HR Manager.

Organisatieveranderingen leiden via cultuur- en structuurveranderingen

In organisaties, die worden gekenmerkt als 'technisch', denk aan de industrie, ICT of ziekenhuizen, is vaak dominant aandacht voor de structuur van de organisatie. Cultuurkenmerken worden soms wel benoemd, maar echt diep ingaan op gedrag, communicatie en leiderschap, gebeurt vaak te weinig. Het gevolg is dat organisatieontwikkelingen (zowel voor beheersing als voor change) via structuurveranderingen verlopen en die zijn niet altijd succesvol. Een verandering van organogram of stroomschema is zelden de oplossing voor procesverbeteringen, maar daar wordt wel snel naar gegrepen. De HR Manager moet de ruimte krijgen te adviseren over organisatieontwikkelingen, gedragsverandering en moet competentieontwikkeling ondersteunen en inrichten.

Human Resource Management of Personeelsmanagement gebruiken

Sommige organisaties volgen Amerikaans-Engelse managementterminologie en gebruiken daarom de Angelsaksische benaming Human Resource Management. Andere volgen de Nederlandse terminologie en gebruiken daarom de term Personeel & Organisatie, of Personeelsmanagement. Het laatste past meer bij de Rijnlandse/Europese managementmodellen, maar is ook eigenlijk niet juist. Het lijkt hiermee alsof de Personeelsmanager de medewerkers leidt en dat is natuurlijk niet zo. Het is net zo'n ongelukkige woordkeus als die van de kwaliteitsmanager, die ook niet verantwoordelijk is voor de kwaliteit van een product. Personeel & Organisatie lijkt nog een meest passend. We zullen voor het verloop van deze tekst over HR Management praten, simpelweg omdat deze term meer wordt gebruikt. Voel uzelf vrij om overal waar u HRM leest, P&O te denken.

HR Manager is directe adviseur van de directie en het management

De afdeling HRM is in het organogram altijd in een staffunctie te vinden. Meestal net onder de Directie aan de zijkant. Dit verbeeldt letterlijk dat de HR afdeling los staat van de rest van de organisatie en onafhankelijk hiervan haar rol uitoefent. Het is een afdeling, die zowel een adviesfunctie als een uitvoerende functie heeft. Dat maakt het wel eens complex. We gaan hieronder in op die adviesfunctie en uitvoerende functie. Er moet daarbij wel worden opgemerkt, dat het Profiel HR Manager niet beoogt een hele HR afdeling te omschrijven. Het doel is te laten zien welke rol de HR Manager heeft als lid van het Managementteam of als adviseur van de directie en wat de bijdrage is aan het managementsysteem (het besturingssysteem van de organisatie). We kijken daarmee door de bril van de continue ontwikkeling van processen en organisaties, waarin de operationele medewerkers en managers de essentiële factor zijn. We belichten de adviesfunctie en de uitvoerende functie.

1. Adviesfunctie van de HR Manager in de organisatie

De HR manager en medewerkers hebben om te beginnen de rol om directie, management en uitvoering over allerlei onderwerpen te adviseren. We noemen er een aantal in willekeurige volgorde, beseffende dat dit van organisatie tot organisatie kan verschillen. Het zijn voorbeelden.

Personeelsbeleid ontwikkelen en implementeren met het lijnmanagement

Als eerste dient natuurlijk te worden nagedacht over de wijze waarop de organisatie idealiter zou moeten functioneren. De richtlijnen hiervoor zitten opgesloten in de visie, de missie, de waarden en de bedrijfsdoelstellingen. Voor een ander deel liggen die richtlijnen ook buiten de organisatie, zoals in mogelijk te volgen cao’s, de wetgeving of brancherichtlijnen. Hieruit destilleert de HR Manager het personeelsbeleid. Wilt u hulp bij de ontwikkeling van personeelsbeleid? Stuur ons een mail.

Cultuur ontwikkelen met de focus op gedragsontwikkeling

Het begrip cultuur is vaak een beladen en enigszins vaag begrip. Een veelgehoorde uitspraak is: ‘Dat zit in onze cultuur.’ De praktijk is echter veel concreter. Als we de manier waarop alle individuele medewerkers zich gedragen bij elkaar optellen, vormt dat de cultuur. Omgekeerd: De cultuur kan worden geduid door het gedrag van ieder individu te analyseren. De HR Manager adviseert hierover aan de directie en de lijnmanagers. Zowel over de huidige gang van zaken, als de manier waarop de organisatie in de toekomst zou moeten functioneren, in lijn met de gekozen organisatiestrategie. Wilt u de cultuur van de organisatie analyseren? Analyseer dan gedrag van mensen en de functioneringsgesprekken. Laat ons u helpen met een analyse van de functioneringsgesprekken!

Communicatie verbeteren tussen mensen en afdelingen

Wat ook eigen is aan de afdeling HR is te analyseren in hoeverre de organisatie als team samenwerkt en op welke wijze die samenwerking wordt ondersteund door een goede communicatie. Dat is een breed onderwerp. Dat gaat van de wijze waarop managers, afdelingshoofden en medewerkers elkaar opzoeken, hoe ze zich gedragen in vergaderingen, of in de wandelgangen, of memo’s gelezen worden en begrepen worden, hoeveel gaat er mis, of juist goed door het gebruik van e-mail. Interessante vragen, waarop een antwoord moet worden gevonden. MBTI helpt hierbij als hulpmiddel.

Verzuimbeleid uitvoeren

Minder abstract is het arbeidsverzuim en andere vormen van arbeidsrechtelijke afwezigheid, zoals vakantieverlof. De HR manager zorgt voor een meetsysteem, richtlijnen en procedures. De metingen worden omgezet in managementinformatie en gepresenteerd aan het management. Daarbij hoort ook advies aan het management over de te nemen verbeteracties en de implementatie bij teamleiders in de uitvoering.

Arbeidsvoorwaarden opstellen en bewaken

Een complex onderwerp is de arbeidsrelatie. Van arbeidscontracten tot arbeidswetgeving en van arbeidsmarkten tot beloningssystemen. De HR Manager dient hierover beleid te ontwikkelen en ver vooruit te kijken alvorens de directie een goed advies te geven. Dat beleid is gebaseerd op de organisatiestrategie en bewegingen op de arbeidsmarkt. Ook hier wordt het advies gevolgd door duidelijke aanbevelingen aan de leidinggevenden in de organisatie. Het is ook essentieel dat operationeel leidinggevenden, zoals voormannen, minimale kennis hebben van arbeidsvoorwaarden en bedrijfsrichtlijnen, zodat ze weten wat de do's en don'ts zijn. Hun manier van leidinggeven is bepalend voor de arbeidsrelatie.

Tips voor de ondersteuning van de leidinggevenden in de organisatieontwikkeling

We kunnen u helpen beleid te ontwikkelen en uw collega leidinggevenden trainen in leiderschap, communicatie en arbeidsrecht met als doel de organisatieontwikkeling te ondersteunen. Afhankelijk van uw doel helpen we bij change management, beheersing, reorganisatie en andere organisatieontwikkelingen. Wij spreken de taal van techniek, begrijpen de operationele dynamiek op de werkvloer en zijn in staat transformatie te realiseren in houding en gedrag. We kunnen u helpen de beleidsprogramma’s van bijvoorbeeld logistiek- of productiemanagers en andere lijnmanagers te integreren met het HR beleid.

2. Uitvoeringsfunctie de HR Manager in de organisatie

Naast de analyserende en beleid ontwikkelende functie zal ook een aantal procedures praktisch moeten worden uitgevoerd. Overigens is het ook prima mogelijk dat een deel van deze werkzaamheden wordt uitgevoerd door de financiële afdeling of een secretariaat. Denk aan de loonadministratie of de verlofadministratie. We noemen er een aantal.

Functioneringsgesprekken opzetten en lijnmanagers trainen

De HR Afdeling zorgt voor een systeem van functioneringsgesprekken en trainen de lijnmanagers. Dat kunnen ook voortgangsgesprekken, beoordelingsgesprekken, POP-gesprekken of andere evaluatie vormen zijn. De HR Manager zorgt voor een procedure met bijbehorende documentatie. Het resultaat moet zijn dat mensen beter worden in de uitvoering van hun functie. Functioneringsgesprekken mogen geen ritueel worden, waaraan medewerkers plichtmatig meedoen. Het gaat om reflectie en zelfontplooiing. Wilt u dat we het lijnmanagement trainen in de uitvoering van functioneringsgesprekken?

Werving en selectie uitvoeren

Regelmatig zullen nieuwe medewerkers moeten worden aangetrokken. Op alle niveaus en voor alle functies. De arbeidsmarkt is dynamisch en opleiden is een permanent proces geworden. De HR Manager zorgt voor een goede, efficiënt werkende methode. Wilt u kennismaken met ons programma voor Permanente Educatie?

Verlof- en verzuimadministratie opzetten

Er zal een verlof- en een verzuimadministratie moeten worden bijgehouden. Hierbij is het belangrijk dat goede, eenduidige procedures operationeel worden gemaakt, zoals voor de wijze waarop medewerkers zich ziek melden, of hun vakantiedagen opnemen. Transparantie hierin is belangrijk en teamleider handhaven de regels. De afdeling HRM zorgt hiertoe voor werkbare procedures. De lijnmanagers passen deze procedures vervolgens toe en streven naar beheersing van het ziekteverzuim en de regeling van verlof zonder productieoponthoud.

Opleidingen organiseren

De organisatie van trainingen en opleidingen is meestal de verantwoordelijkheid van de HR Manager. Soms is daar ook een aparte medewerker beschikbaar voor of de verantwoordelijkheid ligt bij het lijnmanagement. Deze verantwoordelijkheid voor opleidingen is over het algemeen een onderschatte functie. Er wordt vaak te weinig gestuurd op de effectiviteit (output) van trainingen en opleidingen. Het is prima dat een medewerker twee dagen op cursus gaat voor € 900,=, maar zelden wordt achteraf getoetst of die cursus een goed effect heeft gehad en het geld waard was. Is de medewerker beter gaan presteren? Deze informatie moet van de lijnmanager komen, zodat het effect kan worden gemeten. 

Arbeidsvoorwaarden opstellen

Dit is eveneens een moeilijk onderwerp dat vaak onderbelicht wordt. Primaire arbeidsvoorwaarden, secundaire arbeidsvoorwaarden, arbeidsrecht, cao’s, ontslagprocedures. Het zijn moeilijke onderwerpen, maar uiterst belangrijk om ze goed te regelen. Gebeurt dat niet, dan gaat de wetgever voor de organisatie beslissen en dat kan nare gevolgen hebben. De HR Manager is dan ook vaak bijna arbeidsjurist om het werk goed te doen. Hulp nodig? Laat het ons weten.

Vertrouwensfunctie van HRM

Het komt wel eens voor dat ondanks alle structuren, procedures en samenwerkingen er toch dingen gebeuren, die in vertrouwelijkheid moeten kunnen worden besproken. Deze rol ligt ook bijna altijd bij de HR Manager.

De HR Manager leidt organisatieveranderingen en managementchanges

In technische organisaties waakt de HR Manager voor het gevaar dat veranderingen alleen op papier worden doorgevoerd. Dit is bureaucratie. Leidinggevenden, die samen met de kwaliteitsmanager enthousiast aan de slag gaan, benaderen een organisatie vaak technisch. Processen bestaan uit logisch opvolgende stapjes, die gemeten worden met KPI’s en audits. De andere kant van diezelfde processen is, dat er mensen werken met hun verantwoordelijkheden, kennis, eigenschappen en vaardigheden. De HR Manager observeert: Durven medewerkers initiatief te nemen en een voorstel te doen om een procedure te wijzigen? Zijn medewerkers gemotiveerd om mee te denken? Ontlopen medewerkers zoveel mogelijk hun verantwoordelijkheden, of durven ze risico te nemen? Zo zijn er nog veel vragen te stellen. De HR Manager analyseert de organisatie en geeft mede richting aan de wijze, waarop procesmanagement wordt toegepast en welke valkuilen de organisatie op haar weg van ontwikkeling tegen komt.

Is de organisatie gegroeid naar 30 of wel 50 medewerkers, dan is zeker een parttime HR Manager nodig. Bij 100 medewerkers fulltime. Dit zijn slechts richtlijnen. Veel is afhankelijk van de vorm en inhoud van de organisatie.

Vraag gratis de functieomschrijving van de HR Manager aan. Vul onderstaande formulier in en u ontvangt de omschrijving. U kunt ons ook altijd geheel vrijblijvend bellen via 088 33 666 66, of een e-mail met uw vragen sturen naar info@patagonia-bv.com.