Functieomschrijvingen opbouwen volgens de juiste methode

Een goede indeling van functies is essentieel voor de efficiëntie en effectiviteit van een organisatie efficiënt. Een goede inhoud van de functieomschrijvingen is vervolgens essentieel voor het op de juiste manier stimuleren en laten functioneren van medewerkers. Het gaat om het leerproces en het nemen van eigenaarschap. Er zijn dus twee aspecten van belang: de organisatiestructuur en de verantwoordelijkheidsstructuur. Lees verder over de functieomschrijvingen en vraag kosteloos voorbeelden aan.

Het doel van de functieomschrijving en toepassingen in de praktijk

Een functieomschrijving geeft de prestaties, de verantwoordelijkheden en de speelruimte van een functie weer binnen de context van het proces waarin wordt gewerkt. De opbouw van de functieomschrijving begint daarom met de verantwoordelijkheden. Niet met de taken. Op deze pagina wordt de structuur van functieomschrijvingen uiteengezet en daarna kunt u de voorbeeld functiebeschrijvingen opvragen.

Veel voorkomende valkuilen bij het opstellen van functieomschrijvingen

Een functieomschrijving (FO), functiebeschrijving (FB) of functietaakomschrijving (FTO) is niet hetzelfde als een takenlijst voor een medewerker. Die valkuil wordt vaak opgezocht. Dan worden functieomschrijvingen (lange) beschrijvingen van datgene wat de betreffende medewerker moet doen (taken). Deze manier van opstellen van een functieomschrijving is directief en instructief en komt vaak voor in taakgericht of actiegerichte organisatie. Het gevolg is tevens dat de omschrijvingen niet zuiver worden. Er ontstaan dan teksten als: De medewerker is verantwoordelijk voor de uitvoering van het werk. Hoewel deze zin grammaticaal juist is, is de betekenis vanuit een bedrijfskundig perspectief onzin. Een medewerker is niet verantwoordelijk voor de uitvoering (input), maar voor het resultaat (output), waarvoor een goede uitvoering natuurlijk wel een voorwaarde is. Het doel is de context en de verantwoordelijkheden te beschrijven. 

Bouw functieomschrijvingen op in 3 stappen

Leidend voor een functiebeschrijving is de inhoud van het proces waar de functiebeschrijving bij hoort. Allereerst moet daarom de procesbeschrijving gereed zijn. Daarna volgen de functieomschrijvingen. Een voorbeeld: Stel dat we de functieomschrijving van een keeper van een voetbalelftal zouden moeten maken, dan is het eerst nodig het voetbalspel te omschrijven. Als we voetballen als proces zien, het proces kennen en de doelstellingen van het proces weten, dan volgt daarna de functieomschrijving van de keeper. Dit geldt ook voor uw organisatie. Definieer is de processen voor sales, engineering, werkvoorbereiding en alle andere processen. De functieomschrijving wordt vervolgens in 3 stappen opgebouwd.

1. Beschrijf als eerste de verantwoordelijkheden van de functionaris

Het begin van de functieomschrijvingen bestaat niet uit de beschrijving van allerlei taken, maar uit de verantwoordelijkheden. In het voorbeeld van de functie keeper staat niet als eerste beschreven:

• Aanwezig zijn op de training
• Trainingen goed uitvoeren
• Gezond eten
• De bal uitschieten
• Overzicht bewaren
• Vergaderingen bijwonen

Dit zijn namelijk taken en taken zijn onderdeel van het vakmanschap. De functieomschrijvingen beginnen met de weergave van de verantwoordelijkheden en de prestaties, die moeten worden geleverd in de functie van keeper, binnen het proces voetballen. Die zijn vaak eenvoudig, zoals:

• Doelpunten voorkomen
• De aanval als eerst inzetten

In het proces voetbal, is het de verantwoordelijkheid van de keeper de bal tegen te houden. Het resultaat (output) is daarvan dat het team nul doelpunten tegen krijgt. Hoe de keeper dat gaat doen, is onderdeel van het vakmanschap en de input. Deze hoe-vraag hoeft niet in detail te worden beschreven. Deze hoe kan bovendien per wedstrijd veranderen, net zoals in uw organisatie de opdracht per klant kan verschillen. Een lasser legt een las conform de specificaties van de klant. De output is het resultaat en die wordt bepaald door de klant. Het is belangrijk dat de leidinggevende (coach) en de operationele medewerker begrijpen wat de output moet zijn. Voor die output is de medewerker verantwoordelijk en dat staat bovenaan in de functieomschrijving. 

2. Beschrijf als tweede de bevoegdheden van de functionaris

De bevoegdheden moeten passen bij de verantwoordelijkheden, zodat de keeper ruimte krijgt om zijn werk te doen, zodanig dat de prestaties worden gerealiseerd? Die bevoegdheden zouden bijvoorbeeld kunnen zijn:

• Ingrijpen als de verdediging niet goed staat
• Ruimte nemen binnen de voetbalspelregels
• Attenderen op een overtreding
• De opstelling bepalen bij een vrije bal tegen

Binnen die bevoegdheden mag en moet de keeper zijn vak uitoefenen om aan de resultaatverplichting - het voorkomen van tegendoelpunten - te voldoen. Als het zijn verantwoordelijkheid is tegendoelpunten te voorkomen, moet hij wel de opstelling mogen bepalen bij een vrije bal tegen of een corner. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn direct aan elkaar gekoppeld. Zo moet een lasser de bevoegdheid hebben een andere lastechniek toe te passen als de klanteisen daarom vragen. 

3. Beschrijf als derde de taken van de functionaris

Afhankelijk van de spelsituatie kan de keeper zelf professioneel en gericht handelen om het tegendoelpunt te voorkomen. De structuur wordt gegeven door de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden en het proces voetballen. Deze structuur leidt tot zelfstandige medewerkers, die hun vakmanschap inzetten om de resultaten te bereiken, in plaats van taakgerichte medewerkers, die doen wat wordt voorgeschreven. Als de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden zijn omschreven, als onderdeel van het proces, dan is de rest feitelijk vakmanschap. Opschrijven dat de accountmanager een klant mag bellen, is net zo onzinnig als de taak dat een accountmanager een klant mag bellen en vergaderingen moet bijwonen.

Flexibele en efficiëntie organisaties ontwikkelen via functieomschrijvingen

Leidinggevenden dienen vooral tijd en aandacht te schenken aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden en minder aan de taken. Proces gestuurde organisaties ontwerpen functieomschrijvingen, zoals hiervoor in 3 stappen is beschreven. Hierdoor ontstaan eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij de operationele professionals. Bij hiërarchisch gestuurde organisaties draait de volgorde precies om. Die beginnen bij de taken en vaak ook zelfs bij de hiërarchie, die in de functieomschrijvingen wordt weergegeven. Dit zijn altijd duurdere organisaties, omdat de procesflow niet onafhankelijk van de leiding functioneert en veel communicatie nodig is. Medewerkers zijn volgzaam en instructie gestuurd in plaats van resultaatgericht en klant gestuurd.

Voorbeelden van functieomschrijvingen voor uw organisatie beschikbaar

De functieomschrijvingen of FO’s, die we voor u hebben klaarliggen, zijn opgesteld, zoals hierboven uiteengezet. Deze passen bij klantgerichte, proces gestuurde organisaties, waar medewerkers eigenaarschap tonen. Wilt u uw organisatie transformeren naar zo'n meer efficiënte en klantgerichte organisatie? Dan kunt u onze consultants om hulp vragen. Wilt u een voorbeeld van een functieomschrijving te ontvangen? Dan kunt u die op deze pagina aanvragen. We hebben allerlei voorbeelden van functieomschrijvingen, die u kosteloos kunt opvragen via onderstaande formulier. 

Hulp bij de ontwikkeling van functieomschrijvingen en coaching van leidinggevenden

Vul onderstaande formulier in en ontvang de functieomschrijving. Met deze voorbeelden kunt u in ieder geval aan de slag en wellicht uw voordeel doen bij de organisatieontwikkeling en standaardisatie van processen. Heeft u hulp nodig van een van onze adviseurs om leidinggevenden te coachen? Laat het ons weten. Met korte snelle videomeetings kunnen we u snel goed op weg helpen.

Vul onderstaande formulier in en geef aan welke omschrijving u wilt ontvangen. U kunt ook vrijblijvend bellen via 088 33 666 66, of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.