Lerende organisatie ontwikkelen via teams en Kaizen Management

De organisatie die we in deze case beschrijven is een hightech productieorganisatie in de supply chain van Original Equipment Manufacturers (OEM). Deze case is een mooi voorbeeld voor eigenlijk alle organisaties, maar zeker die, waarbij complexe producten worden geproduceerd. De moeilijkheid van complexe producten is, dat het lastig is om afwijkingen tijdig te detecteren. Het is makkelijker afwijkingen over het hoofd te zien, dan ze tijdig waar te nemen, zodat processen kunnen worden verbeterd. Daarom is een cultuur nodig waar leren van processen en producten de standaard is. Dit vatten we samen onder de noemer Kaizen Management.

Ontwikkel de lerende organisatie in stappen met Kaizen Management

In deze case laten we zien hoe we in samenwerking met de klant een lerende organisatie hebben ontwikkeld via Kaizen Management. Deze case was een traject met een doorlooptijd van 7 jaar. Het eindresultaat bestond uit een foutloos leveren van producten aan klanten, die hoge eisen stellen, omdat hun productieproces niet mag worden onderbroken. De leveringen van deze organisatie waren foutloos en op tijd. Bovendien waren de kosten extreem laag en het rendement hoog. We kunnen hier de cijfers niet presenteren in verband met geheimhouding, maar we kunnen wel vertellen dat de financiële resultaten zo goed waren, doordat verspillingen continu werden geëlimineerd. De efficiëntie was daardoor hoog, evenals de kwaliteit van de producten. Deze topprestatie is natuurlijk te danken aan de directie en het management, die lef hebben getoond en volharding in de te bereiken ambities.

Ontwikkel de lerende organisatie met Kaizen Management in de volgende stappen

1. Ontwikkel een specifieke missie en visie met doelstellingen

De eerste stap bestaat uit het formuleren van de missie en visie van de organisatie. Dit is een scherpe en praktische definitie van de ambitie van de organisatie. Bij deze organisatie hebben we de directie hierin begeleid door vragen te stellen en analyses te maken van de organisatie, de markt, de klanten en de concurrentie. De directie kwam steeds verder tot inzicht tot op enige moment exact bekend was wat de betekenis van deze organisatie is voor de klanten en de positie in de markt. Op basis van de missie en visie is vervolgens het business plan uitgewerkt, waarmee richting gegeven kon worden aan de organisatie. Iedere medewerker begreep de doelstellingen, de ambitie en vooral de eigen bijdrage in de realisatie van de ambities.

2. Ontwikkel de kernwaarden van de organisatie en maak die leidend en praktisch

Nadat de missie en visie bekend waren, is ook gedefinieerd welke normen en waarden leidend moesten zijn in de manier van werken met elkaar. Deze kermwaarden zijn belangrijke om de cultuur vorm te geven en continu leren mogelijk te maken. Een van die kernwaarden was respect. De direct en het management grepen direct in als ergens mensen niet respectvol met elkaar omgingen. Of dat nu via mail gebeurde of in vergaderingen, er werd afgedwongen dat respectvol met elkaar omgaan de standaard omgangsvorm was. Het gevolg hiervan was, dat er ruimte ontstond om fouten te zien, fouten toe te geven en fouten te benoemen, zonder dat iemand schuld kreeg of werd nagewezen. Niemand is perfect, maar het team werkt continu samen aan procesverbeteringen. De andere kernwaarden hadden andere functies om de lerende organisatie te ondersteunen. Het vasthouden aan de gedefinieerde kernwaarden werd 7 jaar lang doorgevoerd. Het gevolg was dat de leiding de cultuur ontwikkelde, die gewenst was. Dit onderwerp werd in de leiderschapstrainingen behandeld.

3. Ontwikkel het management team en het middenkader in leiderschap en samenwerking

Op basis van de missie, visie en kernwaarden werden de teams samengesteld en ontwikkeld. Dit is uiteraard geen eenmalige actie, maar een continu proces dat gedurende 7 jaar werd geborgd en verbeterd. Iedere leider kreeg training in leiderschap, MBTI (communicatie), plannen maken, handhaving van procedures en continue verbetering van processen. We trainden de leiders continu met een frequentie van 1 keer per maand. Afgezien van de vakantiemaanden, waren dit 9 trainingen van 3 uur per maand. Tijdens deze trainingen namen de deelnemers cases mee (praktijk situaties), die werden besproken en getraind, zodat in de volgende situatie beter kon worden gehandeld. 

4. Ontwikkel het kwaliteitsmanagementsysteem met QLTC monitoring

Als het management en de medewerkers open staan voor informatie en feedback, dan komt een kwaliteitsmanagementsysteem goed tot zijn recht. Eerst werd voldaan aan de basisrichtlijnen van ISO 9001, maar daar stopte het niet. Klanten stelden veel meer eisen op het gebied QLTC. Het managementsysteem werd doorontwikkeld tot een praktisch en geavanceerd systeem van meten en verbeteren. Kaizen management werd in de volle omvang doorgevoerd en uitgevoerd met technieken zoals Lean en 5S. Medewerkers waren zeer gemotiveerd om afwijkingen te melden, te registreren en deze met elkaar op te lossen. De PDCA cirkel draaide in hoog tempo rond, zodat fouten zich niet herhaalden en processen telkens beter en efficiënter functioneerden. De audits dit klanten uitvoerden op basis van QLTC hielpen daar ook bij. Van alle audits, ook de interne audits, werd maximaal geleerd. Wij voerden deze audit uit en hielpen de verbeterteams en het management.

5. Zorg continu voor reflectie en leermomenten voor alle medewerkers

Als processen waren verbeterd, werd gereflecteerd op het verbeterproces en de resultaten. Het werd de leiders snel duidelijk dat leren en verbeteren veel efficiënter is dan hard werken, overwerken en fouten herstellen. Er ontstond een verschuiving van correctief werken naar preventief werken. Beter een of twee uur analyseren en verbeteren dan snel iets corrigeren, nog een keer corrigeren en dan overwerken. De efficiëntie verbeterde snel, waardoor tijd vrij kwam om nog meer te meten, te analyseren en te leren. Er ontstond een positieve spiraal met een versnelling naar efficiëntie en kwaliteit tegelijkertijd. In deze case kan mooi worden gezien dat kwaliteit en efficiëntie geen aparte onderwerpen zijn, maar twee kanten van dezelfde medaille. Kwaliteitsmanagement is niets anders dan efficiëntie realiseren.

Continu en systematisch werken aan leren en verbeteren

Voorgaande methoden en technieken werden onophoudelijk uitgevoerd. Crisis of geen crisis, meevallers of tegenvallers, er was over de jaren nooit een moment om even alleen maar te werken aan de verwerking van orders en trainingen over te slaan. Ook als het druk was, werd altijd vastgehouden aan de kernwaarden, de procedures voor 5S en het doorleven van leermomenten. Alleen zo worden operationele processen verbeterd en ontdaan van (irritante) verspillingen, die geweldig veel tijd en geld kosten. Het resultaat was een positie in de markt op nummer 1. Klanten waren zeer tevreden en konden vertrouwen op de geleverde producten. Hierdoor ontstaat loyaliteit. Deze case hebben we met zeer veel plezier uitgevoerd. Een lerende organisatie ontstaat natuurlijk niet zomaar overnacht. Dat maakt deze case wel duidelijk. Met een goede richting, een plan en de juiste teams kan veel worden bereikt. Met dank aan alle medewerkers van deze organisatie.

Wilt u meer weten over de lerende organisatie en Kaizen Management? Of wilt u in overleg over voorbeelden en plannen van aanpak? Vul onderstaande formulier in en stel uw vragen. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com

consultancy data analyse advies

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Lerende organisatie continue verbetering verbeterteam six sigma

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

Artikelen

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

TQM

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Lerende organisatie ontwikkelen

  • Missie en visie ontwikkelen
  • Waarden ontwikkelen
  • Business plan maken
  • Team ontwikkelen
  • Leiderschap ontwikkelen
  • Managementsysteem implementeren
  • Informatie genereren
  • Reflectie en verbeterteams
  • Consistentie en volharding
  • Hoge efficiëntie
  • Hoog rendement
  • Continue verbetering
  • Lerende organisatie