Het beoordelingsgesprek is de start van het ontwikkelingsproces

Beoordelingsgesprekken leiden bij een goede uitvoering tot reflectie, duidelijkheid en nieuwe doelen worden gesteld. Goede medewerkers worden gemotiveerd, van anderen wordt soms een dossier opgebouwd. Beide processen zijn even belangrijk en cruciaal in het voortbestaan van de organisatie en in de persoonlijke ontwikkeling van mensen. Het lerend vermogen van de medewerkers staat centraal, zodat de organisatie als geheel blijft leren en aanpassen. Lees verder en pas de beoordelingsgesprekken correct toe.

Onze consultants helpen met de juiste uitvoering van beoordelingsgesprekken

Voordat we ingaan op de inhoud en de uitvoering van beoordelingsgesprekken vertellen we u graag op welke manier onze consultants uw organisatie kunnen helpen. Tijdens de nulmeting worden de beoordelingsgesprekken onderzocht. De documentatie wordt gelezen en getoetst aan de normen. Daarna volgen training, observatietechnieken en gesprekstechnieken voor het management. Tot slot wordt geleerd de beoordeling correct uit te werken. Het resultaat is dat de medewerkers weten waar ze aan toe zijn, gemotiveerd zijn en een plan hebben om mee te werken. 

Het beoordelingsgesprek is gebaseerd op een referentiekader

Het beoordelingsgesprek gaat niet in eerste instantie om salaris en arbeidsvoorwaarden. Het gaat er om de gerealiseerde vooruitgang van de medewerker te evalueren en te vergelijken met de vereiste standaarden. De eerste voorwaarde voor een goed beoordelingsgesprek is dat zowel de medewerker als de leidinggevende beschikken over een accuraat referentiekader. Dat referentiekader bevat duidelijke definities voor kennis, vaardigheden en competenties. Dit referentiekader wordt het hele jaar gebruikt door de leidinggevende tijdens de functioneringsgesprekken. Vraag onze adviseurs naar zo'n referentiekader. We hebben voorbeelden voor u.

Observaties gebruiken in het beoordelingsgesprek

De inhoud van het beoordelingsgesprek gaat over het functioneren van een medewerker over het afgelopen jaar. Samen kijken leidinggevende en medewerker naar onderwerpen zoals de productiviteit, de kwaliteit, de bereikte resultaten en de persoonlijke ontwikkeling, die horen bij de functie en de vooraf gestelde doelen. Daarbij worden de observaties van het afgelopen jaar gebruikt. Leiders zijn minimaal 20% van hun tijd op de werkvloer om te observeren. De observaties worden maandelijks gedeeld tijdens de functioneringsgesprekken. Tijdens het beoordelingsgesprek worden ze geëvalueerd en gewaardeerd. Beoordelingsgesprekken worden ongemakkelijke sessies als de leidinggevende heeft verzuimd observaties te doen en deze te delen tijdens de functioneringsgesprekken. De agenda van de leidinggevende moet worden ingericht om goede beoordelingsgesprekken te kunnen voeren. Het is onderdeel van leiderschap, zoals dat bij een managersfunctie hoort en onderdeel van de  standaard organisatieprocedures.

Doelstellingen zijn leidend in een beoordelingsgesprek

Voor een beoordelingsgesprek zijn doelstellingen nodig. Deze worden aan het begin van het jaar vastgesteld. Deze doelstellingen moeten SMART worden omschreven om later discussies te voorkomen. Dit onderdeel is moeilijk, zo blijkt in de praktijk. Kennis, vaardigheden, competenties en operationele doelen kunnen SMART worden omschreven, maar dat vereist enige oefening. Tijdens onze trainingen worden deze oefeningen uitgevoerd. Nadat de doelen zijn vastgesteld, zijn ze een jaar lang onderdeel van het eerder beschreven referentiekader. De observaties, die gedurende het jaar worden gedaan en besproken, worden besproken binnen de context van de gestelde doelen. Maak de oefening praktisch door met onze consultants samen te werken in het programma coaching on the job.

Beoordelingsgesprekken voeren is een continu proces

Het beoordelingsgesprek is niet één moment. In werkelijkheid is het beoordelingsgesprek een proces. De vastgestelde waardering aan het einde van het jaar mag geen verrassing zijn voor de medewerker (en eerlijk gezegd ook niet voor de leidinggevende). Al zeker twee of drie keer eerder in het jaar zijn tussenmetingen gedaan, zodat de medewerkers bekend zijn met de status en de voortgang. Sowieso geldt ook een maandelijks gesprek om de voortgang te evalueren en te investeren in medewerkers. Zo worden beoordelingsgesprekken het resultaat van een proces, dat al bij de start van het nieuwe jaar begint. Dat betekent dat de leidinggevenden hun functies op een specifieke manier moeten inrichten: volgens coachend leiderschap en dat ze veel op de werkvloer zijn om gedrag te observeren. Deze leiderschapsstijl gaat niet over de uitvoering van orders en het geven van instructies, maar over de begeleiding van medewerkers in hun leerproces.

Hulp bij de uitvoering van beoordelingsgesprekken door leidinggevenden

We helpen uw organisatie met inrichtingsvraagstukken, documentatie en training van leidinggevenden. Denk hierbij aan:

• Opstelling van functieomschrijvingen; we hebben standaarden voor u
• Opstelling van formulieren voor functionerings- en beoordelingsgesprekken; we hebben standaarden voor u
• De ontwikkeling van een meetsysteem; een beoordelingssysteem hebben we voor u
• Het opstellen waarderingsmatrix (kader); we hebben voorbeelden voor u
• Het trainen van leidinggevenden in het voeren van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken
• De objectivering van de structuur en de beoordelingssystemen
• Analyse van de resultaten
• Integratie in het kwaliteitsmanagementsysteem
• Implementatie op de werkvloer
• Coachend leiderschap voor managers en directie
• Toepassing MBTI voor persoonlijke ontwikkeling

Onze adviseurs helpen uw managers en teamleiders de verschillende technieken toepassen in de praktijk. De uitwerking is buitengewoon krachtig. Uw organisatie zal verbeteren, groeien en het ontwikkelingsproces zal effectief worden, zonder kosten te maken. 

Wilt u de Nulmeting Beoordelingsgesprek doen? Vul dan onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.