Het functioneringsgesprek centraal in het leerproces

Het functioneringsgesprek is een krachtig instrument als onderdeel van het managementsysteem. Deze gesprekken worden ook voortgangsgesprekken of evaluatiegesprekken genoemd. Ongeacht de naam van de gesprekken, de inhoud is vergelijkbaar. Het zijn één op één gesprekken tussen een medewerker en zijn of haar leidinggevende of manager. Het is een moment van reflectie, evaluatie en vooruitkijken naar nieuwe doelen. Er zijn echter ook moeilijker situaties. We leiden u langs de inhoud, de uitvoering en de implementatie. Vraag onze adviseurs om meer informatie en lees meer.

De opzet en de inhoud van het functioneringsgesprek

In een functioneringsgesprek staan leren en ontwikkelen van de medewerker centraal. De leidinggevende is de coach, de medewerker de coachee. De coach bepaalt en bewaakt de kaders die gelden voor de functie en het proces. Binnen die kaders krijgt de medewerker de ruimte zich te ontwikkelen. De medewerker krijgt de ruimte om te reflecteren op de manier van werken, de inhoud, zijn of haar gedrag en de competenties, waarna nieuwe leerdoelen worden gesteld. Het is hierbij belangrijk dat het initiatief en eigenaarschap voor het ontwikkelproces bij de medewerker ligt. We leggen uit hoe het functioneringsgesprek in uw organisatie als proces kan worden geïmplementeerd of verbeterd.

Consultants begeleiden managers in de uitvoering van functioneringsgesprekken

Voordat we laten zien hoe de implementatie van de functioneringsgesprekken wordt uitgevoerd, eerst even over de rol van onze consultants en de manier waarop zij uw organisatie verder helpen. Eerst wordt met het managementteam een structuur  voor functioneringsgesprekken ontwikkeld. De procedures en documentatie moeten ontworpen worden. Hiervan hebben we allerlei voorbeelden voor u. Daarna volgt de begeleiding van de managers en teamleiders of afdelingshoofden. Het voeren van een functioneringsgesprek vraag een specifieke aanpak en volgorde. Deze aanpak trainen we uw collega's, zodat ze vaardig worden en het functioneringsgesprek een waardevol instrument wordt voor uw organisatie en de medewerkers. 

Functioneringsgesprekken voeren met medewerkers leiden tot lerende organisatie:

  1. Tijdens het functioneringsgesprek het niveau van presteren vaststellen
  2. Medewerker ruimte geven om te reflecteren tijdens het functioneringsgesprek
  3. Kleine stapjes voor de ontwikkeling kiezen en doelen stellen tijdens het functioneringsgesprek
  4. Leg de afspraken vast op het formulier voor het functioneringsgesprek
  5. De procedure voor een effectief functioneringsgesprek

1. Tijdens het functioneringsgesprek het niveau van presteren vaststellen

Medewerkers voeren iedere dag werkzaamheden uit en het gaat er om te leren of die werkzaamheden matig, goed of zeer goed worden uitgevoerd. Neem als voorbeeld het schrijven van een offerte. Een commerciële binnendienst medewerker kan de offerte op een slordige en mogelijk ongeïnteresseerde wijze doen, met als resultaat dat er fouten in de offerte kunnen zitten of dat de klant niet wordt geënthousiasmeerd. Het is ook mogelijk dat een medewerker dezelfde offerte voor dezelfde klant met overtuigingskracht, scherpe zinnen en leuke voorbeelden schrijft. Een heel verschil natuurlijk, waarbij geldt dat tussen deze uitersten een groot grijs gebied bestaat. Eerst wordt met elkaar vastgesteld wat het niveau van presteren is. Dat niveau wordt bepaald aan de hand van een referentiekader. Het formulier voor het functioneringsgesprek bevat dit referentie kader. In de weken voorafgaand aan het gesprek heeft de leidinggevenden regelmatig benoemd of de manier van werken voldoet aan de gestelde eisen, zoals omschreven in het referentiekader, of niet. Het niveau van presteren wordt vastgesteld.

2. Medewerker ruimte geven om te reflecteren tijdens het functioneringsgesprek

Nadat het prestatieniveau van de medewerker is vastgesteld en de medewerker zelf ook inziet wat dat prestatieniveau is, volgt de stap van reflectie. Het is een valkuil om direct over te gaan tot het benoemen van verbetermaatregelen. Eerst is er tijd nodig voor de medewerker om te reflecteren om het eigen functioneren. Zowel als dat heel goed is, als wanneer dat gemiddeld is of onder het gewenste prestatieniveau. Deze stap is belangrijk om de medewerker te leren nadenken over zijn of haar eigen functioneren. Verdieping is nodig en het ontwikkelen van inzicht. Dit is de essentie van het leerproces. Zonder deze stap zal de medewerker doorgaan in automatismen. We trainen managers in het stellen van vragen en het luisteren naar antwoorden in plaats van de eigen mening te delen. Het is de kunst dat de medewerker zelf inzicht ontwikkeld in het eigen functioneren met behulp van de vragen die de manager stelt.

3. Kleine stapjes voor de ontwikkeling kiezen en doelen stellen tijdens het functioneringsgesprek

Nadat de analyse is gemaakt, kan de medewerker bedenken welke verbeterstap nodig, zinvol en belangrijk is. De leidinggevende helpt hierbij. Kies onderwerpen die op relatief korte termijn zijn te realiseren. Het is belangrijk veel kleine stapjes voorwaarts te realiseren. Stel daarbij ook praktische, meetbare doelen, zodat tijdens het volgende gesprek beoordeeld kan worden of de doelen zijn gehaald. Deze fase van het functioneringsgesprek wordt door managers vaak moeilijk gevonden. Via trainingen en coaching helpen we managers deze fase goed af te ronden. 

4. Leg de afspraken vast op het formulier voor het functioneringsgesprek

Zowel de gekozen doelen als de oefeningen om die doelen te halen worden vastgelegd. Eenvoudig, meetbaar en in begrijpelijke taal. Vervolgens is het de vraag of de leidinggevende een rol speelt in de realisatie van die doelen? Moet de leidinggevenden iets voorbereiden, de HRM manager informeren, een boek kopen of het rooster aanpassen? Het zijn maar eenvoudige voorbeelden, maar het is zeer belangrijk, dat de medewerker aan de slag kan met zijn of haar leerproces en niet wordt gehinderd door organisatorische blokkades. Het is aan de leidinggevenden om te voorkomen, dat de medewerker tijdens het volgende functioneringsgesprek rapporteert dat de oefeningen niet zijn gelukt, omdat iets in de organisatie dat verhinderde. Dat mag nooit gebeuren.

5. De procedure voor een effectief functioneringsgesprek

We adviseren het functioneringsgesprek zo vaak mogelijk te voeren. Bij voorkeur zelfs eens per maand, als dat mogelijk is. Eens per twee maanden of per kwartaal is ook al goed. Alles is beter dan de gebruikelijke één keer per jaar. Veel lezers zullen zo’n frequentie al snel als overdreven betitelen. Dat is onverstandig, omdat het voorbeeld dat boven is genoemd, het schrijven van een offerte, een handeling is, die iedere dag meerdere keren wordt doorlopen. Als zo’n procedure iedere dag wordt uitgevoerd, wat heeft een gesprek van één keer per jaar dan voor zin? Dat geldt voor alle dagelijkse routines, die medewerkers op jaarbasis duizenden keren uitvoeren. Waarom willen we wel dagelijks of maandelijks naar financiële cijfers kijken, maar niet naar de wijze waarop een medewerker zijn of haar werk doet (met doelen en meetpunten natuurlijk)? De frequentie is een keuze, die gebaseerd is op de vraag hoe snel en goed de professionele ontwikkeling en gedragsontwikkeling moeten verlopen. Dan is één keer per twee maanden wel een minimum. Eén keer per maand is overigens helemaal niet zo inspannend. Bij een span of control van 10 medewerkers, hoeft een manager nog altijd slechts 10 gesprekken per maand te voeren. Dat komt overeen met ongeveer drie netto arbeidsdagen. Dat is voor een manager niet veel en zeer noodzakelijk om de afdeling beter te laten presteren. Het instrument is buitengewoon effectief, dus het betaalt zich snel terug.

Het gedrag en de competenties zijn verbeterd, het proces is naar een nieuw niveau

Als de gesprekken goed worden gevoerd, weten leidinggevenden en medewerkers permanent wat er van elkaar wordt verwacht. Dat leidt tot goed gedrag, competentieontwikkeling en een verbeterde samenwerking. Verder zijn de ambities zuiver omschreven, waardoor de medewerker kan werken aan het realiseren van zijn of haar persoonlijk doelen. Deze doelen zijn afgestemd op de eigen ambities én de doelen van de organisatie. De medewerkers ontwikkelen competenties, doen kennis op of worden met kleine stapjes vaardiger in de uitvoering van een procedure. Dat is de essentie van Operational Excellence.

Hulp bij de uitvoering van functioneringsgesprekken

We kunnen uw organisatie op diverse manieren helpen. We geven training en uitleg over de procedure, de wijze van gesprekken voeren en gedrag van medewerkers. We trainen de leidinggevenden, we oefenen de gesprekken, de registraties en de coaching. We helpen zowel de HRM medewerkers om de procedures te ontwikkelen als de HR Manager om de lijnmanagers te trainen en een goede uitvoering in de praktijk te brengen.

Wilt u de training Functioneringsgesprek doen? Vul dan onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.

Stel uw vragen!

Vul het formulier in en stel uw vragen.