Snellere verbeterprocessen met lerende organisatie 

Lerende organisaties zijn snel, dynamisch, flexibel en hebben bijna altijd een betere concurrentiepositie. Dat komt omdat zo'n organisatie geen mogelijkheid onbenut laat om te leren van datgene wat er binnen en buiten de organisatie gebeurt. Deze organisaties zijn meester in het verzamelen van informatie, hiervan te leren, zodat met de verkregen, nieuwe inzichten processen gericht worden verbeterd. Lees hier meer over de technieken en de cultuur, zodat u een lerende organisatie kunt ontwikkelen. Doe daarna de nulmeting, waarmee we onderzoeken in hoeverre uw organisatie lerend is en waar verbeteringen of versnellingen mogelijk zijn. 

Consultancy om een lerende organisatie te ontwikkelen

Voordat we op de inhoud ingaan, volgt hier eerst een korte introductie van de mogelijkheden om met een organisatieadviseur te werken. De adviseur of consultant kijkt met u mee naar de randvoorwaarden voor een lerende organisatie. Denk aan bijvoorbeeld coachend leiderschap, procesdefinities, functieomschrijvingen en resultaatgerichtheid. Dit soort organisatieaspecten moeten in orde zijn en operationeel goed functioneren om een lerende organisatie te realiseren. We voeren nulmetingen uit, maken analyses, spreken met managers en onderzoeken de cultuur van de organisatie. Hieruit leert u wat de kwaliteit van de organisatie is en op welke manier deze flexibel en klantgericht is.

Ontwikkel een lerende organisatie via de volgende stappen:

  1. Coachend leiderschap met doelen en kaders
  2. Registratie van data en de opbouw van databases
  3. Genereren van informatie op basis van data en waarnemingen
  4. Tijd en capaciteit om verbeterprocessen in te zetten
  5. Veilige omgeving voor reflectie en zelfontplooiiing

1. Coachend leiderschap met doelen en kaders

Met behulp van leiderschapsmodellen, zoals de Roos van Leary of de 7 principles van Stephan Covey, kunnen managers leren coachend leiderschap toe te passen. Vraag onze consultants uw managers hierin te trainen. Met behulp van deze leiderschapsmodellen ontstaat een basisstandaard voor alle leidinggevenden in uw organisatie. Nieuwe managers dienen deze standaard uit te voeren zoals uw organisatie die voorschrijft. Doelen en kaders worden gesteld, waarna leiders hun medewerkers coachen de processen te beheersen en te verbeteren binnen die kaders en richting de gestelde doelen. 

2. Registratie van data en de opbouw van databases

Onderdeel van coachend leiderschap is het belang onderstrepen van het registreren van gegevens. Afwijkingen, klachten, klanttevredenheid, leverbetrouwbaarheid en vele andere vormen van registraties zijn nodig om databases op te bouwen. Soms is dat eenvoudig en is een scanner genoeg om data in een ERP systeem te loggen, soms zijn handmatige registraties nodig. In ieder geval begrijpen managers in een lerende organisatie hoe belangrijk het is om data op te bouwen, zodat hiervan informatie kan worden gemaakt. Dit staat haaks op andere leiderschapsstijlen, waarbij bijvoorbeeld overwerken de norm is om fouten te herstellen en er geen tijd is om te leren van afwijkingen. In een lerende organisatie worden registraties gedaan om informatie te genereren. Dit kost weinig tijd en moet door leiders worden aangemoedigd. Altijd en continu. Wij helpen met de opzet van slimme registraties in bijvoorbeeld online systemen of via eenvoudige, digitale methoden. 

3. Genereren van informatie op basis van data en waarnemingen

De data in databases worden omgevormd tot informatie via analyses. Denk bijvoorbeeld aan de data in een ERP systeem of de data van geregistreerde afwijkingen. Deze data worden omgezet naar informatie en leiden tot inzicht. Bijvoorbeeld tot het inzicht hoe vaak een product fouten bevat of op welke dag faalkosten ontstaan. Vanzelfsprekend krijgen medewerkers tijd om die informatie te genereren en te delen met elkaar. Dit is geen klusje van één persoon in een kantoor, die rapporten schrijft. Het gaat om de snelle toegankelijkheid van informatie en de gerichte actie daarop volgend. Dit is de reden dat een kwaliteitsnorm als ISO 9001 zoveel aandacht schenkt aan de registraties van afwijkingen, leveranciersbeoordelingen, klachten en klanttevredenheid, om een paar voorbeelden te noemen. Medewerkers moeten de tijd krijgen om te leren van de analyses en waarnemingen. Bijvoorbeeld via 5S, verbeterteams of de verbeterkata.

4. Tijd en capaciteit om verbeterprocessen in te zetten

Nu volgt de cruciale stap van de lerende organisatie. De stap die bepaalt of een organisatie aantoonbaar succesvol zal zijn of blijft hangen in de bestaande situatie: verbeterprocessen starten. Dit is vaak een knelpunt omdat iedereen het druk heeft. Er is geen tijd. Correctie: er is wel tijd, maar medewerkers zijn druk met zoeken, vergaderen over afwijkingen en herstellen van afwijkingen. Er is tijd genoeg, maar de tijd is verkeerd verdeeld. Medewerkers moeten bezig zijn met preventieve acties om processen te verbeteren op basis van de gegenereerde informatie. Die verbeterprocessen zijn bijvoorbeeld 5S, Six Sigma, onderhoud, standaardisatie, training en kalibratie. Deze en andere verbeterprocessen worden vaak aan de kant gezet, omdat het 'druk' is, omdat er geen tijd is. Het management van een lerende organisatie is in staat de druk om te zetten naar preventief denken en werken. Het is deze transformatie, die organisaties succesvol en duurzaam maakt en zal leiden tot een verbeterde concurrentiepositie. 

5. Veilige omgeving voor reflectie en zelfontplooiing

De transformatie van informatie naar succesvolle verbeteracties is niet ingewikkeld, maar wel genuanceerd. Er is tijd nodig om over de analyses na te denken. Er is ook tijd nodig om waar te nemen dat verbeteringen daadwerkelijk hebben geleid tot een verbeterde output van het proces. Soms zal de verbetering wellicht mislukken, soms zal het een succes zijn. Hoe dan ook, het leerproces moet doorgaan, evenals de vaardigheid in verbeteren. Daarom zijn ook mislukkingen waardevol om van te leren. De lerende organisatie werkt continu aan zelfreflectie en zelfontplooiing om de vaardigheid in de uitvoering van verbeterprocessen te verbeteren. Zijn medewerkers die vaardigheid machtig, dan gaat het snel en laat u alle concurrenten achter u. De klanten zullen tevreden zijn over de prestaties en uw organisatie trouw blijven. 

Kwaliteitsmanagementsysteem opzetten volgens ISO 9001 of ander model

Veel van hetgeen hiervoor is beschreven, komt voort uit het kwaliteitsmanagementsysteem. Daarmee is duidelijk dat het kwaliteitsmanagementsysteem niets te maken heeft met handboeken of certificaten. Het gaat om continu leren via verkregen informatie. Leren lukt alleen als data wordt gegenereerd en leiders de ruimte geven hiervan te leren. Mensen willen best leren. Ze houden er niet van om fouten te maken en ze willen ook graag verbeteren. Het management zorgt voor ruimte en tijd om mensen te laten leren van gegevens en van de samenwerking in verbeterprocessen. 

Wilt u de nulmeting Lerende Organisatie uitvoeren? Vul dan onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.

Stel uw vragen!

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Jeroen Verberk