Lerende organisatie is efficiënt en klantgericht

Lerende organisaties zijn snel, efficiënt, flexibel en hebben bijna altijd de beste concurrentiepositie in de markt. Dat komt omdat de kosten op een permanent lager niveau liggen dan het kostenniveau van de concurrenten. Bovendien is het aanpassend vermogen groter. De basis hiervan is het leervermogen. Zo'n lerende organisatie laat geen mogelijkheid onbenut om te leren van datgene wat er zich binnen en buiten de organisatie afspeelt. Deze organisaties zijn meesters in het verzamelen van informatie, hiervan leren, waarna met de verkregen, nieuwe inzichten processen gericht worden verbeterd. Denk bijvoorbeeld aan het wegnemen van inefficiënties. Dit klinkt logisch, maar in de praktijk blijkt het lastig te zijn om zo'n lerende organisatie te creëren en daarna ook te continueren. We laten u de achtergronden zien van de lerende organisatie en leggen de nulmeting uit. Als u geïnteresseerd bent, kunnen we de nulmeting voor u uitvoeren om te beoordelen in welke ontwikkelingsfase uw organisatie zich bevindt

Wat is een lerende organisatie?

Een lerende organisatie is geen nieuw concept. Al sinds de vorige eeuw wordt hierover gesproken. Eén van de eerste managementgoeroes die hierover schreef, was Dr. W.E. Deming. Hij zag hoe fouten in producten niet door operators werden herkend, eenvoudig omdat ze niet waren opgeleid in de product- en klantspecificaties. Sterker nog, operators werden geacht te doen en niet te denken of te observeren. Dit komen we vandaag nog steeds tegen. Doen is belangrijker dan denken. Dat is verklaarbaar, omdat een organisatie een product maakt of dienst levert waar een klant voor betaalt en ook op zit te wachten. Doen, lees: maken, is de essentie van een organisatie. Echter, de negatieve gevolgen hiervan zijn haastig werken, onvoldoende communiceren, gebrek aan transparantie, niet samenwerken maar tegenwerken en natuurlijk ook niet leren van fouten of veranderingen. Het gevolg is dat de organisatie te hoge kosten maakt en stug is. Het doen mag niet verdwijnen, maar het denken moet worden toegevoegd. Een lerende organisatie is een organisatie, die tijdens de uitvoering van het werk voor klanten observeert, leert van fouten en processen verbetert. Hierdoor zijn lerende organisaties flexibel, efficiënt en in staat crises te overleven (resilience).

Welke instrumenten zijn nodig voor een lerende organisatie?

De benodigde managementinstrumenten zijn in de meeste organisaties min of meer voorhanden en operationeel gemaakt.  Let op de nuance min of meer. Samengevat worden die instrumenten benoemd in modellen als ISO 9001, zoals de klachtenprocedure, de evaluatie van leveranciers of de uitvoering van functioneringsgesprekken. Ook methoden als 5S en Lean horen er bijvoorbeeld bij, maar ook verbeterprogramma's met Six Sigma, trainingen voor personeel en de uitvoering van data-analyses. De meeste organisaties hebben deze procedures wel min of meer functioneren, maar vaak op een verkeerde manier, zonder doel of met een te lage frequentie. 5S en functioneringsgesprekken zijn geen methoden om één keer per jaar toe te passen. Dan wordt de bedoeling niet begrepen en er ontstaan zogenaamde leerblokkades. Het doen speelt de boventoon, terwijl leren de bedoeling is. Vanuit het leren van gebeurtenissen worden nieuwe inzichten ontwikkeld, waarna verbeteringen volgen, maar dat gebeurt vaak niet.

Leiderschap is de basis voor een lerende organisatie 

De truc voor het ontwikkelen van een lerende organisatie zit natuurlijk niet in die managementinstrumenten, maar in leiderschap. Het zijn de leiders die bepalen hoe serieus en op welke manier instrumenten worden toegepast. Als bijvoorbeeld auditing verwordt tot het nalopen van een checklist, dan kunnen de leiders daar direct een einde aan maken. Dat gebeurt echter weinig. Jarenlang worden auditrapporten gemaakt waarin geen zinvolle informatie staat, waardoor het leerproces nooit begint. Het resultaat is bureaucratie en een certificaat, maar geen procesverbetering. Dit is maar één voorbeeld van een leerblokkade. Stel uzelf de vraag voor uw eigen organisatie: Wat wordt geleerd van bijvoorbeeld informatie in CRM systemen, te late leveringen, onderhoudsinspecties, stakeholderanalyses of kwaliteitsmetingen? Naast het doen, het maken van producten, zorgen leiders er voor dat momenten van leren en samenwerken worden ingebouwd. Als leiders die tijd niet implementeren, staat de organisatie vanzelf stil, ondanks dat er wel hard wordt gewerkt...

Ontwikkel een lerende organisatie via de volgende stappen

De nulmeting voor de lerende organisatie concentreert zich op de leerblokkades. Dat zijn de momenten waarop leerprocessen stoppen en daarmee de verbeterprocessen. Via de nulmeting zien we of er een leerblokkade is. Voordat we ingaan op de nulmeting, tonen we eerst de stappen die nodig zijn om de lerende organisatie te ontwikkelen, want daarmee heeft u ook beeld bij de uitvoering van de nulmeting.  

  1. Leiderschap en training in managementinstrumenten
  2. Registratie van data en de opbouw van databases
  3. Tijd en capaciteit om verbeterprocessen in te zetten
  4. Veilige omgeving voor reflectie en zelfontplooiing

1. Leiderschap en training in managementinstrumenten

Eerst wordt leiderschap ontwikkeld. Leiders leren het belang van de uitvoering van bijvoorbeeld 5S, Lean of de samenwerking bij oorzaakanalyses en dat hun eigen leiderschapsstijl het succes van deze instrumenten bepaalt. Met behulp van leiderschapsmodellen en training ontstaat een basisstandaard voor de leiderschapsstijl, die nodig is voor een lerende organisatie. Bestaande en nieuwe leidinggevenden dienen deze standaard voor leiderschap uit te voeren zoals uw organisatie die voorschrijft. Dit is een randvoorwaarde voor de ontwikkeling naar een lerende organisatie. Onderdeel van de nulmeting is de analyse van de leiderschapsstijl.

2. Registratie van data en de opbouw van databases

Vervolgens is informatie nodig. Onderdeel van leiderschap is het belang onderstrepen van het verzamelen van gegevens, dan wel informatie. Bekend zijn bijvoorbeeld afwijkingen, klachten, klanttevredenheid, leverbetrouwbaarheid, maar denk ook aan data in een ERP systeem, observaties op de werkvloer en gesprekken tijdens 5S ronden. Via waarnemingen, data analyses, registraties en reviews wordt informatie verzameld. Handmatig dan wel geautomatiseerd. Leidinggevenden in een lerende organisatie begrijpen hoe belangrijk het is om informatie te verzamelen, zodat daarna het leerproces kan starten. De leiderschapsstijl die hierbij hoort, staat haaks op andere leiderschapsstijlen, waarbij niet leren maar doen voorop staat. Denk hierbij aan stijlen die leiden tot overwerken, overbelasting of machtsposities. De faalkosten blijven even hoog. De kenmerken registreren we tijdens de nulmeting. 

3. Tijd en capaciteit om leerprocessen in te zetten

Nu volgt een cruciale stap dat lerende organisaties werkelijk onderscheidt van andere organisaties: met de verzamelde informatie gaan werken. Dit is de stap die bepaalt of een organisatie aantoonbaar succesvol zal zijn, of blijft hangen in de bestaande situatie. Dit is vaak een knelpunt omdat iedereen het druk heeft met doen. Er is geen tijd over, waardoor zowel operators als teamleiders en managers zich beroepen op het gebrek aan tijd. Vervolgens wordt opgeroepen tot het stellen van prioriteiten, het maken van KPI dashboards en het volgen van cursussen time management. Dat helpt natuurlijk niets, want niemand heeft tijd. Wel, tijd is er genoeg natuurlijk, maar de tijd is verkeerd verdeeld en onzichtbaar gemaakt. Medewerkers zijn druk met zoeken, repareren of wachten, waardoor verbeterprocessen aan de kant worden gezet. Leiders  in een lerende organisatie zijn in staat deze tijdsdruk weg te nemen en om te zetten. Leiderschap is wederom de sleutel tot de oplossing. Leiders geven systematisch leiding aan de transformatie, die de organisatie succesvol en duurzaam maakt. Tijdens de nulmeting onderzoeken we de tijdsbestedingen van managers en operators. 

4. Veilige omgeving voor reflectie en zelfontplooiing

De transformatie van informatie naar succesvolle verbeteracties is niet ingewikkeld, maar wel genuanceerd. Er is tijd nodig om de analyses te maken, over de uitkomsten na te denken en verbeteracties door te voeren. Daarnaast is ook tijd nodig om waar te nemen of verbeteringen daadwerkelijk hebben geleid tot een verbeterde output van het proces. Soms zal de verbeteractie wellicht mislukken, soms zal het een succes zijn. Hoe dan ook, het leerproces moet doorgaan, evenals de vaardigheid in verbeteren. Daarom zijn ook mislukkingen waardevol om van te leren. De lerende organisatie werkt continu aan zelfreflectie en zelfontplooiing om de vaardigheid in de uitvoering van verbeterprocessen te ontwikkelen. Zijn medewerkers die vaardigheid machtig, dan gaat het snel en laat u alle concurrenten achter u. De klanten zullen tevreden zijn over de prestaties en uw organisatie trouw blijven. 

Nulmeting als start om een lerende organisatie te ontwikkelen

Onze consultant kijkt met u mee naar de randvoorwaarden voor een lerende organisatie. We onderzoeken onder andere de kenmerken die in dit artikel al zijn genoemd en natuurlijk nog meer. De uitvoering van de nulmeting is als volgt:

  1. Doel van het onderzoek met de directie bepalen
  2. Scope van de nulmeting bepalen
  3. Planning van de nulmeting opzetten
  4. Onderzoek naar de:
    1. beschikbare informatiebronnen en het gebruik
    2. kwaliteit van oorzaakanalyses en data-analyses
    3. gerealiseerde procesverbeteringen
    4. werking van managementinstrumenten
    5. effectiviteit van de communicatie
    6. transparantie van informatie
    7. manier van samenwerken binnen afdelingen en over afdelingen
    8. toegepaste leiderschapsstijlen
  5. Inzicht in kostenniveau en klantgerichtheid
  6. Rapportage en aanbevelingen
  7. Inzicht in de ontwikkeling als lerende organisatie

Deze nulmeting wordt uitgevoerd door één of twee consultants en duurt tussen 3 en 5 dagen, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de scope. De ervaring leert dat een week voldoende is en dat dit leidt tot een rapport met buitengewoon veel interessante informatie over uw organisatie en de te nemen stappen voorwaarts. U kunt hierop de organisatiestrategie voor de komende jaren baseren. 

Wilt u de nulmeting Lerende Organisatie uitvoeren? Vul dan onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.

Stel uw vragen!

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Jeroen Verberk