Processen verbeteren door mensen te ontwikkelen

Naar processen wordt vaak gekeken als een serie opvolgende handelingen of functionerende machines. De mens is daarbij een bepalende factor en dient niet uit het oog te worden verloren. Functioneert de mens goed, dan is de kans al behoorlijk groot dat het proces ook goed functioneert. Een goed functionerende operationele medewerker of leidinggevende is essentieel voor de procesbeheersing en procesverbetering. Het omgekeerde is vooral ook waar: Als de medewerker niet functioneert, functioneert het proces zeker niet. Hoe wordt een continu lerende organisatie ontwikkeld, die procesbeheersing en procesverbetering realiseert? Lees verder en pas de oplossing toe.

Continu leren en ontwikkelen om processen te verbeteren

Het verkrijgen van nieuwe inzichten over de werking van een proces is essentieel. Het is het leerproces, dat leidt naar nieuwe inzichten. Het gaat om het begrijpen hoe ongewenste afwijkingen ontstaan en analyses maken om daarna via creativiteit en samenwerking naar nieuw niveaus toe te werken. Deze manier van werken staat haaks op de veel duurdere, actiegerichte manier van werken, waarbij alleen maar correctieve acties worden uitgevoerd. Het leerproces wordt dan overgeslagen en dat leerproces is nodig om een probleem voorgoed de wereld uit te helpen. Procesbeheersing en procesverbetering worden alleen gerealiseerd via het leerproces. Het telkens beter doen. Dat is het doel. Deze tekst biedt u de praktisch hulpmiddelen en de oplossing voor uw organisatie.

Zet mensen in hun kracht voor een sterke concurrentiepositie

Problemen in processen en organisaties zijn eenvoudig te herkennen: Fouten, vertragingen, misverstanden, kosten, overleg en nog veel meer gedoe. We noemen ze waste of muda (Kaizen). Het probleem is dat deze afwijkingen de concurrentiepositie van uw organisatie ernstig in gevaar brengt. Klanten worden ontevreden, doordat ze teveel moeten betalen of producten met fouten ontvangen. Uw organisatie daalt dan op de ranglijsten van uw klanten of valt zelfs van de shortlist af. Dit moet de drijfveer zijn om HR processen te organiseren en mensen continu te ontwikkelen. Hoe? Lees verder.

Waarde toevoeging realiseren via eigenaarschap en verantwoordelijkheid

De eerste stap bestaat uit de verdeling van uw medewerkers in drie groepen. In deze groepen zitten alle typen medewerkers. Niet alleen operationeel uitvoerende medewerkers, maar ook teamleiders en managers. Op deze drie groepen wordt verschillend beleid uitgevoerd:

  1. Uitstekend presterend: Zelf lerend en grensverleggend
  2. Goed presterend: Bouwend en gemotiveerd
  3. Onvoldoende presterend: Onder gekwalificeerd of ongemotiveerd

Medewerkers in groep 1: Zelf lerend en grensverleggend

De eerste groep wordt gevormd door medewerkers die getalenteerd zijn en excellent presteren. Deze medewerkers presteren boven het gemiddelde en dragen meer bij dan conform hun functie is te verwachten. Ze zijn autodidactisch en op een gezonde manier ambitieus. Ze willen leuk werk, zoeken plezier en willen een uitdaging. Feitelijk zijn ze niet door een functie te vangen. Ze zijn niet autoritair, niet hiërarchisch ingesteld en nemen de ruimte. Deze groep leert door en is moeilijk vast te houden in klassieke organisaties met afgebakende functies en tradities. Hun waarde toevoeging is groot. Ze zorgen voor vernieuwingen in procedures, producten en klantoplossingen. Hun talent en houding staat los van een opleidingsniveau. Ze willen hun vak uitoefenen en exploreren. Deze groep medewerkers kost de organisatie relatief weinig. De medewerkers leveren een hoge toegevoegde waarde ten opzichte van de (arbeids)kosten. 

Medewerkers in groep 2: Bouwend en gemotiveerd

Deze tweede groep wordt gevormd door medewerkers die het werk goed uitvoeren. Ze zijn vakbekwaam en leveren de bijdrage die verwacht wordt. Deze groep medewerkers is vrij eenvoudig te motiveren, te ontwikkelen en het is prettig samenwerken. Ze verstaan hun vak, begrijpen de bedrijfsprocessen en kunnen in een team samenwerken. Deze groep wilt u vergroten, stimuleren en zo lang mogelijk behouden. Deze medewerkers vormen samen zo'n 80% van uw totale medewerkersbestand uit. Ze vormen de basis. Als deze medewerkers allemaal individueel 1% productiever of beter worden in hun werk, dan stijgt het rendement van uw organisatie met vele procenten.

Personeel in Groep 3: Onder gekwalificeerd of ongemotiveerd

Deze groep wordt gevormd door medewerkers, die helaas geen of weinig waarde toevoegen. Ze voeren hun werk niet naar behoren uit, ze voldoen niet aan hun functieprofiel en sterker, ze werken in veel gevallen bewust of onbewust tegen. We hebben het hier niet over onervaren medewerkers, maar over medewerkers, die zich systematisch niet gedragen volgens de visie, missie en waarden van de organisatie. Ze hebben hun eigen wensen, ideeën en passen hun werkwijzen niet aan, als dat wel nodig is. Deze medewerkers hebben ook grote moeite met samenwerken. Vanuit leiderschapsmodellen worden deze medewerkers geduid als tegenwerkend. Deze medewerkers kosten de organisatie ruim meer dan alleen het arbeidsloon en de toegevoegde waarde is laag of nihil. In een schema ziet de indeling er globaal als volgt uit:

Oplossing voor personeelsbeleid en leiderschap per groep

De drie geschetste groepen vormen natuurlijk een globaal beeld, dat bedoeld is de situatie duidelijk te maken. Er zijn per organisatie allerlei variaties mogelijk. De drie groepen worden op een verschillende manieren aangestuurd, namelijk:

Groep 1: uitdagen
Groep 2: continuous improvement
Groep 3: gedragsontwikkeling

We werken de 3 verschillende manieren van leiderschap per groep uit. Per groep kunt u de gepresenteerde oplossingen uitvoeren. Train leiders in de toepassing van de verschillende leiderschapsstijlen.

Leidinggeven aan medewerkers in groep 1: uitdagen

Deze groep medewerkers is zelf gemotiveerd om aan de slag te gaan, te werken en te ontdekken. Het grootste risico is dat deze medewerkers zich gaan vervelen of worden tegengehouden door organisatiestructuren of de organisatiecultuur. Ze hebben ruimte nodig en geen formele functieomschrijving. Geef ze complexe projecten, waarin ze zich kunnen vastbijten en coach ze tijdens de uitvoering. Leiderschapstoepassingen:

  • Persoonlijke ontwikkeling (POP)
  • Talent development (TD)
  • Management development (MD)
  • Continue scholing
  • Beloning naar prestatie

Leidinggeven aan medewerkers in groep 2: continuous improvement

Deze groep medewerkers bestaat uit vakmensen, die zich inzetten en graag mooie producten maakt. Ze worden gedreven door het maken van goede kwaliteit producten. Ze werken graag samen en zijn zo in staat verbeteringen in processen te ontwikkelen, verspillingen weg te nemen en de werkplek te verbeteren. De medewerkers werken graag samen bij de toepassing van bijvoorbeeld 5S. Leiderschapstoepassingen:  

  • Coachend leiderschap toepassen
  • Doelen stellen
  • Functioneringsgesprekken
  • Toepassing 5S en Lean
  • Continue scholing: Permanente Educatie
  • Veiligheid

Leiding geven aan medewerkers in groep 3: gedragsontwikkeling

Deze groep medewerkers vormt een zorg. Ze moeten hun gedrag aanpassen: Samenwerking, positieve inzet en vooral verantwoording nemen voor resultaten. Vooral dat laatste punt vormt het probleem. De leidinggevenden stellen duidelijke doelen en kaders, waardoor medewerkers verantwoording moeten (leren) nemen. Lukt dat niet binnen afzienbare tijd, dan volgt een uitstroomtraject.

  • Doelen en kaders stellen
  • Functioneringsgesprekken
  • Beoordelingsgesprekken
  • Verzuimmanagement
  • Dossiervorming

Hulp bij de ontwikkeling van personeelsbeleid, procesbeheersing en leiderschap

Processen functioneren niet zonder getalenteerde vakmensen. Voor procesbeheersing en procesverbetering zijn nieuwe inzichten nodig, die ontstaan via leerprocessen, samenwerking en creativiteit. We helpen graag met de inrichting van leiderschapsprocessen, leerprocessen en talentontwikkeling. We hebben documentatie voor u, trainingen leiderschap en coaching voor het management in de uitvoering van personeelsbeleid.

Wilt u de nulmeting Functioneringsgesprekken uitvoeren? Vul dan onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.

Stel uw vragen!

Vul het formulier in en stel uw vragen.