Warehouse Management System (WMS) verbeteren

Dit artikel gaat over de verbetering van het logistiek management systeem met het Warehouse Management System in een productieorganisatie. Het logistiek warehouse dat functioneert achter een productieproces wordt heel specifiek ingericht. Het WMS is in dat geval geen doel op zich, maar een hulpmiddel om in de productie continuous flow te realiseren. Stilstanden in de productie moeten worden voorkomen. Het Warehouse Management Systeem volgt daarom de productievraag en die volgt weer de marktvraag, ofwel de orderintake. Lees verder over het verbeteren van het WMS.

1. WMS moet de productie ondersteunen in de realisatie van continuous flow

Als het productiesysteem goed is ingericht dan worden de producten gemaakt met de frequentie van de marktvraag. Dat komt neer op one piece flow, of kleine batches, waarbij rekening wordt gehouden met fluctuaties zoals seizoensinvloeden. De praktische uitvoering van het productiesysteem en het logistieke systeem gebeurt met de toepassing van Lean Manufacturing. Dat betekent dat per werkstation of werkplek is bepaald welke en hoeveel artikelen moet worden geleverd vanuit het magazijn of vanaf de leveranciers. Hieruit volgt het doel van het WMS, namelijk on demand delivery aan de productieprocessen, zodat continuous flow wordt gerealiseerd. In de praktijk ervaren we dat dit in veel gevallen niet de werkelijkheid is. Soms worden te weinig artikelen geraapt, dan weer teveel, de verkeerde of staat de productiemedewerker te wachten. Het WMS en het ERP hebben dan geen ondersteunende werking meer, maar zijn een last geworden. Het gevolg is dat een groot deel van de medewerkers dagelijks digitale administratie aan het doen is in het WMS of ERP. 

2. Het WMS wordt gevoed door het ERP en CRM systeem

Het WMS staat niet op zichzelf maar is bijna altijd een module van de leverancier van het ERP systeem. Daar gaan we in dit verhaal ook vanuit. Problemen met het WMS beginnen vaak zelfs al voor het ERP, namelijk bij het CRM systeem. De verkoopafdeling gebruikt vaak een CRM of calculatie systeem. Soms bevat dit CRM systeem een offertesysteem met productnummers en de bijbehorende verkoopprijzen. De moeilijkheid begint als producten bestaan uit een samenstelling van opties met meerdere stuklijsten of variaties in stuklijsten. CRM systemen kunnen hiermee niet omgaan, waardoor een aparte administratie in Excel wordt bijgehouden, of er wordt gewerkt met een calculatiesysteem. Nu volgt de eerst moeilijke stap: Op welke manier wordt een order in het ERP systeem ingevoerd. Met eenvoudige producten kan soms een koppeling gemaakt worden met het CRM, maar vaak volgt een handmatige handeling om het verkochte product in het ERP systeem in te voeren. Dat lijkt eenvoudig, maar dat is het niet. 

3. Het ERP systeem vullen met artikelnummers voor het WMS

Als het verkochte product bestaat uit een ingekocht product, dat één artikelnummer heeft en dat ene artikelnummer is ook het artikelnummer in het magazijn, dan is de situatie relatief eenvoudig. In productieorganisaties is dat zelden het geval. Een product wordt samengesteld uit allerlei onderdelen. Vaak worden die onderdelen ook weer geassembleerd door verschillende artikelen samen te voegen, waardoor een zogenaamde subassy (sub assembly artikel) ontstaat. In dit soort situaties wordt de beheersing van de magazijnprocessen al snel een grote uitdaging. Als de medewerkers op de verkoopbinnendienst of de engineers de order in het ERP systeem zetten, moet duidelijk zijn welke artikelen per productiestap moeten worden geraapt. Het gebeurt vaak dat deze medewerkers niet weten dat een optie op een product op zichzelf weer bestaat uit samengestelde artikelen. Het kan ook gebeuren dat stuklijsten niet compleet zijn, of er worden tekstvelden met omschrijvingen ingevoerd, waar een magazijnmedewerker zich natuurlijk geen raad mee weet. Kortom, de verbetering van het WMS begint met een onderzoek aan de voorkant bij de invoering van een order in het ERP.

4. Beheersing van een complex logistiek warehouse en WMS systeem

Dan volgt de beheersing van de artikelnummers, voorraadlocaties, stambestanden en natuurlijk het logistiek warehouse als fysiek resultaat van alles. Vaak wordt een WMS systeem geïnstalleerd als een statisch systeem, maar dat is niet de juiste aanpak. Een WMS is dynamisch en er is diepgaande kennis nodig bij de afdelingen logistiek, inkoop of bedrijfsbureau. Een voorbeeld: Een product heeft een stuklijst en de artikelen zijn geraapt door de magazijnmedewerker. Eén onderdeeltje ontbreekt. Het product is namelijk aangepast, maar de aanpassing is niet op de stuklijst verwerkt. Het gevolg is dat de productiemedewerker naar het magazijn gaat om het onderdeeltje te halen. Ervaren medewerkers weten waar het ligt, omdat dit niet de eerste keer is dat het ontbreekt. Ze nemen het mee, omdat ze moeten door produceren, maar zonder het af te boeken, want daar hebben ze geen kennis van. Dit is één manier waarop voorraadverschillen eenvoudig ontstaan. We kunnen u hier nog 1000 varianten van vertellen. De magazijnmedewerkers komen er op enig moment achter dat een verschil in de voorraad is ontstaan. Ze corrigeren de voorraad en zijn tevreden over deze herstelactie. Nu is er bureaucratie  in uw organisatie gecreëerd. Het WMS ondersteunt niet meer de fysieke goederen stroom, maar wordt een administratief systeem, dat telkens achteraf wordt goed gezet. Een WMS vervuilt snel en wordt een blok aan het been. 

5. Verbetering van het logistieke systeem en WMS 

Als een artikel wordt geraapt, dan is dat op zichzelf een ogenschijnlijk eenvoudige handeling, maar schijn bedriegt. Op de achtergrond in het WMS en ERP gebeurt van alles. Wat precies gebeurt, zit opgeslagen in het stambestand van de artikelen  en de logistieke algoritmen. We komen vaak tegen dat medewerkers of managers denken het WMS te begrijpen, maar de werkelijkheid is een andere. Om te begrijpen wat het WMS precies doet, is het nodig een onderzoek in te stellen naar de invoering van een order tot en met het rapen van artikelen en het bestellen van nieuwe artikelen. Welke automatische procesgang vindt plaats in het WMS? Wat is niet geautomatiseerd of welke delen van het WMS worden niet gebruikt? De werkelijkheid is vaak anders dan de gebruikers aannemen. Dit is vaak het geval als in het verleden een WMS is geïmplementeerd, maar de destijds betrokken medewerkers zijn inmiddels weg. De nieuwe medewerkers kennen de werking van het WMS onvoldoende en nemen aan dat het goed functioneert. Vaak ook wordt geaccepteerd dat correcties nu eenmaal bij het werk horen...

6. Onderzoek naar verbetering van de logistiek en de nulmeting WMS

Met deze inleiding heeft u wellicht al een beeld van de manier waarop een onderzoek naar de werking van het WMS wordt ingesteld. We werken meestal met 2 consultants. Eén is specialist in WMS en één in ERP. Samen onderzoeken ze de automatische werking van de software in combinatie met de fysieke werkelijkheid op de productievloer en in het magazijn.  Dit onderzoek duurt gemiddeld een week. Wat vaak verkeerd gaat bij de inrichting van een WMS, is dat de koppeling met de productiepraktijk wordt overgeslagen. Omdat wij het productieproces voorop zetten en vervolgens terug redeneren, ontstaan nieuwe inzichten, waarmee u de efficiëntie van operations significant kunt verbeteren. De nulmeting bestaat uit:

1. Onderzoek naar de wijze van invoeren van een verkooporder
2. Analyse van de kwaliteit van de stambestanden van artikelen
3. Onderzoek naar de verwerking van orders door het ERP
4. Analyse van de werkzaamheden van de engineers en het maken of muteren van stuklijsten
5. Overdracht van gegevens van het ERP naar het WMS
6. Rapen van orders en verwerking van picking lists
7. Wijze van opboeken van nieuw ontvangen artikelen in het WMS
8. Overzicht van de hoeveelheid en soort mutaties
9. Inzicht in voorraadverschillen en de opzet van de voorraadlocaties
10. Werkwijze in het toewijzen van voorraadlocaties
11. Analyse van de niet bewegende voorraad; winkeldochters
12. Analyse van de methode om minimale en maximale voorraadhoogten te bepalen
13. Kosten voor stilstand en fouten in de productie
14. Kosten voor misgrijpen in het logistiek warehouse
15. Analyse van overtollige voorraad in de productie en de retouren naar het warehouse
16. Plan van aanpak voor verbetering WMS

Dit onderzoek wordt in ongeveer één week uitgevoerd en eindigt met de aanbevelingen voor verbetering van het WMS. De aanbevelingen gaan niet alleen over de software, maar ook over de fysieke verwerking van de artikelen in het magazijn en het hele logistieke systeem en warehouse.

Wilt u een vrijblijvend gesprek over de uitvoering van een nulmeting op het WMS? Vul dan onderstaand formulier in. Bellen kan natuurlijk ook naar 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.