Van functioneel naar procesgericht en klantgericht produceren

Eén van de problemen bij een functioneel ingerichte organisatie is het plannen van de activiteiten. Producten gaan van de ene afdeling naar de andere en weer terug, omdat machines per soort bij elkaar staan. Veel logischer is het om productielijnen te maken. De producten kennen allemaal hun eigen dynamiek in omsteltijden en bewerkingstijden. Het gevolg was dat de OEE niet hoog genoeg was door de wachttijden. Het gevolg hiervan was dat leveringen te laat bij de klanten kwamen. Lees verder en kijk wat u in uw organisatie kunt verbeteren.

De interne organisatie verbeteren en klantgericht maken

Omdat iedereen hard werkt, hebben medewerkers en voormannen het idee dat ze goed bezig zijn. Iedereen is gedreven om de klantwens te vervullen. Als dat dan niet altijd lukt, is dat frustrerend. Nog frustrerender is het dan als een externe consultant laat zien dat er niet klantgericht wordt gewerkt. Daarmee wordt niet bedoeld, dat medewerkers niet aan de klant denken, maar dat het productiesysteem niet klantgericht is ingericht. Het gevolg is dat er wachttijden ontstaan. Het gevolg daarvan is dan dat order spoedorders worden en zelfs een categorie grote spoed. Harder werken heeft geen zin, het gaat om de transformatie naar een nieuwe benadering van het productiesysteem. Lees de ontwikkelingen.

De productie herinrichten op basis van nieuwe uitgangspunten

De afdelingen die in dit project een rol speelden, waren het bedrijfsbureau, de productie en de expeditie. Het was onze rol tijdelijke de functie van operationeel manager in te vullen om dit verbeterproject te leiden. De genoemde afdelingen werkten zelfstandig. Dat is ook het kenmerk van een functioneel ingerichte organisatie. Dat betekent niet dat de medewerkers niet hun best doen, maar ze werken op basis van interne uitgangspunten per afdeling in plaats van op basis van de uitgangspunten van de externe en interne klanten. Er ontstaat sub-optimalisatie. Dit is een bekend verschijnsel dat we vaak tegenkomen. Daar bovenop werkten de productieafdelingen in eveneens in functionele cellen, zoals de zagerij en draaierij. Mocht u dit beeld herkennen, transformeer naar een klantgerichte organisatie en werk in processen.

Plannen omzetten van een Push systeem naar een Pull systeem 

De orders werden via een prioriteiten systeem vanuit de expeditie geïnitieerd. Daaruit ontstond een planning per afdeling in plaats van een overall planning. Het gevolg was dat geen rekening werd gehouden met een slimme volgorde, met omsteltijden van machines of levertijden. Dit kon betekenen dat producten in de verkeerde volgorde werden geproduceerd. Voor de afdeling is dit wel ideaal, maar niet voor het geheel van het primaire proces. Vervolgens paste het bedrijfsbureau een Push systeem toe op de orderstroom, hetgeen leidde tot ad hoc keuzes in de volgorde van produceren. Deze planning hebben we veranderd naar een Pull systeem op basis van klanteisen en een integrale procesbenadering.

Pull systeem start bij het bedrijfsbureau

Het kenmerk van een Pull productiesysteem is natuurlijk dat de laatste processtap het ritme van de productie bepaalt. Dat geldt als het systeem eenmaal werkt. Bij de implementatie is het soms handig aan de voorkant te beginnen. In dit geval was dat het bedrijfsbureau. De Push van het bedrijfsbureau moest worden gestopt. De eerste spelregel die werd ingevoerd, was dat het Bedrijfsbureau pas weer een order mag uitgeven als de Productie daar om vroeg. Zo ontstaat tussen deze twee afdelingen al een eerst pull systeempje. Dit werd intern de Sluis genoemd. Hiermee werd de hoeveelheid Onder Handen Werk (OHW of WIP) enorm gereduceerd. Er ontstonden overzicht en ruimte. De bottlenecks werden direct daarna zichtbaar. Het werd duidelijk bij welke machines tekort aan capaciteit was en waar hoge omsteltijden waren. Vervolgens werden deze bottle necks één voor één opgelost. Vervolgens werd het pull systeem over alle afdelingen toegepast.

De resultaten van het werken met een Pull Productie Systeem

De leverbetrouwbaarheid is in 6 maanden gestegen van 47% naar 93%. Productiekosten zijn gedaald door de reductie van verspillingen, eveneens door de reductie van de omsteltijden (SMED) en een verandering van de communicatie vanwege de planning. Uiteraard konden de klanten de tijdige leveringen ook waarderen. 

Wilt u ook de operationele processen van uw organisatie verbeteren? Vul het formulier onder in en stel uw vragen. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.