Efficiëntie verhogen in operationele processen met transformatie

De efficiëntie verhogen en effectiviteit verbeteren gebeurt door alleen de juiste handelingen uit te voeren en deze ook in één keer goed uit te voeren: Operational Excellence. Zo'n 30% tot 50% van de operationele processen bestaat in veel organisaties uit inefficiëntie. Lees: uw organisatie kan ruwweg 30% tot 50% efficiënter functioneren via verbetering van de bedrijfsprocessen. Gebrek aan efficiëntie wordt meestal veroorzaakt door een onjuiste aanpak in drie deelgebieden: (1) de procesflow, (2) de inrichting van de werkplek en (3) leiderschap. Verbetering van deze 3 deelgebieden leidt direct tot efficiëntie, verkorting van de doorlooptijd en stijging van de productiviteit. Efficiëntie wordt niet bereikt door harder werken, maar door slimmer werken. Een transformatie van de procesinrichting is nodig in combinatie met een vast weekritme.

Efficiëntie realiseren door transformatie van de organisatie en processen

Organisaties zoeken naar een daling van de kosten, waarbij tegelijkertijd de productiviteit en de klanttevredenheid verbeteren. Reorganisaties of saneringsprogramma's zijn niet het juiste antwoord. Een transformatieprogramma is dat wel. Transformeer afdelingen in efficiënte proces gestuurde systemen. Voor verbetering van de procesflow wordt Lean Manufacturing gebruikt en voor de inrichting van de werkplek het programma Standard Work. Leiderschap zit verweven door beide programmaonderdelen. We begeleiden het managementteam graag in de uitvoering van het transformatieprogramma.

Verbetering efficiëntie en effectiviteit via Operational Excellence transformatie:

  1. Maak analyses van de efficiëntie in processen en leer van de uitkomsten
  2. Efficiëntie verbeteren met Lean, Standard Work en Leiderschap
  3. De rol van het management voor realisatie van efficiëntie en effectiviteit
  4. Proces verbeteren door efficiëntie verhogen en kwaliteitsverbetering
  5. De praktijk en resultaten van de transformatie bekijken bij onze klanten

1. Maak analyses van de efficiëntie in processen en leer van de uitkomsten

De efficiëntie van processen kan eenvoudig worden berekend en in beeld gebracht. Dat is niet ingewikkeld. Maak een procesanalyse op basis van data en een Value Stream Map op basis van Gemba observaties en metingen. Daarmee worden de kwaliteit en de efficiëntie van de operationele processen getoond. De output van de processen wordt gemeten op bijvoorbeeld doorlooptijden, kosten, kwaliteit en veiligheid. Tegelijkertijd wordt een Value Stream Map gemaakt van de fysieke procesflow. Deze analyses laten de efficiëntie, dan wel de inefficiëntie, van de processen op 3 niveaus zien: (1) lokaal op de Gemba, (2) in de fysieke procesflow en (3) in het productiesysteem. Met het resultaat van deze analyses gaan we aan de slag met het transformatieprogramma: Standard Work, Lean Manufacturing en Leiderschap. 

2. Efficiëntie verbeteren met Lean, Standard Work en Leiderschap

Op basis van de analyseresultaten volgt de bijsturing via Lean Manufacturing, Standard Work en Leiderschap. Processen worden aangepast door verspillingen weg te nemen uit de proces flow en procedures op de Gemba te standaardiseren. De gebruikelijke manier van werken, de huidige standaard, wordt aangepast naar een nieuwe standaard. Op dat moment kan weerstand ontstaan en dat moet worden voorkomen. Daarom is het derde aandachtsgebied belangrijk: Leiderschap. Het programma voor Leiderschap leidt er toe dat (1) verbeterprocessen functioneren en (2) standaarden worden geborgd in het kwaliteitssysteem en het productiesysteem. Het leiderschapsprogramma is gericht op de aanpassing van gedrag, de ontwikkeling van nieuwe competenties en samenwerking in de operationele teams. Vaak worden Lean of 5S programma's uitgevoerd zonder aandacht voor leiderschap. Dat is niet juist. 90% van het succes komt voort uit leiderschap. Dat is de reden voor onze aanpak in de 3 aandachtsgebieden. 

3. De rol van het management voor realisatie van efficiëntie en effectiviteit

De manager houdt zich niet bezig met de inhoud van het werk, maar met de omstandigheden rond het werk en de systemen: kwaliteitssysteem en productiesysteem. Managers zorgen met andere woorden voor de borging van Lean Manufacturing, Standard Work op de Gemba en Leiderschap. Deze mechanismen hebben een weekritme: Op maandag (kleine) doelen stellen en op vrijdag de resultaten ophalen. Managers werken aan de realisatie van deze continue cyclus. Zijn er onvoldoende resultaten gerealiseerd op vrijdag? Welk systeem hapert dan en op welke manier? We trainen managers, teamleiders en operators ieder in hun eigen rol binnen deze mechanismen van continue verbetering en efficiëntie. De transformatie leidt er toe dat een op maandag gekozen te verbeteren standaard op vrijdag daadwerkelijk met 50% is verbeterd. Deze 50% is bewust gekozen en onderdeel van het transformatieprogramma. De efficiëntie in de bedrijfsprocessen is nu daadwerkelijk duurzaam verbeterd.

4. Proces verbeteren door efficiëntie verhogen en kwaliteitsverbetering

De reden waarom het management nadrukkelijk verantwoordelijk is voor de efficiëntie in processen en kwaliteitsverbetering, is omdat ze de financiële en operationele positie van de organisatie zo sterk bepalen. Een bedrijfsproces dat 50% efficiënter functioneert, is 50% inefficiëntie kwijt. Dat is feitelijke arbeidstijd, die niet meer wordt verspild. Blijven die inefficiënte arbeidsuren in het werk bestaan, dan komen deze uren iedere dag en ieder jaar weer terug in de vorm van loonkosten en een te lage productiviteit. De organisatie wordt hierdoor te duur ten opzichte van die van de concurrenten. De kernverantwoordelijkheid van managers is daarom de efficiëntie verhogen en de kwaliteit verbeteren. Daarop is de transformatie gericht. Met reorganisaties of de verandering van organogrammen worden de gewenste resultaten nooit behaald.

5. De praktijk en resultaten van de transformatie bekijken bij onze klanten

Bij onze klanten kunt u de resultaten zien, waar bijvoorbeeld de doorlooptijd is gehalveerd of de verspillingen zijn geminimaliseerd. Het is een illusie om te denken dat efficiëntie en effectiviteit zomaar ontstaan. Integendeel, het omgekeerde is waar: inefficiëntie en ineffectiviteit ontstaan zomaar. De weg naar Operational Excellence is altijd een weg van analyseren, draagvlak creëren en dan gericht stap voor stap de aanpassingen doorvoeren. Niet leiden door te controleren, maar door veranderingen door te voeren: standaarden verbeteren. Dat is het werk van leidinggevenden. Zij bedenken de concepten en de medewerkers in de uitvoering zorgen voor de praktijk.

Vraag gratis de PowerPoint over de werkplekinrichting aan via onderstaande formulier. Of neem vrijblijvend contact met ons op via 088 33 666 66 of schrijf een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Bart Paesie