Verbeter het ERP systeem productie en de planning

ERP systemen zijn vaak niet goed ingericht met alle gevolgen van dien. Een verkeerde inrichting leidt tot administratie, herstelacties en te laat leveren. In plaats van de gewenste situatie waarbij het ERP systeem de productie ondersteunt, ontstaat de situatie waarbij het ERP systeem een administratieve last wordt, die vele arbeidsuren opslokt. In dit artikel gaan we in op de problemen met ERP systemen in productieorganisaties en de oplossingen voor de productieplanning.

1. ERP systeem ondersteunt de productieplanning of leidt tot bureaucratie

Automatisering met een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem helpt de productieplanning en de logistiek organiseren. In productieorganisaties bestaan producten uit een veelheid van samengestelde artikelen. Om bij te houden wanneer, welke artikelen geraapt, geassembleerd en besteld moeten worden helpt een goed ingericht ERP systeem. Helaas werken deze systemen vaak niet goed. Afwijkingen ontstaan door vervuiling in stambestanden, gewijzigde stuklijsten, onduidelijke voorraadlocaties en gebrek aan kennis van de instellingen van het ERP systeem. Het ERP systeem kan voor je werken, maar kan ook een veelkoppig monster worden, dat veel indirecte uren veroorzaakt. Dat is niet de bedoeling. We helpen u graag de productieplanning optimaliseren.

2. Nulmeting uitvoeren voor onderzoek naar de logistiek en productieplanning

Als het ERP systeem voor de productie en de logistiek niet goed werkt, dan gaan medewerkers workarounds ontwikkelen. Die workarounds kunt u zo herkennen in uw eigen organisatie: Excel lijsten ontstaan op verschillende afdelingen, planningsvergaderingen worden geïntroduceerd en in de verkooporders staan tekstartikelen of omschrijvingen. Dit zijn signalen van niet functionerende ERP systemen. Met het ERP systeem zelf is meestal niets mis en prima geschikt voor het aansturen van de productieplanning. Stap niet in de valkuil dit systeem zomaar te vervangen. Soms is dat natuurlijk wel nodig, maar begin eerst eens met een onderzoek naar de inrichting en het gebruik van de functies voor uw organisatie en uw productiesysteem. We voeren graag een nulmeting voor u uit, waaruit u kunt leren wat de kwaliteit van de werking is. Hoe werkt zo'n nulmeting en wat wordt onderzocht?

3. Productieplanning voor een week vaststellen in het ERP

Eerst de basis van de productieplanning. Het productiesysteem brengt producten voort voor de klanten. Daarvoor zijn nodig: on demand delivery en continuous flow. We gaan hier niet de productieprincipes uitwerken, maar de boodschap is, dat het ERP systeem deze principes moet ondersteunen. De productieplanning en de logistiek worden hierop afgestemd. Dit leidt tot het uitgangspunt dat de productieplanning ongeveer een week van te voren vast moet staan. Het mag ook langer van te voren, maar in ieder geval niet korter. Een korter window dan een week is geen plannen meer, maar ad hoc reageren op situaties, hetgeen tot allerlei organisatorische problemen leidt. Het eerste onderzoek gaat daarom uit naar de productiefrequentie van verkooporders en de manier waarop de productieplanning wordt bepaald. Dat is de eerste stap van de nulmeting. 

4. Stambestanden voor artikelen in het ERP systeem optimaliseren

Een ERP systeem is opgebouwd uit bouwstenen. Die bouwstenen zijn de stambestanden van artikelen. Hierin zijn de artikelgegevens opgeslagen, waar het ERP systeem vervolgens mee gaat werken. De algoritmen maken gebruik van de ze stambestanden en de vastgestelde rekenregels. Het tweede deel van de nulmeting gaat over de kwaliteit van de gegevens in de stambestanden. Met eenvoudige analysetechnieken is dat snel gedaan. De analyses geven informatie over de juistheid en volledigheid van de basisgegevens. Vaak zijn ERP systemen vervuild, waardoor parameters zijn verouderd of gegevens niet zijn ingevuld. Opschoningsacties hebben de prioriteit, omdat het systeem niet kan functioneren zonder goed gevulde stambestanden. Deze analysestap duurt slechts één tot enkele dagen.

5. Producten vereenvoudigen leidt tot overzichtelijke stuklijsten in ERP

Vervolgens worden de stuklijsten geanalyseerd. Ook deze blijken vaak verouderd of er is een grote verscheidenheid aan stuklijsten ontstaan in het ERP systeem. Als gevolg van de cultuur om op de wensen van de klanten in te gaan, zijn vaak (te) veel stuklijsten ontstaan. Lees: er is veel variatie in producten. Het gevolg hiervan is dat het systeem artikelen in de voorraad laat bestaan en in het magazijn teveel handling nodig is. Hierdoor ontstaan allerlei logistieke problemen in het warehouse en daardoor weer foute leveringen aan de productie. De analyse voor vereenvoudiging van de stuklijsten is zo gebeurd, maar er is een continu proces voor de verwerking van mutaties nodig. Daar ontbreekt het vaak aan. Een ERP is niet statisch maar dynamisch. Iedere keer als zich een productwijziging voordoet, ontstaat een mutatie. Deze mutatie heeft effect op de productieplanning en allerlei gekoppelde processen, stuklijsten, stambestanden en producten. Hiervoor is vaak te weinig aandacht, waardoor vervuiling ontstaat en inefficiëntie het gevolg is.

6. Inkoopprocedures instellen op basis van de orderintake

Nadat de stambestanden van de artikelen en de stuklijsten correct zijn ingevoerd, volgt de analyse op het gebruik van de artikelen in eindproducten. De afnamefrequentie wordt geanalyseerd met SPC en Pareto technieken. Daarna worden de bestelmethoden, volumes en kwaliteitscriteria voor de productieplanning vastgesteld. Deze analyse is eveneens snel gemaakt. Als ook een WMS operationeel is gemaakt, dan gebruiken we dat systeem voor de analyses en de aansturing van het magazijn. Het doel is de voorraad de reduceren, zodat kapitaal vrij wordt gemaakt, zonder de leverbetrouwbaarheid in gevaar te brengen. De inkoopafdeling dient regelmatig analyses te maken van het gebruik van artikelen en het gebruik van artikelen in samengestelde artikelen.

7. Productie planning met ERP op basis van korte doorlooptijd

Nu kan het echte productie planningsproces, waarvoor het ERP systeem is bedoeld, beginnen. Op basis van de orderintake rekent het systeem uit welke artikelen nodig zijn. Deze komen uit de voorraad of worden ingekocht. Met de juiste instellingen, die in de voorgaande stappen zijn uitgevoerd, ontstaat een kortere doorlooptijd en een efficiënte planning. Het is in deze fase heel belangrijk om de planning met een planbord of Excel visueel te maken voor de managers en medewerkers. Zo leren ze wat er precies in het ERP systeem gebeurt. Als mensen dat begrijpen en ze zijn opgeleid, kan het ERP goed worden  bediend en onderhouden.

8. Logistiek systeem met warehouse, WMS en goederenstroom optimaliseren

Direct aansluitend kan het logistieke systeem worden geoptimaliseerd. Het warehouse met de voorraadlocaties, de fysieke inrichting en de manier van rapen, afboeken en transporteren naar de productie dient op de juiste manier te worden gestandaardiseerd. De cultuur in warehouses is er vaak een van hard werken en zo veel mogelijk orderregels rapen. Als later een artikel ontbreekt, vindt men het een normaal onderdeel van het werk om snel nog dat artikel te rapen, zonder dat de vraag wordt gesteld, waarom dat artikel bij de eerste ronde niet was geraapt. Zo blijven fouten bestaan. De manager dient oorzaakanalyses uit te (laten) voeren, zodat wordt ontdekt wat in het WMS/ERP niet goed gaat. We leren medewerkers het WMS systeem goed gebruiken. WMS en ERP systemen zijn geen flexibele systemen. Je moet ze gebruiken zoals ze zijn gebouwd. 

9. Planning met ERP en korte doorlooptijd

Enterprise Resource Planning of ERP systemen zijn moeilijk goed te beheersen, maar met een toepassing van de juiste spelregels werken ze voor u. Met de juiste inrichting zijn ze zeer voordelig. In een week zijn we in staat een volledige nulmeting uit te voeren. Daarna start het verbeteren. We verbeteren het artikelbestand en reduceren de voorraden. U ervaart dat efficiëntie in de logistieke en productieprocessen ontstaat.

Wilt u het ERP systeem en de productieplanning verbeteren en informatie hebben over de nulmeting? Vul dan onderstaand formulier in. Bellen kan natuurlijk ook naar 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.