Procedures en standaarden leiden tot kwaliteit en efficiëntie 

De woorden procedures en standaardisatie roepen vaak weerstand op. Ze roepen beelden op van documenten, bureaucratie, archivering, checklists en starheid. Het tegendeel is het geval. Procedures zijn gewoon gestandaardiseerde, uitvoerende werkzaamheden, zoals tandenpoetsen en koffie zetten. Gelukkig voeren we deze procedures uit zonder er al te veel bij na te denken. We beheersen ze volkomen, waardoor de uitkomst altijd goed is en de doorlooptijd kort blijft. Kwaliteit en efficiëntie gaan hand in hand dankzij standaardisatie van de werkzaamheden. Lees verder over de toepassing van procedures en vraag de eenpuntsles aan voor het maken van procesbeschrijvingen. 

Procedures zijn standaarden en die leiden tot procesverbetering

De procedures, die hierboven als voorbeeld werden benoemd, worden door iedereen efficiënt uitgevoerd met het gewenste resultaat. Toch staan ze bij niemand thuis op papier. Dat komt natuurlijk doordat ze onderdeel zijn van het vakmanschap.  Blijken er toch gaatjes in tanden te ontstaan, of is de koffie niet lekker, dan wordt de procedure onderzocht en aangepast. Dat gebeurt in 3 stappen: (1) de uitkomst meten (de koffie is niet lekker, of het gebit heeft gaatjes), (2) oorzaakanalyses maken en (3) direct acteren. Deze 3 stappen worden binnen 24 tot 48 uur genomen, waardoor organisaties 30 tot 50 kleine verbeterstappen per week kunnen nemen. Het snel kunnen aanpassen van procedures leidt tot procesverbetering: verbeterde productkwaliteit en verbeterde efficiëntie. Zo ziet u dat standaarden nodig zijn om te kunnen verbeteren naar nieuwe verbeterde standaarden, waardoor de output verbetert. Standaardisatie is dus een tussenstap in het proces van continue verbetering van procedures.

Procedure zijn procedures als ze gestandaardiseerd worden uitgevoerd

Uit voorgaande voorbeelden blijkt wel dat een procedure niet op schrift staat, maar een in de praktijk uitgevoerde, gestandaardiseerde werkwijze is. Ergens is het mis gegaan toen mensen dachten dat een beschrijving op papier een procedure is. Dat is niet juist. Dat is een beschrijving van de procedure. De procedure zelf is de standaard routine, zoals tanden poetsen, die in de praktijk door operators routinematig wordt uitgevoerd. Of daar een procedurebeschrijving voor nodig is, is een andere vraag. Liever niet, maar sommige procedures zijn ingewikkeld en moeilijk te onthouden en dan is een procedurebeschrijving handig. Echter, een standaard is pas een standaard als iedereen dezelfde werkwijze in de praktijk toepast. Dan is er sprake van efficiëntie en pas dan kan de procedure effectief worden verbeterd. Houden verschillende operators er verschillende werkwijzen op na, dan wordt verbeteren erg moeilijk. Dat geldt natuurlijk niet alleen voor operators in de productie, maar ook voor verkopers, engineers en alle andere uitvoerende medewerkers. 

Drang naar procesbeschrijvingen en bureaucratie terugdringen

Wellicht herkent u bij uw eigen organisatie of bij leveranciers van uw organisatie, dat enorm veel papier van toepassing is. Dikke handboeken, uitgebreide procesbeschrijvingen en overal formulieren voor. Dit zijn signalen van de cultuur van een organisatie en duiden op bureaucratie. Hoe minder aandacht voor vakmanschap, samenwerking en klantgerichtheid, hoe meer beschrijvingen ontstaan. Feitelijk als resultaat van verkeerd leiderschap. In een cultuur waar angst regeert of waar mensen geen verantwoordelijkheid durven nemen, wordt snel gegrepen naar het excuus om processen op te schrijven. Dan is immers duidelijk hoe het werk moet worden uitgevoerd, stelt het management directief. Regels en werkinstructies worden opgeschreven, maar al snel blijken die niet te worden nageleefd. Ze worden in de praktijk niet nageleefd, omdat het ontbreekt aan eigenaarschap, begeleiding in verbetering en educatie. Ingesleten gewoonten verdwijnen niet zomaar. Bovendien geldt dat een handleiding voor de bediening van een vaatwasmachine best handig is als het apparaat een foutmelding aangeeft, maar redelijk zinloos voor de bediening. Die hoort in het vakmanschap te zitten en te worden getraind.

Standaarden en procedures helpen bij verbeterprocessen

Een standaard is pas een standaard als alle medewerkers een routine op dezelfde manier uitvoeren. Als zo'n standaard bestaat, is ook duidelijk dat de output van het werk het resultaat is van de routinematige handeling. Er is een causaal verband (we slaan het onderwerp variatie hier even over). De standaard kan en moet veranderen als een verbeterde output gewenst is. Het is dus niet zo dat standaarden tot in lengte van dagen moeten blijven bestaan. In tegendeel. Hoe sneller een verbeterde standaard kan worden ontwikkeld, hoe beter het is. Een procedure is een standaard, een referentie, die onmiddellijk moet worden aangepast als blijkt dat een nieuwe, verbeterde standaard mogelijk is. Dat is de rol van het management: continu op zoek naar de verbetering van standaarden. Dit is de PDCA cycle van Deming

Procesverbetering via teamwork en vakmanschap

Procesverbetering gebeurt niet door de beschrijving van een procedure verder uit te werken. Ook het opnieuw of anders beschrijven van het proces zal niet tot verbeteringen van processen leiden. Procesverbetering start door:

  1. Eerst als team na te denken over de klanteisen
  2. Daarna de metingen als uitkomst van de standaard te bestuderen
  3. Vervolgens de doelstelling die moet worden behaald als ambitie te nemen
  4. Streven naar 50% verbetering van de uitkomst
  5. Samen te werken aan oplossingen

In dit verbeterproces komt geen documentatie voor. Althans, niet als doel op zich. Er wordt geen handboek gemaakt of procedure uitgewerkt. Het is het vakmanschap, de ervaring en goed teamwerk die tot verbetering van de standaard leiden. Daarna kan worden bekeken of een procedurebeschrijving nuttig is.

Procedures en procedurebeschrijvingen goed toepassen

Standaardisatie en de snelle aanpassing van standaarden zijn de sleutel tot efficiëntie en klantgericht werken. Deming liet zien hoe organisaties hiermee marktleider worden. Wilt u weten hoe u uw organisatie ontwikkelt tot de nummer één in uw markt? Hoe u sneller en beter wordt dan de benchmark, waardoor klanten voor uw producten kiezen? Vul dan gratis en vrijblijvend onderstaand formulier in en ontvang de eenpuntsles Procesbeschrijving. Bekijk ook deze training Procesbeschrijvingen.

Vul onderstaande formulier in en ontvang de eenpuntsles Procesbeschrijving. U kunt ook e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com of bellen naar telefoon 088 33 666 66.

Diensten consultancy

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Oplossingen

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

Artikelen

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

Kwaliteitsmanagement 5S Lean

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Standaardisatie en procedures

  • Procesbeschrijvingen maken
  • Kosten reduceren
  • Productkwaliteit verbeteren
  • Doorlooptijd verkorten
  • Metingen verrichten
  • Oorzaakanalyses uitvoeren
  • Eigenaarschap medewerkers ontwikkelen