Procedures zijn gestandaardiseerde werkzaamheden 

De woorden procedures en standaardisatie roepen vaak weerstand op. Het roept beelden op van documenten, bureaucratie, archivering, checklists en starheid. Het tegendeel is waar. Procedures zijn gewoon gestandaardiseerde, uitvoerende werkzaamheden, zoals de procedure tandenpoetsen. Deze staat bij niemand thuis op papier, maar wordt wel routinematig uitgevoerd om gaatjes te voorkomen. Ontstaan er toch gaatjes, dan wordt de procedure aangepast (verbeterd). Het snel kunnen aanpassen leidt tot flexibiliteit. Zo zijn er vele procedures. Denk aan de avondhandelingen: Eerst de deur op slot, dan de lichten uit en dan pas naar bed. Zo zit er ook een volgordelijkheid in eten bereiden, de wasmachine aanzetten en boodschappen doen. Allemaal werkzaamheden met een min of meer vaste, gestandaardiseerde volgorde. Waarom? Omdat ze zo op een efficiënte manier tot het beste resultaat leiden. 

Procedure zijn pas procedures als ze gestandaardiseerd worden uitgevoerd

Een procedure staat niet op schrift, maar is een in de praktijk gestandaardiseerde werkwijze. Ergens is het mis gegaan en is bedacht dat procesbeschrijvingen procedures zijn. Dat is niet juist, dat is dan een beschrijving van een procedure. De procedure is de standaard routine, zoals tanden poetsen, die in de praktijk wordt uitgevoerd. Sommige procedures zijn ingewikkeld en moeilijk te onthouden. Of ze komen maar zelden voor. Dan is het handig, dat ze op papier staan en eventueel ondersteund worden met een checklist. Echter, het is de praktijk waar we naar kijken: gestandaardiseerd uitvoeren van werk.

Drang naar procesbeschrijvingen terugdringen

In een cultuur waar angst regeert of waar niemand verantwoordelijkheid durft te nemen, wordt snel gegrepen naar het excuus om werk op te schrijven. Regels en werkinstructies worden opgeschreven, maar die blijken veelal zinloos. Ze worden in de praktijk niet nageleefd, omdat het ontbreekt aan eigenaarschap. De reden om ze op te schrijven is een andere dan de wil om het werk goed te willen uitvoeren. Als procedures de overhand krijgen en mensen voelen zich veilig achter een procedure, dan gaat het mis. Besturen is niet hetzelfde als regelgeving. Een goede handleiding van een vaatwasmachine is best handig als het apparaat een foutmelding aangeeft, maar zinloos voor de bediening. Die zit in het vakmanschap en wordt getraind.

Standaarden helpen bij verbeterprocessen

Een standaard is pas een standaard als alle medewerkers een routine op dezelfde manier uitvoeren. Als zo'n standaard bestaat, is ook duidelijk dat de output van het werk het resultaat is van de routinematige handeling. De standaard kan veranderen als een verbeterde output gewenst is. Het is dus niet zo dat standaarden tot in lengte van dagen moeten blijven bestaan. In tegendeel. Hoe sneller een verbeterde standaard kan worden ontwikkeld, hoe beter het is. Een procedure is een standaard, een referentie punt, die onmiddellijk moet worden aangepast of opgeheven als blijkt dat een nieuwe standaard aantoonbaar beter is. De truc zit natuurlijk is het woord aantoonbaar. Aantoonbaar wordt iets in de Check fase van de Deming cirkel.

Procesverbetering via teamwork en vakmanschap

Procesverbetering gebeurt niet door de beschrijving van een procedure verder uit te werken. Een uitbreiding van de checklist zou wel tot een verbetering kunnen leiden, maar zonder eigenaarschap en vakmanschap leidt de uitbreiding tot niets. Ook het opnieuw of anders beschrijven van het proces zal niet tot verbeteringen leiden. Procesverbetering vindt plaats door eerst als team na te denken over de klanteisen, de metingen als uitkomst van de standaard en de doelstelling die moet worden behaald. Vervolgens wordt via brainstorming door het team nagedacht over een verbeterde standaard, die leidt tot minder variatie in de output. In dit verbeterproces komt geen documentatie voor. Er wordt geen handboek gemaakt of procedure uitgewerkt. Het is het vakmanschap, de ervaring en goed teamwerk die tot verbetering van de standaard leiden. 

Procesmanagement goed toepassen? Vraag het eBook aan

Standaardisatie en de snelle aanpassing van standaarden zijn de sleutel tot efficiëntie en klantgericht werken. Deming liet zien hoe organisatie hiermee wereld marktleider worden. Wilt u weten hoe u uw organisatie zich ontwikkelt tot de nummer één in uw markt? Hoe u sneller en beter wordt dan de benchmark? Vul dan gratis en vrijblijvend onderstaand formulier in en ontvang het eBook Kwaliteitsmanagement.

Vul onderstaande formulier in en ontvang het eBook. U kunt ook e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com of bellen naar telefoon 088 33 666 66.

Diensten consultancy

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Oplossingen

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

Artikelen

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

Kwaliteitsmanagement 5S Lean

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Standaardisatie en procedures

  • Procesbeheersing realiseren
  • Kosten reduceren
  • Productkwaliteit verbeteren
  • Doorlooptijd verkorten
  • Verspillingen reduceren
  • First Time Right principe
  • Reductie van de variatie in de output
  • Deming cirkel draaien
  • Metingen verrichten
  • Oorzaakanalyses uitvoeren
  • Eigenaarschap medewerkers ontwikkelen