SIPOC model toepassen voor procesbeschrijvingen
Met het SIPOC model, Suppliers Inputs Process Outputs Customers (SIPOC), wordt de procesketen gedefinieerd, waarbij de klanten aan het einde van de procesketen zouden moeten ontvangen wat ze verwachten. De klant staat met andere woorden centraal en niet het proces of de eigen organisatie, zoals regelmatig wordt gedacht. Dit SIPOC model is ook terug te vinden in normen als ISO 9001. Wilt u de processen van uw organisatie met het SIPOC model beschrijven? Lees verder en doe de incompany training met uw collega's.
Hieronder volgen de 5 stappen voor de opbouw van procesbeschrijvingen volgens SIPOC. Deze stappen zijn eenvoudig beschreven. De moeilijkheid bestaat er echter uit de theorie te vergelijken met de praktijk in uw organisatie. Daarbij staat waarde creatie centraal en niet de gewoonten van de organisatie. Laat het ons weten als u hulp nodig heeft, of teams wil trainen. We helpen u graag verder.
1. De klant centraal: SIPOC
De Customer staat centraal in het SIPOC model. De klant is namelijk op zoek naar een 'nut' of een 'functie'. De klant zoekt een product of dienst dat nodig is voor het eigen proces. Denk aan de onderdelen van een machine, een apparaat of een dienst. Het is de vraag welke leverancier dat nut of die functie op de beste manier tegen de laagste prijs kan leveren. J.M. Juran noemde dit fitness for use, ofwel de mate waarin de klant het product nuttig vindt en kan gebruiken in relatie tot de prijs. Daarbij geldt dat de klant geen verstoring wil, maar foutloze leveringen First Time Right.
2. De output beheersen: SIPOC
Het is de output waar de klant mee te maken krijgt. Daaruit volgt de vraag of de klant tevreden is met de output van uw proces. Voldoet de output aan de specificaties en functioneert het product naar behoren? Ook intern gelden allerlei klant-leverancier-relaties, die met SIPOC kunnen worden beschreven. Zo is Engineering de leverancier van Productie en is binnen Productie de lasafdeling weer leverancier van de coatstraat. Boven deze interne klant-leverancier-relaties staat altijd de wens van de externe klant centraal. Het SIPOC model kan in alle stappen en relaties worden gebruikt.
3. Het proces uitvoeren: SIPOC
Het proces is het moment van waarde creatie. Het SIPOC model geeft hier de ruimte om de waarde creatie te beschrijven en waste weg te nemen. Dat is niet eenvoudig, omdat volledig vanuit de klantwens moet worden gedacht en niet vanuit interne voorkeuren. Het ontwerp van het proces volgt uit de klantwens en niet vanuit ervaringen van de afgelopen 20 jaar of politiek of dominantie. Door vanuit de klantwens te redeneren wordt het proces verbeterd en flexibel gemaakt, rekening houdend met de variatie in de output, die moet worden beheerst en gereduceerd.
4. De Inputs definiëren: SIPOC
Als het proces is ontworpen, volgen de inputs. Deze staan in het model SIPOC vóór het proces, waarmee wordt aangegeven dat ze afhankelijk zijn van het ontwerp van het proces, wat weer afhankelijk is van de klanteisen. Hieruit wordt inmiddels wel duidelijk dat procesbeschrijvingen met SIPOC van achter naar voor worden gemaakt. Dat geldt voor alle procesbeschrijvingen, omdat de klanteisen op die manier leidend worden gemaakt in alle eerdere stappen. Materialen, tooling, informatie en grondstoffen moeten voldoen aan de Customer requirements en Output van het proces.
5. De Suppliers managen: SIPOC
De inputs voor het proces worden geleverd door diverse Suppliers. Het SIPOC model geeft hier de ruimte om alle Suppliers te benoemen. Dat kunnen externe leveranciers zijn, maar ook interne leveranciers, zoals een voorgaande processtap of andere afdelingen binnen dezelfde organisatie. Zo is R&D een Supplier van nieuwe recepturen en specificaties en de afdeling Productie de leverancier van gereed product aan Logistiek. Denk niet alleen aan producten of halffabrikaten, maar ook aan informatie, data en diensten. Beheersing van de Output begint dus al bij de Suppliers.
Dienstverlening
Onze consultants kunnen u helpen met de uitwerkingen van procesbeschrijvingen volgens SIPOC. Dat kan in de vorm van training, begeleiding van verbeterteams of bij de uitwerking van een kwaliteitshandboek en werkinstructies voor afdelingen. Het is belangrijk dat de spelregels goed worden gevolgd, anders ontstaat bureaucratie en dikke kwaliteitshandboeken. Het ontwerpen van processen wordt vaak onzorgvuldig gedaan en los van de praktijk. Dat is gevaarlijk en leidt tot lange en onleesbare beschrijvingen. Laat ons u helpen voor een goed resultaat en een verbeterde procesbeheersing.
Kwaliteitsmanagement ISO 9001
SIPOC wordt veel gebruikt voor de ontwikkeling van een kwaliteitshandboek, voor verbeterteams en procesbeheersing. Ook voor de toepassing van ISO 9001 wordt SIPOC veel gebruikt. In de inleiding van ISO 9001 vindt u ook hetzelfde SIPOC model terug als de leidende denkwijze die nodig is voor de PDCA cirkel. Het is handig om dit model te gebruiken als u de organisatie gaat certificeren voor ISO 9001, maar ook voor de toepassing van Six Sigma is SIPOC een handige methode. Tijdens de opleiding Kwaliteitsmanagement leert u ook processen ontwerpen volgens de methode SIPOC.
Wilt u informatie over de begeleiding bij de uitwerking van procesbeschrijvingen met het SIPOC model? Vul onderstaande formulier in en stel ons uw vragen. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.
