Procesbeschrijvingen in Swimming Lanes voor procesverbetering
Deze case gaat over een organisatie die mechatronische systemen levert. Dit zijn systemen om pakjes en andere producten te verwerken via transport en handling systemen. Deze systemen worden geleverd aan bijvoorbeeld fulfillment centers, distributie, vliegvelden en andere locaties, waar veel producten in korte tijd moeten worden verwerkt. Onze klant is marktleider en trendsetter in techniek en oplossingen. De organisatie groeit daardoor enorm hard. Dat is de reden waarom een transitie nodig is. De transformatie bestaat uit de omzetting van een organisatie met ervaren medewerkers, die de klanten met hun specifieke wensen uit het hoofd kennen naar een organisatie, die procesmatig moet gaan werken. Het aantal klanten is te groot geworden om ze uit het hoofd te kennen. Medewerkers moeten in processen gaan werken, waarbij de professionaliteit in de processen is geborgd.
Procesbeschrijvingen met Swimming Lanes leiden tot samenhang
Het bouwen van dit soort mechatronische systemen is complex. Veel verschillende disciplines moeten worden samengebracht om de juiste levering te realiseren. Voorbeelden van processen zijn engineering en ontwerpen, elektronische systemen ontwikkelen en fysieke systemen bouwen op de locaties van de klanten. Alle processen moeten goed samenwerken om het eindproduct op tijd en juist te installeren bij de klant. Om kwaliteit, samenwerking en efficiëntie te realiseren werden de processen uiteengezet in procesbeschrijvingen met de techniek Swimming Lanes.
Service bieden op mechatronische systemen bij klanten
Vervolgens hebben de geïnstalleerde systemen onderhoud nodig en soms ook ad hoc spare parts. De klant belt dan naar de helpdeks en legt uit wat het probleem is. Vervolgens start een complex proces om de storing op te lossen. Het is de vraag of de storing direct moet worden opgelost, of dat kan worden gewacht tot een geplande stop van het systeem? Ook moet bekend zijn of specialistische kennis nodig is voor het herstel van de storing, of dat een monteur snel kan handelen en of spare parts nodig zijn. Zo ontstaan allerlei afstemmingsmomenten. Verschillende proceseigenaren moeten de situatie beoordelen. Met de Swimming Lanes worden de interactie momenten in beeld gebracht. Hiermee worden alle communicatielijnen en processtappen overzichtelijk uiteengezet. Er ontstaan orde en efficiëntie.
Gebruik van de Swimming Lanes voor de procesbeschrijvingen
Om alle procesinteracties in kaart te brengen is gebruik gemaakt van de methode Swimming Lanes. Verticaal worden de verschillende afdelingen of rollen onder elkaar gezet en horizontaal de processtappen, die ze uitvoeren. Hierdoor ontstaat in één oogopslag de beweging van ene naar de andere rol of afdeling. Swimming lanes zijn ook uitermate geschikt om in kaart te brengen of de juiste bewegingen worden gemaakt. De verspillingen worden direct zichtbaar en er ontstaat inzicht in de mogelijkheid om verspillingen weg te nemen. Voor de medewerkers ontstaat ook visueel inzicht in de manier waarop een product of onderdeel zich beweegt in de organisatie, welke functies er bij betrokken zijn en in welke volgorde. Als u een voorbeeld van zo'n Swimming Lane wilt zien, kunnen we u die online via video tonen. In verband met de vertrouwelijkheid, kunnen we hier geen voorbeeld tonen.
Werk samen in teams met medewerkers en teamleiders
Onze consultant leidde het project. Tijdens de groepsbijeenkomsten van vertegenwoordigers van de betrokken afdelingen zijn de procesbeschrijvingen met Swimming Lanes gemaakt. Iedereen kreeg perfect inzicht in de taken, die bij zijn of haar functie horen en ook wat de bottlenecks zijn. De interne requirements zijn hiermee helder gedefinieerd evenals de interne klant-leverancier relaties en de interacties. Vervolgens zijn de verbeteracties per afdeling ingezet.
Wilt u meer weten over procesbeschrijvingen met Swimming Lanes of wilt u een demonstratie? Vul hieronder dan uw gegevens in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.
