Balanced scorecard toepassen voor sturing op doelen en resultaten

De business balanced scorecard (BBSC), of kortweg de balanced scorecard (BSC) is door de heren Norton en Kaplan ontwikkeld, omdat zij zich realiseerden, dat een organisatie niet alleen maar kan worden ingericht en bestuurd naar de belangen van de shareholders. Dat gaat vroeg of laat mis (zie ook INK model). Het is de kunst balans te vinden en een win-win relatie met alle stakeholders. Daar helpt de Balanced Scorecard bij. Lees verder over de werking en het gebruik van de BSC. U kunt ook het boek Het Kompas van Eldert de Jager lezen, waaraan we hebben meegeschreven.

Voorbeeld Balanced Scorecard en sturing op financiën

Robert Kaplan had door, dat het management niet zomaar eenzijdig kan sturen op het verbeteren van het de waarde van de aandelen en het werkkapitaal (een financiële driver). Verbetering van werkkapitaal wordt bereikt door bijvoorbeeld de voorraden naar beneden te brengen, maar dat is geen kwestie van even snijden. Hoe zorg je er voor dat na daling van de voorraden de productie toch goed blijft draaien en dat de klanten ook nog tijdig worden beleverd. Goedkoper inkopen leidt tot vermindering van het werkkapitaal, maar wie geeft de garantie dat goedkopere grondstoffen, niet tegelijkertijd voor meer problemen in de productie gaan zorgen? Kortom, door alleen op financiële waarden te sturen worden kosten verhoogd.

Balanced scorecard met doelen leidt tot integraal management

Vermindering van het werkkapitaal, om dat voorbeeld nog even aan te houden, vraagt om veranderingen in de productie, een verandering die niet negatief mag uitpakken voor de klanten of voor de integrale kostprijs. Bepaalde zaken moeten blijkbaar in evenwicht blijven en zo krijgt het werkkapitaal management, normaliter gestuurd vanuit de financiële hoek, ineens een heel andere, meer complexe dimensie. Een dimensie van kwaliteitsmanagement. In de Balanced Scorecard brachten Norton en Kaplan een aantal aandachtsgebieden met elkaar in verband, zoals het voorbeeld aantoont. Een verband dat overigens veel overeenkomsten vertoont met de resultaatgebieden van het INK-model. Beide modellen zijn daarom ook goed samen te gebruiken. De bedoeling is dat organisaties hierin hun doelen optekenen en de organisatie op basis daarvan gaat aansturen. Deze doelen komen voort uit de missie en visie van de organisatie

Balanced scorecard op basis van visie en missie

De doelen komen voort uit de visie en missie van een organisatie. Dat zijn strenge, concrete en afgebakende richtingen, waarin de leiding verklaart wat de doelen voor de toekomst zijn, wat de echte core business is en wat de marktpositie/concurrentiepositie is. Niet in lange vage geschriften over klanttevredenheid en centraal staan in de maatschappij, maar in meetbare, korte verklaringen, die gebruikt kunnen worden voor de Balanced Scorecard. Bijvoorbeeld: Onze organisatie heeft in 3 jaar tijd het rendement van de organisatie met 6% verbeterd door de productiekosten 5% te verlagen en de omzet op de Duitse markt met 5% te vergroten. Deze werkwijze heeft als voordeel dat iedereen, manager en medewerkers, precies weet wat hem of haar te doen staat, wat hun rol is en waar het team (de hele organisatie) zich voor inspant. Dat bespaart zeer veel vergadertijd en de beslissingen zullen sneller genomen worden.

Voordeel van de Balanced Scorecard voor uw hele organisatie

Uit voorgaande volgt het andere grote voordeel van deze Balanced Scorecard: De geformuleerde doelen kunnen direct in afdelingsdoelen, procesdoelen en individuele doelen worden omgezet. Dat leidt tot het zogenaamde dashboard. Als u voorgaande met ons in een traject doorloopt, krijgt u aan het einde een set grafieken, waarin de prestaties en de trends op verschillende niveaus zichtbaar zijn.

Balanced Scorecard als rapportagesysteem

In de lijn van kwaliteitsmanagementsystemen is het een beetje afwijkend model. Het is ook eigenlijk geen echt managementsysteem, maar een rapportagesysteem. Het kan als rapportagemodel worden gebruikt, als aanvulling op bijvoorbeeld de financiële rapportages. In een financieel maand- of jaarrapport ontbreken meestal de niet-financiële resultaten. Bovendien ontbreekt in een financiële rapportage de samenhang met de doelen, die de organisatie zich heeft gesteld.

De 4 onderdelen (perspectieven) van de Balanced Scorecard

De Business Balanced Scorecard bestaat uit vier Perspectives of onderdelen:

  • Leer en innovatie perspectief: Hoe kan de organisatie zichzelf ontwikkelen?
  • Bedrijfsprocessen: Kwaliteit/prestaties van belangrijke interne processen.
  • Klantenperspectief: Wat is de klanttevredenheid?
  • Financieel perspectief: Wat zijn de financiële bedrijfsresultaten?

Een aantal voorbeelden van doelen op organisatieniveau om het model te verduidelijken:

  • Welke cijfer voor klanttevredenheid willen we halen?
  • Welke leverbetrouwbaarheid stellen we ons ten doel?
  • Welke omzet behalen we over twee jaar?
  • Welke marge maken we per business unit?

Daaronder kunnen op procesniveau subdoelen geformuleerd worden, die direct gekoppeld zijn aan de hiervoor gekozen strategische doelen:

  • Hoe lang blijft een klant trouw?
  • Welke veiligheidsvoorraad hanteren we?
  • Aantal afgeronde verbeterprojecten per jaar?
  • Wat is het rendement per klant?

Er zijn talloze doelen te formuleren op verschillende niveaus in de organisatie. Een onuitputtelijke hoeveelheid. Echter, de kunst is uiteraard deze te formuleren in lijn met de gekozen strategie. Pas wanneer de koppelingen zijn gemaakt van strategisch niveau naar tactisch en operationeel niveau ontstaat er een mechanisme om de organisatie te besturen.

Balanced Scorecard gebruiken om informatie te verkrijgen

Het gaat er bij de BSC om informatie te verkrijgen over feiten. Het is mogelijk dit model zowel stand alone toe te passen, als aanvulling op andere rapportages of in combinatie met een kwaliteitsmanagementsysteem als INK of ISO 9001. Hoe u het ook wilt toepassen, onderschat de moeilijkheid en de kracht van het model niet. Het model begint namelijk bij uw eigen doelstellingen en bij het correct en nauwkeurig formuleren van deze doelstellingen. Dat dit nog niet zo eenvoudig is, blijkt uit de praktijk. Ook het op de juiste manier meten van de door u gedefinieerde doelstellingen en het toetsen of deze inderdaad gehaald zijn, blijkt niet zo eenvoudig als het lijkt. Wij maken het voor u inzichtelijk door de organisatiedoelen in grafieken tot uiting te laten komen en deze prestaties door te vertalen naar procesprestaties. Zo ontstaat een echte management tool, die veel krachtiger en nuttiger is dan de vele financiële rapportages die managers per maand ontvangen. Deze rapportages geven immers wel feitelijkheden weer, maar nauwelijks aanknopingspunten over het waar en hoe men in de organisatie kan ingrijpen.

Online BSC dashboard voor inzicht in de prestaties van uw bedrijfsprocessen

Bij ons kunt u meemaken hoe de BSC werkt in uw praktijk. We hebben veel organisaties hierin begeleid en telkens blijkt weer dat het geen invuloefening is, maar een nadenkoefening om te besturen. De cijfermatige kant wordt vervolgens digitaal gemaakt en zo ontstaan grafieken met trends en regelniveaus. Dat is echte managementinformatie. Maar het gaat nog verder. Informatie moet leiden tot inzicht en met dat inzicht moeten beslissingen genomen kunnen worden. Via onze online services ontvangt u die managementinformatie. Betrouwbare informatie, speciaal voor uw functie, over de werking van uw bedrijfsprocessen. Inzicht op het moment dat u dat wenst en in de vorm die u wenst, om de juiste beslissingen te kunnen nemen. ERP pakketten, financiële administraties en andere software zijn ontwikkeld om de productie te begeleiden, niet om te analyseren of de hoeveelheid indirecte uren trendmatig afneemt en ook niet om een regelkaart met de productafwijkingen per dag te tonen. Ze produceren slechts lijstjes met totalen en misschien een gemiddelde, maar daarmee kunt u niet in de toekomst kijken. Om de organisatie te kunnen besturen, moeten gegevens worden omgezet naar managementinformatie. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld trendanalyses, control limits, pareto-diagrammen en normaalverdelingen. Dat is specialistisch werk, dat met de meeste software niet lukt, maar dat wij via het Online Dashboard wel voor u kunnen verzorgen en in de Balanced Scorecard kunnen plaatsen.

Het Online BSC Dashboard in 3 stappen.

1. Informatiebehoefte

De hoeveelheid informatie, waaraan we dagelijks worden blootgesteld, is enorm. De juiste informatie zit er vaak wel in verstopt, maar blijft veelal onzichtbaar. Hierdoor verzanden we in halve waarheden en onzekere interpretaties. Het Online Dashboard bevat wel precies de informatie, die u wenst. U bepaalt samen met de adviseur welke informatie nodig is en tot welke inzichten dat moet leiden.

2. Betrouwbaarheid

Het meten en analyseren van bedrijfsprocessen is een vak apart. De complexiteit hiervan moet niet worden onderschat. Het lijkt vaak eenvoudig, omdat iedere computer getallen kan produceren. Echter, het is buitengewoon belangrijk te bepalen hoe informatie tot stand komt en wat vervolgens de betrouwbaarheid van die data is. De informatie in het Balanced Scorecard Dashboard wordt daarom eerst door onze specialisten statistisch gevalideerd.

3. Inzicht

Tot slot worden de gegevens in een vorm gepresenteerd, die past bij de procesdoelen en bij uw eigen wensen. Bovendien kunt u zelf bepalen op welk moment u uw informatie wilt ontvangen: Wekelijks, maandelijks, jaarlijks.

Het Online BSC Dashboard in de praktijk

Via de elektronische snelweg wordt data naar ons opgestuurd, of wij loggen in op uw systeem en halen de gegevens op. We verwerken de data, voeren de validatie uit en u ontvangt de rapportage direct via e-mail. Betrouwbare, inzichtelijke managementinformatie in één overzicht met grafieken en een korte toelichting. De interne kosten, die uw organisatie nu maakt om dezelfde informatie te verzamelen, worden gereduceerd tot slechts een fractie ervan. U krijgt een veel beter inzicht, tegen veel lagere kosten.

Wilt u meer weten over de Balanced Scorecard of ons online BSC dashboard, vul hieronder dan uw gegevens in of bel ons 088 33 666 66. U kunt ook mailen via info@patagonia-bv.com

training coaching management

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Oplossingen

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

Artikelen

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

TQM

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Balanced Scorecard

  • Dashboard voor de organisatie
  • Strategische doelen
  • Key Performance Indicators
  • Gekoppeld aan missie en visie
  • Vier perspectieven
  • Financial perspective
  • Customer perspective
  • Internal processes perspective
  • Organisational learning perspective
  • Advies en implementatie
  • Mail onze adviseur