Strategie ontwerpen en Strategisch planning uitwerken
Nadat de markt is geanalyseerd en de missie, de visie en de organisatiedoelen zijn bepaald, volgt de vraag op welke wijze de strategische doelen worden bereikt? De implementatie! Dit traject is één van de moeilijkste stappen in de organisatieontwikkeling en een primaire taak van het topmanagement. Het managementteam ontwerpt de strategie en leidt daarna de implementatie. De strategische planning wordt omgezet naar uitvoerende acties die nauwkeurig worden voorbereid en uitgevoerd. Deze planning strekt zich uit over een langere periode van zo'n 5 tot 10 jaar. Dat is de tijd die nodig is om marktleider te worden, of te blijven. Wil je weten hoe dat werkt? Lees verder en vraag een voorbeeld strategische planning aan.
Hieronder staan vier onderwerpen waar rekening mee moet worden gehouden bij de uitwerking van een strategische roadmap. Daarna volgt ook een globaal stappenplan met aanwijzingen en tips. Wil je meer weten over het ontwerpen van een strategie? Lees dan hier verder.
1. Verantwoordelijkheid management
Het topmanagement is verantwoordelijk voor het ontwerp en de uitvoering van de strategische planning. De uitvoering van de strategie is het traject van verandering vanaf vandaag tot aan de realisatie van de doelen in de toekomst. Het MT maakt daarom een strategische roadmap over meerdere jaren en geeft leiding aan de uitvoering. Het is een bekende valkuil de strategie wel als plan te ontwikkelen, maar daarna geen planning te maken, waardoor de uitvoering vertraging oploopt. Het is eveneens een valkuil om de strategische planning globaal uit te voeren. Om deze en andere valkuilen te voorkomen is het management twee dagen per week bezig met de omzetting van het strategisch plan naar de praktijk.
2. Strategie uitwerken en plannen
Zonder planning zullen de strategische doelen niet worden gehaald. Het gevolg zal zijn dat besluiten worden uitgesteld of dat er te weinig focus is op het einddoel. Stel daarom een strategische planning op, zodat per maand en per kwartaal de juiste acties worden uitgevoerd en de voortgang kan worden gemeten. De strategische planning is tevens het startpunt voor de operationele jaarplanning. Voorbeeld: als over 2 jaar een automatiseringsstap moet worden gerealiseerd, dan kunnen de infrastructuur en de kennisontwikkeling dit jaar of volgend jaar beginnen. Zonder voorbereiding komt de implementatie van de strategie niet of te laat op gang. Zorg daarom voor integratie met de operationele activiteiten.
3. Strategie en change management
Het strategisch plan is de verbinding tussen de dagelijkse, operationele werkelijkheid en de beoogde veranderingen. Denk aan het voorbeeld van de automatiseringsstap. Die heeft tot gevolg dat het productiewerk verandert. Het werk dat mensen vandaag uitvoeren zal veranderen en dat zorgt voor onzekerheid en instabiliteit. Strategie en change management zijn daarom direct aan elkaar verbonden. Change management moet een vaardigheid van het management zijn. Zonder die vaardigheid blijft alles bij het oude. Denk aan Excel-lijstjes die ontstaan na een ERP implementatie, of andere vormen van bureaucratie en weerstand. Er ontstaan work-arounds. Train daarom het management in change management.
4. Strategische roadmap
De strategische planning, ook wel marsroute of roadmap genoemd, bevat een tijdlijn met acties, resources en financiën. Het eerder genoemde automatiseringsvoorbeeld vraagt om een complete uitwerking in een projectplan. Het vraagt mankracht, nieuwe competenties en de coördinatie van vele handelingen. Daar zijn teamleiders en operators voor nodig. Zij moeten straks de nieuwe werkwijze uitvoeren. Tegelijkertijd is hun kennis nodig. Zonder die kennis ontstaan tekentafel ontwerpen. Betrokkenheid, communicatie en participatie van operationele professionals en het middenkader zijn hard nodig. De strategische milestones worden daarom uitgewerkt in een planning van resources en activiteiten.
Strategie planning en uitvoering
De uitvoering van de strategie verloopt via een strategische planning. Het helpt als de voortgang en uitvoering worden ondersteund door een externe deskundige, die er voor zorgt dat het tempo hoog blijft en de voortgang wordt geëvalueerd. We begeleiden strategische ontwikkelingen door bijvoorbeeld het MT te ondersteunen en de voorbereidingen te begeleiden. Het MT kan zich dan concentreren op de uitvoering.
088 33 666 66 j.schreuders@patagonia-bv.com
Strategische planning
Het strategisch plan bevat een uitgewerkt strategische planning op maandniveau. De strategische planning loopt over jaren, bij voorkeur 3 tot 10 jaar. Per maand worden de activiteiten weergegeven. Let op overbelasting van de organisatie als wel op vertraging en verslapping. Voor de implementatie van de strategie is up-tempo change management nodig: het ritme van de organisatie.
1. Strategische planning maken
Begin de strategische planning aan het einde: Wat is het jaar waarin de doelen moeten zijn gerealiseerd? Werk vervolgens terug naar de dag van vandaag. Voorkom daarbij teveel optimisme over de uitvoering van het werk. Een ERP systeem is niet in een maand geïmplementeerd en de reorganisatie van een afdeling is ook niet zomaar gedaan. Beperk de planning niet tot alleen het benoemen van hardware en software. Houd rekening met te ontwikkelen competenties, herinrichting van processen en vele andere maatregelen. Werk de strategische planning in detail uit.
2. MT is de stuurgroep
Afgezien van bijzondere omstandigheden is het managementteam normaalgesproken de stuurgroep. Zij nemen de besluiten, toetsen de voortgang en hebben de bevoegdheden om bij te sturen. Maak in het team duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Organiseer regelmatige MT vergaderingen waarbij alleen de voortgang van de strategie en de strategische planning op de agenda staan. Zorg voor goede informatie over de voortgang. Gebruik slimme KPI's, interne audits en doe observaties op de Gemba. Meestal komt het managementteam één keer per maand bijeen.
3. Voorbereiding implementatie strategie
Met afstand is de voorbereiding de allerbelangrijkste succesbepalende factor voor een strategische implementatie. Het MT zorgt voor communicatie, betrokkenheid, zingeving, richting, doelen, opleiding, financiën en nog veel meer. Alle details moeten worden benoemd, uitgewerkt en voorbereid. Niets mag aan het toeval worden overgelaten. Houd rekening met een gemiddelde verhouding van 1 op 10 voor de uitvoering versus de voorbereiding. De meest tijdrovende factoren zijn competentieontwikkeling, proces redesign, communicatie en de verandering van gewoonten.
4. Strategisch planning uitvoeren
De strategische planning bevat de veranderingen. Denk aan aanpassingen aan de productie of in het verkoopproces. Deze aanpassingen mogen de operationele planning uiteraard niet negatief beïnvloeden, want dan ontstaan er klachten. Denk aan de implementatie van een WMS, een nieuw CRM of de transformatie van de cultuur of het kennisniveau. Tijdens de verbouwing gaat de verkoop gewoon door. Het is dus noodzakelijk een risicoanalyse te maken, zodat knelpunten aan het licht komen en een soepele overgang van de bestaande naar de nieuwe situatie wordt gegarandeerd.
5. Strategie en zingeving
Gedurende de hele uitvoering van de strategie is het essentieel dat medewerkers vertrouwen hebben in het strategische plan en de uitkomst ervan. Zodra mensen onzeker worden over hun baan, angstig worden over hun bijdrage of onwetend zijn, dan ontstaat direct weerstand. Het is de kunst een mooie, succesvolle toekomst te schetsen, waarin iedereen die nu meewerkt een rol heeft. Mochten banen overbodig worden of omscholing nodig zijn, ga dan in gesprek en regel vooraf de oplossingen. Achteraf repareren en corrigeren is altijd duurder.
6. Vier strategische successen
Houd er rekening mee dat veranderingen toch altijd samengaan met onzekerheid of onderlinge spanningen. Om het vertrouwen te ontwikkelen is het noodzakelijk om gerealiseerde successen te vieren. Zorg voor een uitvergroting van de inspanningen en resultaten. Zorg voor een 'we'-organisatie, zodat iedereen voelt te hebben bijgedragen aan de successen. Deel de trots en vier de overwinningen. Het helpt daarbij enorm de tevredenheid van klanten te laten doorklinken en de achterstand van concurrentie te tonen. Het management leidt de strategie vanuit Q1 ARP.
Vul onderstaande formulier in en u ontvangt het voorbeeld van de strategische roadmap als hulpmiddel. Heeft u hulp nodig? Bel dan gerust met ons via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar: info@patagonia-bv.com.
