Verandermanagement stappenplan en implementatie

Verandermanagement is noodzakelijk als systematisch organisatiemechanisme volgens een vast stappenplan. Zorg er voor dat de organisatie continu in beweging is en niet schoksgewijs met reorganisaties. Directie en management nemen de leiding en passen de organisatie consequent aan aan veranderende omstandigheden. Niet alleen in slechte tijden, maar vooral ook in goede tijden. 

1. Changemanagement nodig om de organisatie continu aan te passen 

Changemanagement is onderdeel van het basis managementsysteem voor directie en management om de externe veranderingen te kunnen bijhouden en de organisatie continu aan te passen. Leiders staan voor interessante vragen en ambitieuze uitdagingen, omdat ontwikkelingen, evoluties en revoluties elkaar sneller opvolgen dan ooit te voren. Robotisering, informatietechnologie, wetgeving, arbeidsmarkt en materiaalontwikkelingen zorgen voor het hoge tempo. Informatie is zo snel beschikbaar en gedeeld, dat iedereen hetzelfde voordeel heeft en informatie direct kan worden gebruikt om producten, diensten en processen te verbeteren. De vraag is of uw organisatie die snelheid aankan?

2. Verandermanagement in stappen toepassen in uw eigen organisatie

Hoe krijgt u uw organisatie in een continu ritme van aanpassing, standaardisatie en weer aanpassing? In hoog tempo. Dat lukt met de spelregels van verandermanagement. Eerst moeten de visie en missie duidelijk richting geven en doelen moeten overeenkomstig zijn gedefinieerd. Daarmee krijgt de organisatie richting en begrijpen medewerkers waar naartoe wordt gewerkt. De veranderingen worden daarna per keer georganiseerd. De noodzaak wordt kwantitatief aangetoond. Daarna worden de culturele aanpassingen overtuigend bewezen. Na deze stappen wordt de verandering organisatorisch en technisch georganiseerd. De verandering wordt door het management geleid.

3. Wat is de betekenis van uw organisatie, die klanten waarderen?

De basis van de verandering is dat deze wordt gevoed door klanteisen en niet door interne behoeften. Externe drijfveren zijn nodig. Klantgerichtheid is daarom een harde voorwaarde om dynamiek te ontwikkelen en verandermanagement toe te passen, terwijl interne gerichtheid daarentegen leidt tot bureaucratie en verstarring. Centraal staat de betekenis van uw producten en diensten voor uw klanten. Hoe zorgt u er voor dat uw organisatie precies op het juiste moment het goede voortbrengt? Welke organisatievorm is daarvoor nodig? Hoe is het design van uw organisatie om iedere dag aan de klantwensen te kunnen voldoen? Vandaag lukt dat wel, maar hoe is het over een jaar of 3 jaar.

4. Maak organisaties flexibel en ontwikkel snelheid in de besluitvorming

Ten opzichte van 10 jaar geleden zijn organisaties tegenwoordig niet alleen flexibeler, maar bovendien is het kostenniveau een stuk lager. Waar nog aan moet worden gewerkt, is de verbetering van de besluitvormingssnelheid, resilience en het niveau van automatisering. Nog steeds hebben veel organisaties allerlei kenmerken van de cultuur van de vorige eeuw. Denk aan een dominante, vertragende hiërarchie, bevoegdheden hoog in de organisatie, langzame besluitvorming en er worden te weinig moderne technieken toegepast. Er is niets mis met een hiërarchie, maar wel als deze vertragend werkt. Lees hieronder de stappen naar een organisatieontwerp, dat past bij het tempo van deze tijd.

Verandermanagement in hoog tempo

De eerste stap is de bewustwording dat verandermanagement nodig is om fit te blijven. Vervolgens wordt verandermanagement geleid door directie en management. Als zij niet sturen, doet niemand het. Daarna volgen de uitwerkingen. Deze en volgende stappen zijn de uitgangspunten voor veranderingsmanagement.

coaching management team

1. Verantwoordelijkheid bij het management

Als de directie en het management zich niet bezig houden met de organisatievorm, de werking van de organisatie en de resultaten die dat oplevert, wie dan wel? Dit is nu juist de essentie van wat management is. De organisatie inrichten, leiden en transformeren. Vaak is het management teveel geconcentreerd op de dagelijkse praktijk en het verwerken van orders en het herstellen van fouten. Als u dat herkent, zijn aanpassingen in de leiderschapsstijl nodig. Het management formuleert de lange termijn agenda van de organisatie met een change management planning.

consultancy data analyse advies

2. Doelen en klantspecificaties

Veranderen om het veranderen is natuurlijk niet zinvol. Het gaat er om dat doelen worden nagestreefd en dat de specificaties van de klanten worden gerealiseerd. Gedurende het hele traject van verandering dienen die doelen door iedere medewerker te worden nagestreefd. Duidelijke doelen zorgen er voor dat de organisatie de juiste kant op beweegt en niet afwijkt. Doelen ondersteunen de besluitvorming en de beheersing van processen. Het succes van verandermanagement hangt sterk af van gedragen, gemeenschappelijke doelstellingen en klantgerichtheid.

33614072 m

3. Verandermanagement begint met de cultuur

De toepassing van verandermanagement beperkt zich vaak tot een aanpassing van structuren en systemen. Dat is een valkuil. De cultuur moet ook veranderen. Sterker, verandermanagement begint met een verandering van de cultuur. De eerste stap hierin is duidelijk te maken dat de verandering nodig is. De meeste mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Daarom is de eerste stap het creëren van draagvlak door de noodzaak duidelijk te maken. Ontwikkel de business case met voordelen voor alle medewerkers en processen.

hightech productie lean iso27001 iso9001

4. Verandering van de structuur

Pas als leiders en medewerkers overtuigd zijn van de noodzakelijke verandering, volgt de inrichting. De structuur van een afdeling, proces of business unit wordt aangepast aan de nieuwe klanteisen. In de praktijk blijkt dat het werk voor de medewerkers bijna altijd verbeterd. Verspillingen verdwijnen, er ontstaat rust en de kosten dalen door verbetering van de efficiëntie. De productiviteit neemt toe, doordat medewerkers veel gerichter kunnen werken aan de klanteisen en het principe First-Time-Right wordt het leidende management principe met een verbeterde leiderschapsstijl.

27855343 uitgelicht 1

5. Veranderingen borgen

Vergelijk het veranderproces met een verandering van het menselijk lichaam. Denk aan afvallen of stoppen met roken. De verandering willen is één stap, maar de nieuwe gewoonte borgen is een tweede stap. Oude patronen (gewoonten) zijn sterk en komen vaak terug. Zo is het ook met organisaties. Uw organisatie is in haar huidige vorm gewend aan werkwijzen en vaste routines. Voor één mens is het al moeilijk veranderingen duurzaam door te voeren, voor een team van mensen is het veel lastiger. Verandermanagement rust daarom op het gedrag van managers en teamleiders.

Consultancy toepassing verandermanagement

Wij begeleiden en plannen verandermanagement op verschillende manieren. We voeren gesprekken over de doelstellingen met het management, maken analyses, helpen draagvlak te creëren, luisteren naar de medewerkers, geven trainingen, berekenen nieuwe specificaties, ontwerpen processen, schrijven een plan en maken een planning. Wat heeft u nodig?

A. Verander management organiseren

Houd er rekening mee dat mensen veranderen spannen vinden. Het leidt tot spanning en onzekerheid. Behoud ik mijn baan nog wel? Blijft het werk leuk? Wie worden mijn collega's? De bekende problemen van vandaag worden meer vertrouwd dan de onbekende oplossingen van morgen. Dit is een serieus probleem in een zo snel veranderende wereld. De argumenten om aanpassingen niet door te voeren worden eerder geloofd, dan de analyses die uitwijzen dat veranderen noodzakelijk is. Analyses leiden niet tot verandering, hoe duidelijk cijfers ook zijn. Story telling wel: Schets een nauwkeurig beeld van de toekomst, inclusief de rol van de medewerkers, de nieuwe competenties en de te verwachten successen. Werk change management uit in een nauwkeurig plan en organiseer de regie met de volgende verandermanagement stappen:

  1. Bepaal of we de verandering moeten of willen
  2. Bepaal de ambitie: De missie, de visie, de doelen
  3. Bepaal de huidige situatie: Voer een nulmeting uit
  4. Ontwerp de nieuwe situatie
  5. Plan de verandering!
  6. Organiseer de verandering
  7. Implementeer de verandering
  8. Borg de verandering
  9. Vier de resultaten
  10. Bereid de volgende stap voor

B. Resultaten change management 

Het bereiken van een sterkere marktpositie duurt een paar jaar. Dat komt doordat het doorlopen van de stappen voor verandermanagement enkele maanden per verandering duurt. Omdat meerdere trajecten moeten worden doorlopen, duurt het eindresultaat een paar jaar. Echter, de kleine resultaten zijn bij een juiste uitvoering per week zichtbaar. Uiteraard is de doorlooptijd mede afhankelijk van de grootte van de organisatie, van wat de verandering inhoudt en hoe ingrijpend deze is. Het is beter deze stappen van verandering te beginnen ruim voordat de nieuwe situatie echt nodig is. Beter op tijd beginnen en grondig te werk gaan, dan in tijdnood komen en niet de haarvaten van de organisatie bereiken. Een grondige aanpak leidt er toe dat de hele organisatie daadwerkelijk wordt bereikt. De veranderingen leiden tot:

  1. Klant centraal in de uitvoering van werk
  2. Lagere operationele kosten
  3. Hogere klanttevredenheid
  4. Flexibiliteit van de organisatie
  5. Verbeterde samenwerking in teams
  6. Eén procesketen; Oneness
  7. Doelgerichtheid
  8. Resilience en motivatie
  9. Dynamische organisatie
  10. Marktleider geworden

Verander management in het ritme van de markt organiseren

Elk van de stappen voor verander management wordt uitgewerkt en daarna stap voor stap, maar in hoog tempo, uitgevoerd. Met de ervaring die we hebben, zijn de risico’s klein en de successen groot. De kunst van veranderen is het wegnemen van ongewenste procedures, normen, waarden, gewoonten en het implementeren van nieuwe standaarden tegelijkertijd. Deze stappen gelden overigens voor alle soorten veranderingen. In alle gevallen is het de kunst afscheid te nemen van bestaande, verouderde routines en nieuwe, meer effectieve routines daarvoor in de plaats te brengen. Door er een standaard werkwijze voor te ontwikkelen, kunt u het tempo verhogen en aansluiten bij het ritme van de markt.

Vul onderstaande formulier in download het stappenplan voor verandermanagement. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Verandermanagement

  • Missie en visie zijn leidend
  • Doelen stellen
  • Veranderingen organiseren
  • Veranderingen plannen
  • Verandermanagement toepassen
  • Weerstanden wegnemen
  • Cultuur en processen transformeren
  • Voorbereidingen door management
  • Op tempo handelen
  • Projectleiding
  • Advies en implementatie
  • Mail onze adviseur
training coaching management

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Oplossingen

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

Artikelen

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

TQM

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer