Ontwikkeling visie voor laboratorium organisatie

Een goede visie werkt motiverend en geeft richting. Er moeten keuzes gemaakt worden voor de lange en middellange termijn. Die keuzes zijn belangrijk, omdat ze motiverend zijn voor medewerkers en steun geven bij het nemen van dagelijkse beslissingen in de praktijk. Bijvoorbeeld wanneer een product wordt goed gekeurd of afgekeurd en wanneer een tekening gereed is om naar de klant te sturen. De missie en visie geven medewerkers steun, mits deze te begrijpen zijn en goed gekozen.

De visie en missie vormen het DNA van de organisatie

Voor de ontwikkeling van een goede missie en visie is rust nodig. De directie en MT maakten analyses en hadden denkwerk te doen. De directie gunt zich de tijd huiswerk te maken en de richting van de organisatie te bepalen. Dat is haar kerntaak, omdat:

• Medewerkers duidelijkheid nodig hebben.
• Managers moeten weten wat doelen zijn om plannen te kunnen maken.
• Op marktveranderingen moet worden geanticipeerd.
• Investeringen moeten worden gepland.
• Op veranderingen in de arbeidsmarkt moet worden geanticipeerd.

Voorbeeld van een missie en visie met de praktische implementatie

In de case die we hier beschrijven, maken we duidelijk hoe het mogelijk is van iets abstracts als een strategie uiteindelijk een concrete invulling te maken voor de bedrijfsvoering. De neiging bestaat om ineens moeilijke woorden te gebruiken of in abstracties te gaan praten, maar dat is juist niet de bedoeling. De visie en missie moeten concreet en duidelijk zijn, omdat medewerkers er mee moeten kunnen werken. Deze case beschrijft in het kort de stappen, die een commercieel laboratorium organisatie in de food heeft gezet. Omdat de visie en missie van een organisatie typerend zijn voor die organisatie kunnen we in deze beschrijving niet volledig transparant zijn. Het resultaat is geweest:

• richting voor medewerkers en managers
• een beter rendement
• kortere doorlooptijden
• een hogere klanttevredenheid
• gemotiveerd personeel

Directie en management stellen zich vragen over de visie en missie

Deze organisatie in de food industrie heeft meerdere vestigingen in Nederland en een Frans hoofdkantoor. De directie had behoefte aan een duidelijke koers. Hoewel de processen prima beheerst werden, hadden ze toch ook veel vragen over hoe het verder moest? Het management vroeg zich af of ze overnames moesten doen of juist niet. Moesten ze zich concentreren op een organische groeistrategie? In welke markten dan? Welke klanten pasten goed bij hun dienstenpakket en welke minder? Een antwoord op dit soort vragen helpt bij het bepalen van het investeringsbeleid, het aansturen van de verkooporganisatie of het bepalen van de productie- of voorraadmethode. Deze vragen werden gesteld in de sessie voor ontwikkeling van de missie en visie.

In 5 korte sessies de missie en visie ontwikkelen

In vijf korte sessies ontstond al een goed beeld. Met behulp van strategische analyses, ervaringen van eigen medewerkers en de kennis van het management bleek een helder toekomstbeeld te ontstaan. Het stellen van de juiste vragen in de juiste volgorde is de drijvende kracht van deze sessies. Onze consultant begeleidde de sessies en stelde de vragen.

Eerste stap nulmeting voor de ontwikkeling van de missie en visie

Tijdens de eerste sessie werd een nulmeting uitgevoerd. Het management en de directie werd de vraag gesteld wat de core business is? Stel deze vraag ook eens in uw organisatie en toets of iedereen precies hetzelfde antwoord geeft. Hoeveel identieke antwoorden zullen er zijn? Stel de vraag ook bij het middenkader en op de werkvloer. Wat zijn dan de uitkomsten? Deze organisatie was in staat na 5 sessies de juiste antwoorden te vinden. Ze vonden antwoorden op de vragen:

• Waarin excelleren we ten opzichte van de concurrentie?
• Wie zijn onze klanten en wat verwachten ze van ons?
• Hoe ziet de organisatie er over drie jaar uit?

Visie en missie omzetten naar doelen met de balanced scorecard

De organisatie heeft in deze case bepaald wat haar kracht is, haar bestaansrecht en wat ze in de toekomst wil bereiken. Daarna worden de missie en visie omgezet in concrete doelen per bedrijfsonderdeel. Dat kan op diverse manieren. Deze organisatie besloot de doelen te formuleren in de Balanced Scorecard. Een eenvoudig overzicht van aandachtsgebieden op het hoogste organisatieniveau waarin de doelen en KPI's worden gepresenteerd.

Doelen vertalen naar Kritische Succes Factoren

Deze doelen in de Balanced Scorecard werden doorvertaald naar Key Performance Indicators (KPI's) en/of Performance Indicators (PI's), zodat procesmanagers hun eigen proces of afdeling kunnen aansturen en de prestaties kunnen monitoren. Zo helpen een heldere visie en missie het rendement te verbeteren. Het vertalen van de Balanced Scorecard naar doelen en prestatie-indicatoren werd bij deze organisatie ook ver doorgevoerd. Tot op het laagste niveau wist iedere medewerker hoe de vlag er bij stond: Doorlooptijden, kwaliteitsindicatoren, servicegraden, alles was bekend en inzichtelijk. Het mooie hiervan is, dat in dit geval de medewerkers door hun kennis van de missie en visie ook begrepen wat zo'n indicator betekend. Het was niet zomaar een getal, maar een echt hulpmiddel om je werk te kunnen doen.

Verbetering besluitvorming door heldere missie en visie

Het aantal indirecte uren door overleg, discussies, e-mails en vergaderingen is in een organisatie zonder scherp toekomstbeeld enorm hoog. Tot wel 35%. Dit zijn kosten die wel degelijk worden gemaakt, maar die nergens worden geregistreerd. Wilt u hierop bezuinigen? Dan helpt alleen een duidelijke visie en missie. Conclusie, een sterke visie en missie vergroten de kansen op een lange termijn bestaansrecht. Dit alles werd doorlopen in 5 sessies voor de missie en visie en daarna de uitwerking van de Balanced Scorecard voor de hele organisatie.

Wilt u de Richtlijn voor de Visie, Missie en Waarden ontvangen? Vul hieronder dan uw gegevens in of bel ons 088 33 666 66. Een e-mail sturen kan natuurlijk ook: info@patagonia-bv.com.