De visie en missie zijn leidend in veranderprocessen

De visie en missie vormen het baken voor iedereen in de organisatie. Die visie en missie kunnen allerlei vormen aannemen, als die vormen maar meetbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan 100 miljoen jaaromzet bereiken, marktleiders worden, een marge van 10% realiseren, innovatie realiseren. Welk voorbeeld we hier ook noemen, er is er natuurlijk niet een op uw organisatie van toepassing. Het zijn voorbeelden en het gaat om uw eigen missie en visie. Daarna kunnen alle managers en medewerkers worden uitgenodigd bij te dragen aan de realisatie van die missie en visie. Dat betekent automatisch dat oude patronen, oude werkwijzen en oude of verouderde manieren van werken en denken plaats maken voor nieuwe manieren. Anders worden de doelen immer niet gerealiseerd. Hoe werkt dat in de praktijk?

Gedrag en procedures transformeren om nieuwe doelen te realiseren

Als een sporter blijft trainen zoals hij of zij traint, dan zal de prestatie vandaag hetzelfde zijn als gisteren. Blijf je doen wat je deed, dan krijg je wat je kreeg. Het is de kunst het doel centraal te stellen (de missie en visie) en dan terug te redeneren naar de manier waarop processen dan moeten veranderen of de doelen te realiseren. De directie is er verantwoordelijk voor om die doelen te bepalen. Daarna wordt iedereen uitgenodigd om mee te denken om die doelen te realiseren. Deze werkwijze voorkomt dat een verandering nodig is, omdat iemand een mening heeft, of omdat een leverancier een goed verkoopverhaal heeft. Er staat maar één doel centraal en dat is de realisatie van de missie en visie.

Stappen in de verandering van een organisatie of afdeling

1. Vaststellen van de missie en visie van de organisatie
2. Vertaling van de missie en visie naar afdelingsdoelen
3. Centraal stellen van de missie en visie in alle werk
4. De rol van manager in veranderprocessen

1. Vaststellen van de missie en visie van de organisatie

De eerste opgave is de nieuwe missie en visie vaststellen. Dit is het huiswerk van de directie. De directie onderzoekt de markt, spreekt stakeholders en haalt informatie op bij het management. Dan volgen enkele korte sessies om de missie en visie vast te stellen. Dit is denkwerk, dat samen met het management wordt uitgevoerd. Het management is immers het team dat de missie en visie gaat realiseren. Door de ontwikkeling van de missie en visie met het management te doorlopen, ontstaan inzicht, overtuiging en enthousiasme. Dit zijn ingrediënten, die nodig zijn voor de uitvoering in het dagelijks werk.

2. Vertaling van de missie en visie naar afdelingsdoelen

De missie en visie wordt vervolgens op een praktische manier vertaald naar richtlijnen, kaders en doelen voor een afdeling. Misschien leidt de nieuwe missie en visie wel tot de noodzaak om op een nieuwe manier te produceren, een nieuw manier van verkopen of verandering van tactiek in  supply chain management. Hoe dan ook, het management gaat met de nieuwe missie en visie in de hand in gesprek met de vakspecialisten. Dit zijn de professionals in de uitvoering. Het management legt uit wat de nieuwe doelen zijn en nodigt iedereen uit mee te werken aan de nieuwe ambitie. Het is voor het management hierbij de kunst om de taal van de uitvoering te spreken en niet de taal van het management. 

3. Centraal stellen van de missie en visie in alle werk

Als voorgaande stappen goed zijn uitgevoerd, weet een lasser welke eisen gesteld worden aan laswerk. Een engineer weet welke eisen worden gesteld aan tekeningen of technologie. Iedere medewerker kan met behulp van de missie en visie verklaren of hij/zij het werk goed heeft uitgevoerd, of niet. Zo praktisch moeten die missie en visie zijn. Of beter gezegd, zo specifiek moeten ze zijn. Een voetbalcoach die zegt dat het team beter moet samenwerken om hoog in de competitie te eindigen is te vaag. Een voetbalcoach die zegt dat het team over 2 jaar landkampioen moet worden, is duidelijk. Blijkbaar kan 2 jaar lang gewerkt worden aan het verbeteren van allerlei procedures om te eindigen als landskampioen. Met deze informatie kunnen spelers, keepers, materiaalmannen, fysiotherapeuten, voedingsspecialisten en allerlei andere medewerkers nadenken over hun aandeel, hun bijdrage, aan het worden van landskampioen. Zonder deze duidelijk missie en visie zal het niet gaan lukken en zullen veranderingen niet worden gerealiseerd. 

4. De rol van manager in veranderprocessen

Als de coach in de metafoor van de voorgaande paragraaf wordt gezien als de manager, dan wordt al duidelijk welke rol de manager speelt in het veranderproces. De manager heeft de nieuwe missie en visie in het DNA zitten en stelt duidelijke doelen voor de afdeling, de mensen en de processen. Vervolgens wordt nieuw gedrag aangemoedigd en wordt oud gedrag stap voor stap vervangen door de nieuwe werkwijzen. Hierbij is het natuurlijk belangrijk te bedenken dat iedereen wordt uitgenodigd, maar dat niet iedereen in staat zal zijn. Het is voor de manager zeer van belang een nauwkeurig pad uit te stippelen, zodat de voortgang kan worden gemeten. Gebeurt dat niet, dan bestaat het grote risico dat over 2 jaar moet worden geconcludeerd dat de organisatie niet is veranderd. Dit komen we in onze adviespraktijk te vaak tegen. 

Wilt u starten met een veranderproces? Start met de missie en visie!

Tot slot. Vaak wordt te makkelijk gedacht over veranderprocessen. Een e-mail, een gesprek of een formulier leiden niet tot veranderingen. Ook een toespraak in een vergadering of een uitgebreid verhaal in de nieuwsbrief zullen niet helpen. Voor succesvolle veranderingen zal moeten worden gewerkt vanuit een sterke en specifieke missie en visie. Die maakt het management leidend, te beginnen in het eigen gedrag. Wij helpen u graag bij de begeleiding van verandertrajecten. Laat ons weten of het om een afdeling gaat, een team, of om een hele organisatie. We werken de stappen met u uit en voorkomen de valkuilen. U zult succesvol zijn en uw ambities met de organisatie waarmaken.

Wilt de missie en visie ontwikkelen? Vul onderstaande formulier in en stel ons uw vragen. U kunt natuurlijk ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.