Verandering kwaliteitsmanagement naar de lijn van de organisatie
Deze case beschrijft een traject voor verandermanagement. Het gaat om de transformatie van kwaliteitsmanagement. De organisatie in deze case is een hightech organisatie voor de productie van systemen voor computers en netwerken. Een interessant verandertraject, dat mogelijk ook voor uw organisatie goed kan werken. Ten eerste moest de organisatie gecertificeerd worden voor ISO 9001 en ten tweede wilde de directie dat doen zonder aanstelling van een nieuwe kwaliteitsmanager, nadat de oude kwaliteitsmanager uit dienst was gegaan. Aan ons werd de vraag gesteld of dat mogelijk is. Natuurlijk is dat mogelijk! Kwaliteitsmanagement gaat over het leveren van producten volgens de specificaties die met de klant overeen zijn gekomen. De lijnmanagers zijn hiervoor primair verantwoordelijk. Deze verandering werd vervolgens in 6 maanden gerealiseerd.
Opdracht verandermanagement: Kwaliteitsmanagement organiseren in de lijn van de organisatie
Eerst werd de opdracht voor verandermanagement nauwkeurig omschreven. Daarvoor moet u voor deze situatie weten dat kwaliteitsmanagement gewoon betekent in één keer goed de producten leveren, zoals die met de klanten zijn afgesproken. Dat is ook de definitie van kwaliteit in de norm ISO 9001. Het betekent dat de operationele medewerkers van bijvoorbeeld verkoop, werkvoorbereiding en productie zorgen voor kwaliteit (= een foutloos product leveren). Het grootste deel van de richtlijnen van ISO 9001 gaat daarover. Ze gaan over de beheersing van processen en de continue verbetering van processen, waarvoor het lijnmanagement verantwoordelijk is. De kwaliteitsmanager speelt een heel andere rol. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van audits of het maken van analyses. Nu de kwaliteitsmanager uit dienst was gegaan en de oude manier van werken behoorlijk was gebureaucratiseerd, was dit het moment om de verandering door te voeren. Een verandermanagementtraject werd gestart. Opdracht: kwaliteitsmanagement in de lijn van de organisatie borgen.
Verandermanagement uitvoeren in kwaliteitsmanagement in 6 maanden:
- Training managementteam in kwaliteitsmanagement en verandermanagement
- Training managementteam in ISO 9001
- Ontwerpen van een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem met nieuwe principes
- Eigenaarschap ontwikkelen en nieuwe leiderschapsstijl
- Certificatie voor ISO 9001 en verbeterde procesbeheersing als resultaat
1. Training managementteam in kwaliteitsmanagement en verandermanagement
De eerste stap in dit verandertraject bestond uit het informeren en opleiden van het managementteam in het vakgebied kwaliteitsmanagement. Tegelijkertijd ook in verandermanagement. Door de geschiedenis was over kwaliteitsmanagement een heel verkeerd idee ontstaan. Kwaliteitsmanagement heeft niets te maken met handboeken en documenten, maar met procesbeheersing in de praktijk: klanten bedienen. Deze eerste training leidde niet alleen tot inzicht in kwaliteitsmanagement, maar ook tot enthousiasme en extra hulpmiddelen in de uitvoering van de functie als manager en het leiden van het verandertraject.
2. Training managementteam in ISO 9001
Nadat het vakgebied kwaliteitsmanagement werd begrepen, was het een kleine stap om ISO 9001 te begrijpen. Deze abstract geschreven norm werd snel omgezet in nuttige methoden, technieken en processen om klanten beter te bedienen. De begrippen procesbeheersing en procesverbetering konden nu goed worden uitgevoerd vanuit de lijn van de organisatie. Het werd duidelijk dat een kwaliteitsmanager niet nodig is om processen te beheersen, maar om analyses te maken en bijvoorbeeld verbeterteams te leiden. Die rol werd deels door onze adviseur op zich genomen, terwijl de managers aan de slag gingen met de beheersing van hun processen.
3. Ontwerpen van een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem met nieuwe principes
Het kenmerk van verandermanagement is dat nieuwe inzichten moeten ontstaan. De nieuw geleerde kwaliteitsmanagementprincipes werden vergeleken met de oude, bestaande kwaliteitsmanagementtoepassingen in de organisatie. Het oude kwaliteitshandboek werd hierdoor al snel overbodig verklaard. Dit handboek was uitgegroeid tot uitgebreide documentatie, die voor niemand waarde had. Het kwaliteitsmanagementsysteem werd stap voor stap opnieuw opgebouwd, maar nu vanuit de praktijk van de operationele processen. Eerst werd de structuur opgezet en daarna de uitwerkingen in de praktijk. Leidend hierin waren de principes First Time Right en waarde creatie. Processen werden ontdaan van verspillingen (Lean: waste) en opnieuw ontworpen vanuit het belang van de klanten. Zulke veranderingen lukken alleen als nieuwe inzichten ontstaan, zodat deze leiden tot motivatie en doorzettingsvermogen.
4. Eigenaarschap ontwikkelen en nieuwe leiderschapsstijl
Deze stap bleek niet echt een aparte stap te zijn, maar meer een vanzelfsprekend, logisch gevolg van de voorgaande stappen. Doordat de managers nu zelf de uitwerkingen hebben gedaan en verantwoordelijk waren voor de kwaliteit van producten, was ook eigenaarschap ontstaan. Vanuit dit eigenaarschap werd ook direct op een andere manier leiding gegeven. De managers zetten de veranderingen actief is en dat tot groot plezier van de medewerkers, die hun werk hierdoor beter konden doen.
5. Certificatie voor ISO 9001 en verbeterde procesbeheersing als resultaat
Certificatie voor ISO 9001 was een makkelijk en vanzelfsprekend gevolg na dit verandertraject. De richtlijnen van ISO 9001 waren geïmplementeerd, processen operationeel gemaakt en de PDCA cirkel draaide. De interne audits werden en worden vervolgens nog jaren uitgevoerd door onze adviseur. Iedere interne audit rapport bevat verbeteringen voor de processen en de organisatie. Deze werden vervolgens door het management opgepakt om te verbeteren, in het belang van de klanten.
Succesvol traject voor verandermanagement uitgevoerd door het management in 6 maanden
Dit managementteam heeft een succesvol traject voor verandermanagement uitgevoerd. Kwaliteitsmanagement is nu in de lijn van de organisatie geborgd en met de bureaucratie is definitief afgerekend. Deze case laat zien hoe verandermanagement kan worden ingezet: Eerst de attitude transformeren, de noodzaak van verandering inzien en dan stap voor stap de veranderingen ontwerpen en implementeren. Complimenten aan dit managementteam!
Wilt u kwaliteitsmanagement veranderen in uw organisatie? Vul het onderstaande formulier in en stel ons uw vragen. U kunt natuurlijk ook met ons bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.
