Change management op een afdeling toepassen

Managers krijgen de opdracht of nemen de uitdaging aan om een afdeling te verbeteren. De processen, de uitvoering van het werk, moet naar een nieuw niveau van presteren worden gebracht en de manager is hiervoor verantwoordelijk. Deze uitdaging valt niet altijd mee. Daarom hierbij een stappenplan voor de uitvoering. Wilt u er hulp bij van een coach? Stel ons uw vragen.

De stappen van change management voor een afdeling

De toepassing van change management dient zorgvuldig te worden uitgevoerd. De operationele medewerkers van de afdeling voeren het werk routinematig uit. Ze kennen de procedures, er zijn allerlei gewoonten ingeslopen en de infrastructuur is stevig gevormd met hardware en software. Veranderingen aanbrengen kost energie, tijd en moeite. Echter, door de nieuwe visie duidelijk te maken en deze leidend te maken, is de eerste stap gezet.

Stap 1: Bepaal de nieuwe visie van de afdeling of het proces

De eerste stap bestaat uit het vaststellen van de nieuwe visie. Deze visie of ambitie wordt door de manager heel specifiek geformuleerd en gebaseerd op de eisen van de klanten of andere stakeholders. De visie bevat praktische mijlpalen, meetpunten en is een kompas voor de medewerkers. De visie wordt zo praktisch gemaakt dat iedere medewerker begrijpt wat moet worden gerealiseerd. Vervolgens gebruikt de manager deze visie consequent om de richting te bepalen.

Stap 2:  Bepaal de missie van de afdeling

De missie is datgene waarin de afdeling excelleert. Waarin is de afdeling goed? Ook in de nieuwe situatie na de transformatie. Dat moet onwrikbaar worden vastgesteld door het management. Door ook deze missie SMART vast te stellen, weten alle medewerkers wat van hen wordt verwacht en waaraan ze meewerken. Deze missie wordt verankerd in de processen, het gedrag en de competentieontwikkeling.

Stap 3: Waarden aanscherpen of vernieuwen

In deze stap gaat het om de cultuur van de afdeling. Hoe is die nu en waarin moet deze transformeren? Wat is het gedrag van de medewerkers nu en wat is de verandering die moet worden gerealiseerd? Het is een klassieke fout in change processen om deze stap over te slaan. Bij changes staan vaak processen, techniek, software of de infrastructuur centraal. De cultuur is echter dominant. Medewerkers hebben hun gewoonten en die moeten worden aangepast aan de nieuwe maatstaven.

Stap 4: Ontwikkel de strategie om de change te realiseren

Nu volgt het stappenplan, de strategie. Welke stappen moeten worden genomen en wat is het tijdspad. Ook deze stap is een klassieke valkuil. Het management weet wellicht wel wat moet worden bereikt, maar de onderscheidende stappen ontbreken vaak. De strategie wordt gevormd door de strategische stappen, die samen met de medewerkers worden ontwikkeld en uitgevoerd. Deze strategie kan alleen worden uitgewerkt als de voorgaande stappen zijn gedefinieerd.

Stap 5: Doelen SMART vaststellen voor de processen en medewerkers

De te bereiken doelen worden vastgesteld. Kwantitatief. De doelen zijn meetbaar, zodat duidelijk is of de uitvoering van de change is gelukt. Doelen maken de visie en missie meetbaar. Tevens worden doelen vastgesteld voor de processen en de medewerkers. Ontwikkel KPI's om te meten of de doelen worden bereikt. Dit kan gebeuren in een eenvoudig overzicht. De medewerkers kunnen daardoor beoordelen of ze op de goede weg zijn.

Stap 6: Ontwikkel een nieuw managementsysteem voor de afdeling

Voor de change is het belangrijk dat er een nieuw managementsysteem voor de afdeling wordt ontwikkeld. Dat systeem kan bestaan uit bijvoorbeeld softwaresystemen, vernieuwde procedures, opslagsystemen, IT-infrastructuur of machines. Deze structuur, dat we het managementsysteem noemen, dient vooraf te worden ontwikkeld. Dit is de technische of structuurkant van de organisatie.

Stap 7: Ontwikkel standaard operationele procedures voor de uitvoering van het werk

De change zal uiteindelijk worden geëffectueerd via aangepaste operationele procedures: Standard Operational Procedures (SOP). De werkinstructies of procedures worden samen met de medewerkers uitgewerkt. Door medewerkers te laten participeren en hun kennis en ervaring te gebruiken ontstaan de nieuwe inzichten, die nodig zijn voor een nieuw niveau van denken. Dit is de kern van change management: een nieuw niveau, een nieuw inzicht ontwikkelen. Door medewerkers onderdeel van de change te laten zijn, ontstaan eigenaarschap, sociale cohesie en het loslaten van oude gewoonten.

Stap 8: Realisatie van procesbeheersing in de uitvoering van het werk

Het is een klassieke valkuil in change management om te eindigen met een plan. Change management gaat door, tot en met de daadwerkelijke aanpassing van bestaande processen. De nieuwe en aangepaste processen moeten op het nieuwe niveau excellent presteren. De output moet consequent voldoen aan de nieuwe klanteisen. Procesbeheersing is het doel.

Stap 9: Klanttevredenheid meten

Als de processen goed worden uitgevoerd en de output is beheerst, dan zouden de klanten tevreden moeten zijn over de resultaten. Voer klanttevredenheidsmetingen uit om te reflecteren op de uitkomsten. Als de klanten tevreden zijn, is het change proces geslaagd. Dit lukt alleen als de missie en visie in de eerste stappen zijn gebaseerd op de behoeften van de externe klanten. Interne gerichtheid moet worden voorkomen.

Stap 10: Realisatie van change management

Tot slot wordt gereflecteerd op de uitkomsten. Stap 9 is natuurlijk al zeer bepalend om het succes aan af te meten, maar er is meer. Zijn de operationele en financiële resultaten goed? Is training nodig voor medewerkers? Zijn extra borgingsmaatregelen nodig of aangepaste documentatie? Samengevat: wat is nodig voor de instandhouding van de vernieuwde processen? De manager speelt hierin de leidende rol. Leiderschap voorkomt dat terugval naar de oude situatie wordt voorkomen.

Pas change management toe om de afdeling te verbeteren  

Wilt u dit stappenplan voor change management toepassen? Is uw afdeling of een proces verouderd en is verbetering noodzakelijk. Doorloop het change management proces. We kunnen u coachen tijdens het proces of als consultant het proces begeleiden. We kunnen ook het project leiden als projectleider. Uw organisatie wordt sterker en voldoet weer aan de nieuwste eisen van klanten en andere stakeholders.

Wilt u meer weten? Vul dan onderstaande formulier in en stel uw vragen. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.