Stappen verandermanagement toepassen voor organisatieveranderingen

De regels van verandermanagement verlopen via een logische volgorde, die altijd van toepassing is. We zetten deze stappen voor u uiteen, zodat ze kunt vergelijken met verandertrajecten in uw organisatie. De stappen zijn absoluut, hetgeen betekent dat geen stappen kunnen worden overgeslagen. Iedere stap heeft een duidelijke functie in het proces van verandering en dient volledig te worden doorlopen. Met name een correcte uitvoering is natuurlijk van belang.

De stappen van verandermanagement voor uw organisatie

Hieronder volgen de stappen van verandermanagement, die u als oplossing in uw organisatie kunt toepassen. De eerste belangrijke vraag hierbij is, wie het proces van verandering gaat leiden. Uiteraard initieert de directie het proces en is het management verantwoordelijk voor het eindresultaat, maar het is mogelijk een stuurgroep in te richten. Deze wordt dan voorgezeten door een lid van het management de directie.

Stap 1: Doorbraak in attitude en de ambitie specifiek omschrijven of benoemen

Eerst is het nodig dat het management inziet dat de verandering nodig is. Dat klinkt heel triviaal, maar het is belangrijk. Als het management niet ten diepste de overtuiging heeft dat verandering nodig is, zal het proces geen succes worden. Het management en de directie definiëren de toekomst van de organisatie en delen dit met de medewerkers. 

Uitwerking 1: Omschrijf de ambitie specifiek. Organiseer sessies met het management en de directie waarin de verandering wordt besproken en uitgewerkt. Onderzoek de gevolgen als de organisatie wel en niet mee gaat in de verandering. Zorg er voor dat de argumenten voor de verandering van buiten komen. Bijvoorbeeld van markten of technologische ontwikkelingen. Voorkom een interne discussie en let op de externe ambitie.

Stap 2:  Bewijs van noodzaak van de verandering

Om te voorkomen dat emoties, aannames en interne dogma's de boventoon voeren is het nodig dat de noodzaak tot verandering wordt aangetoond. Via interne en externe analyses, risicoanalyses en marktonderzoek wordt bepaald wat de huidige conditie van de organisatie is in relatie tot de beoogde verandering. Deze informatie wordt gedeeld met de organisatie.

Uitwerking 2: De discussie die in stap 1 is gevoerd, wordt door een select gezelschap uitgewerkt. Er wordt onderzoek gedaan en analyses moeten laten zien dat de verandering noodzakelijk is. Het gevaar hierbij is dat naar antwoorden wordt toegewerkt. Dat gebeurt als dogma's leidend zijn in de besluitvorming. Daarom is het verstandig onafhankelijkheid in het onderzoeksteam in te bouwen.

Stap 3: Doorbraak in kennis voor een nieuw niveau van denken

Vanaf dit punt wordt de verandering voorbereid. De huidige manier van werken en het huidige kennisniveau is niet voldoende. Blijf je doen wat je doet, dan krijg je wat je kreeg. Er is een nieuw niveau van inzicht nodig om straks de nieuwe prestaties te kunnen realiseren. Daarom volgt nu de fase die vaak wordt overgeslagen: kennisontwikkeling.

Uitwerking 3: De verandering moet worden georganiseerd met nieuwe werkwijzen, structuren en aanpassingen. Dit is de organisatie van de verandering. Daarnaast is onderzoek nodig. Er is informatie nodig om de nieuwe situatie, na de verandering, te begrijpen. In deze fase wordt zowel gewerkt aan een doorbraak in organisatie als aan een doorbraak in kennis. De stuurgroep organiseert en een apart projectteam analyseert.

Stap 4: Nieuwe routines ontwikkelen en afscheid nemen van de oude procedures

De kennis die is ontwikkeld in de voorgaande stap wordt gedeeld met afdelingen, teams en/of werkgroepen. Op basis van de verkregen kennis worden de nieuwe routines ontwikkeld. Uiteraard gaat dat in samenwerking met de operationele medewerkers. Zij zijn al betrokken bij de voorgaande stappen en worden nu actief ingezet om de nieuwe procedures te ontwikkelen op basis van de verkregen kennis. Hiermee worden oude routines, gewoonten en patronen los gelaten.

Uitwerking 4: Teams met operationele medewerkers opzetten om nieuwe routines te ontwikkelen. De kennis van de voorgaande stappen wordt gedeeld en op basis daarvan worden nieuwe procedures ontwikkeld. Beoordeel nauwkeurig wie aan de teams deelnemen. Iedereen moet meegaan in de nieuwe ambities en de procedures worden nauwkeurig uitgewerkt.

Stap 5: Doorbraak in prestaties en nieuwe resultaten realiseren

De nieuwe routines worden in praktijk gebracht. Dit moet leiden tot nieuwe operationele prestaties. De oude cultuur en structuur zijn nu veranderd en hebben plaats gemaakt voor nieuwe procedure en een nieuw niveau van presteren. De medewerkers zijn trots en enthousiast op de nieuwe prestaties, omdat ze er zelf aan hebben bijgedragen.

Uitwerking 5: De nieuwe procedures worden getraind, uitgelegd en desgewenst in documenten vastgelegd. Belangrijk is de toepassing van Poka Yoke, zodat procesafwijkingen worden voorkomen. In het begin is het altijd wennen en daarom zijn borgingstechnieken en controles in het begin vaak nodig. Deze kunnen in de loop van de tijd worden afgebouwd.

Stap 6: Voorkom terugvallen in oud gedrag en oude routines

Het is vrij gebruikelijk dat oude patronen na een paar weken of maanden gewoon weer terugkomen. De leiderschapsstijl die aan het begin van het verandertraject was gebaseerd op de realiseren van veranderingen, is nu weer terug naar de leiderschapsstijl die hoort bij in control zijn. Afwijkend gedrag of terugkeren naar oude patronen wordt niet toegelaten.

Uitwerking 6: Zorg voor goede rapportages van de uitkomsten van de nieuwe procedures. Ook moeten leiders nu veel op de werkvloer (Gemba) zijn om gedrag van medewerkers te observeren. Testen en andere controles zijn nodig om er voor te zorgen dat oude routines niet terugkomen. Niet in de uitvoering en zelfs niet in de communicatie. Wat achter ons ligt, is geweest en komt niet meer terug.

Verandermanagement organiseren en uitvoeren in uw organisatie

Wilt u dit protocol van verandermanagement doorlopen? Laat het ons weten. We kunnen het veranderproces zowel leiden als ook begeleiden in de vorm van coaching en consultancy. Voor korte trajecten van enkele weken kunnen we de rol van projectleider op ons nemen. Voor lange trajecten waarbij organisaties worden getransformeerd naar bijvoorbeeld een klantgerichte organisatie (INK fase 3 of 4) begeleiden we meestal als consultant gedurende meerdere jaren.

Wilt u meer weten? Vul dan onderstaande formulier in en stel uw vragen. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.