Risicoanalyse uitvoeren voor managementsysteem en business planning

Risicoanalyse als techniek is niet meer weg te denken. Het is inmiddels standaard onderdeel geworden van alle managementmodellen en -filosofieën. Daar kunt u uw voordeel mee doen. In deze tekst bespreken we die voordelen en aan het einde kunt u een voorbeeld van een procedure voor het maken van risicoanalyses aanvragen. Daarmee kunt u dit type analyse borgen en onderdeel maken van het managementsysteem.

Stap 1: Stel de juiste vragen voor de risicoanalyse

De eerste stap in de risicoanalyse bestaat uit het stellen van de juiste vraag. Slaat u die stap over, dan wordt het een flauw kunstje waarbij netjes een FMEA schema wordt ingevuld, waar vervolgens niets mee wordt gedaan. Zo creëert u bureaucratie; papier en indirecte uren. Hoe dan wel? Bepaal het onderwerp, de scope, en stel uzelf dan de vraag wat u wilt weten van dat onderwerp? Een voorbeeld met een ogenschijnlijk eenvoudige vraag: Hoe groot is de kans op een auto ongeluk als u ’s morgens in uw auto stapt en naar uw werk rijdt? Grammaticaal een goede zin en ook de inhoud spreekt voor zich. Maar… is de vraag relevant? U moet toch naar uw werk en met de trein reizen vindt u wellicht onhandig. Bovendien vindt u uzelf een prima autorijder, heeft u jarenlang ervaring, dus het risico is klein. U ziet, de vraag over het mogelijke ongeluk wordt omzeild door andere redenen en verder bent u nog subjectief ook. Het is fijn dat u vertrouwen in uzelf hebt, maar de aanname is niet juist. Een ander kan tegen uw auto aanrijden, u kunt een keer moe zijn of haast hebben of de auto kan een technische storing hebben, waardoor de remmen hun functie weigeren. De vraag is wel relevant, alleen moet u er wel stil bij blijven staan. In de ‘productiehaast’ van de vroege ochtend gaat u deze afwegingen natuurlijk allemaal niet maken. Reden temeer om dat eens per jaar eens wel te doen. Op uw gemak en objectief. U kunt de vraag ook verkleinen door: Hoe groot is de kans op een ongeluk door vermoeidheid, door een technische storing of door een anderen weggebruiker? Wat is de scope, waarin bent u geïnteresseerd?

Stap 2: Risicoanalyse door het verzamelen van informatie en data

We staan stil bij dezelfde vraag. Er zijn vele statistieken bekend over ongelukken. Per leeftijdsgroep, per locatie, per tijdstip, per beroepsgroep, et cetera. Deze statistieken kunt u opvragen en ze geven u een antwoord. De vraag was wellicht als volgt beter geweest: Hoe groot is de kans op een auto ongeluk ‘s morgens om 8:00 uur in de spits op het traject Utrecht-Amsterdam voor 30 jarigen mannen? Hier zijn statistieken van. Zoek deze op en u heeft het antwoord. Het antwoord zal anders zijn bij de vraag: Hoe groot is de kans op een auto ongeluk op vrijdagnacht om 1:00 uur in de binnenstad van Rotterdam bij 22 jarigen vrouwen? Deze voorbeelden geven aan dat voor uw organisatie de vraag op de mogelijkheid van een nieuwe concurrent in uw markt te algemeen is. Wat wilt u precies inschatten? Wat wilt u weten? Maak de vraag specifiek en verzamel vervolgens gegevens.

Stap 3: Gebruik de juiste methode voor uw risicoanalyse

Vaak worden risicovragen gesteld en wordt de methode Failure Mode Effect Analyses (FMEA) toegepast, terwijl de antwoorden in uw database zitten. Voorbeeld: Met een relatief eenvoudige data-analyse kan nauwkeurig worden vastgesteld hoe vaak uw leveranciers op tijd leveren, of hoe de voorraden kunnen worden verlaagd zonder gevolgen voor de servicegraad naar uw klanten. Dat is een kwestie van uitrekenen en de variatie bepalen. Ook daaruit komen kansen en risico’s, maar die zijn wel veel nauwkeuriger te bepalen dan zonder data. Met de FMEA kunnen daarentegen weer wel de gevolgen of de gevolgschades worden bepaald. Er zijn methoden genoeg, maar kies de juiste. Dit hangt af van de vraag, die u beantwoord wilt hebben. 

Stap 4: Stel een team samen voor de uitvoering van de risicoanalyse

Nu de vraag, de informatie en de methoden duidelijk zijn, kan het team worden samengesteld. Een risicoanalyse wordt altijd door een team uitgevoerd. De reden daarvan is dat het de bedoeling is om het ondenkbare te bedenken. Iemand alleen blijft binnen de scope van zijn of haar grenzen. De bedoeling is buiten die grenzen te kijken. Dat lukt met een team. Er komen dan meer inzichten op tafel, plus de deelnemers beïnvloeden elkaar en komen daardoor tot nieuwe inzichten. Betrek teamleden die belang hebben bij het onderwerp van de risicoanalyse.

Procedure voor het maken van de risicoanalyse

Met voorgaande stappen is feitelijk de procedure voor het maken van een risicoanalyse op hoofdlijnen gemaakt. Het is de kunst bureaucratie te voorkomen en effectieve beheersmaatregelen te ontwikkelen:

  1. Stel de juiste vragen
  2. Gebruik de juiste methoden
  3. Gebruik data als die beschikbaar zijn
  4. Treed buiten de normale verwachtingspatronen
  5. Gebruik de kennis en ervaring van een groep collega’s

Risicoanalyses worden gemaakt voor allerlei doeleinden. Risicoanalyses worden bijvoorbeeld gemaakt voor managementsystemen, zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, IATF 16949, ISO 13485, ISO 45001 en vele andere methoden. Risicoanalyses worden ook gemaakt door de directie voor de business planning en voor sales plannen. Verder uiteraard ook voor de engineering en ontwikkeling van producten en processen. 

Hulp bij uitvoering van risicoanalyses voor uw organisatie

Omdat het maken van risicoanalyses mogelijk geen dagelijks werk voor u is, kunnen we ons voorstellen dat u wellicht professionele ondersteuning waardeert. Dat kan en dat kan ook heel effectief. Met een dagdeel of een paar dagdelen bent u al goed geholpen. Dat kan doordat we:

  • Groepssessies leiden bij het maken van risicoanalyses
  • Risicoanalyses uit te voeren
  • Het proces borgen in het managementsysteem
  • De uitkomsten implementeren in het managementsysteem
  • Begeleiden naar certificatie

Wilt u hulp bij de uitvoering van risicoanalyses? Vul dan onderstaande formulier in. Of stuur vrijblijvend een e-mail naar info@patagonia-bv.com of bel ons voor uw vragen op 088 33 666 66.

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Risicoanalyses maken

  • Uitleg van de adviseur
  • Begeleiding bij de uitvoering
  • Teamsamenstelling
  • Producten analyseren
  • Processen analyseren
  • Preventieve maatregelen ontwikkelen
  • Risico's reduceren
  • Uitvoering risicoanalyse
  • Certificatie ISO 9001
  • Certificatie ISO 27001
  • Certificatie ISO 14001
  • Certificatie ISO 13485
  • Certificatie IATF 16949
  • Certificatie ISO 17025
  • Certificatie VCA