Procedures en standaarden leiden tot kwaliteit en efficiëntie 

De woorden procedures, standaarden en standaardisatie roepen vaak weerstand op. Ze roepen beelden op die doen denken aan uitgebreide beschrijvingen, bureaucratie, checklists en starheid. Het tegendeel is het geval. Procedures zijn gewoon gestandaardiseerde, uitvoerende werkzaamheden, zoals tandenpoetsen en koffie zetten. Gelukkig voeren we deze procedures uit zonder er al te veel bij na te denken. We beheersen ze volkomen, waardoor de uitkomst altijd goed is en de doorlooptijd kort blijft. Kwaliteit en efficiëntie gaan hand in hand dankzij standaardisatie van de werkzaamheden via procedures. 

Procedures zijn standaarden en standaardisatie leidt tot procesverbetering

Procedures en andere standaarden zijn geen eindstation, maar een noodzakelijke tussenstap. Hoe zit dat? Procedures als thee zetten en handen wassen worden door iedereen efficiënt uitgevoerd met het gewenste resultaat. Toch staan ze bij niemand thuis op papier. Dat komt natuurlijk doordat deze procedures eenvoudig zijn en onderdeel zijn van het vakmanschap. Blijkt de koffie toch niet lekker te zijn, dan wordt de procedure direct onderzocht en aangepast. Dat gebeurt in 3 stappen: (1) de uitkomst meten, (2) oorzaakanalyse maken en (3) met iedereen en voor iedereen verbeteren. Deze 3 stappen worden binnen 24 tot 48 uur genomen, waardoor organisaties tientallen keine verbeterstappen per week in de uitvoering van het werk kunnen realiseren. Dankzij de standaardisatie is de output direct te relateren aan de werkwijze. Hierdoor kunnen procedures direct worden aangepast en dat leidt tot snelle procesverbeteringen: verbeterde productkwaliteit en verbeterde efficiëntie. Daarom zijn standaarden nodig om te kunnen verbeteren naar nieuwe, verbeterde standaarden, waardoor de output verbetert. Standaardisatie is een tussenstap in het proces van continue verbetering van procedures en geen eindstation.

Procedure zijn procedures als ze gestandaardiseerd worden uitgevoerd

Uit voorgaande voorbeelden blijkt wel dat een procedure niet op schrift staat, maar een in de praktijk uitgevoerde, gestandaardiseerde werkwijze is. Ergens is het mis gegaan toen mensen dachten dat een beschrijving op papier een procedure is. Dat is niet juist. Dat is een beschrijving van de procedure. De procedure zelf is de standaard routine, zoals tanden poetsen, die in de praktijk door operators routinematig wordt uitgevoerd. Of daar een procedurebeschrijving voor nodig is, is een andere vraag. Liever niet, maar sommige procedures zijn ingewikkeld en moeilijk te onthouden en dan is een procedurebeschrijving handig. Echter, een standaard is pas een standaard als iedereen dezelfde werkwijze in de praktijk toepast. Dan ontstaat efficiëntie en pas dan kan de procedure effectief worden verbeterd. Houden verschillende operators er verschillende werkwijzen op na? Dan wordt verbeteren een stuk moeilijker. Dat geldt natuurlijk niet alleen voor operators in de productie, maar ook voor verkopers, engineers en alle andere uitvoerende medewerkers. 

Drang naar procesbeschrijvingen en bureaucratie terugdringen

Wellicht herkent u het ontstaan van bureaucratie en vele procesbeschrijvingen. Dikke handboeken, uitgebreide procesbeschrijvingen en er zijn overal formulieren voor. Dit zijn over het algemeen signalen van de cultuur van een organisatie. Ze duiden op bureaucratie en weinig eigenaarschap of professionaliteit. Hoe minder aandacht voor vakmanschap, samenwerking en klantgerichtheid, hoe meer beschrijvingen vaak ontstaan. De grondoorzaak hiervan is meestal een verkeerde leiderschapsstijl. In een cultuur waar politiek/angst regeert of waar mensen geen verantwoordelijkheid durven nemen, wordt snel gegrepen naar het excuus om processen op te schrijven. Dan is immers duidelijk hoe het werk moet worden uitgevoerd. Regels, functieomschrijvingen en werkinstructies worden opgeschreven, maar al snel blijken die niet te worden nageleefd. Ze worden in de praktijk niet nageleefd, omdat het ontbreekt aan eigenaarschap, begeleiding in verbetering en educatie. Ingesleten gewoonten verdwijnen niet zomaar. Bovendien geldt dat een handleiding voor de bediening van een vaatwasmachine best handig is als het apparaat een foutmelding aangeeft, maar redelijk zinloos voor de bediening. Die hoort in het vakmanschap te zitten en te worden getraind.

Standaarden en procedures helpen bij verbeterprocessen

Een standaard is pas een standaard als alle medewerkers een routine op dezelfde manier uitvoeren. Als zo'n standaard bestaat, is ook duidelijk dat de output van het werk het resultaat is van de routinematige handeling. Er is een causaal verband (we slaan het onderwerp variatie hier even over). De standaard kan en moet veranderen als een verbeterde output gewenst is. Het is dus niet zo dat standaarden tot in lengte van dagen moeten blijven bestaan. In tegendeel. Hoe sneller een verbeterde standaard kan worden ontwikkeld, hoe beter het is. Een procedure is een standaard, een referentie, die onmiddellijk moet worden aangepast als blijkt dat een nieuwe, verbeterde standaard mogelijk is. Dat is de rol van het management: continu op zoek naar de verbetering van standaarden. Dit is de PDCA cycle van Deming

Procesverbetering via teamwork en vakmanschap

Procesverbetering gebeurt niet door de beschrijving van een procedure verder uit te werken. Ook het opnieuw of anders beschrijven van het proces zal niet tot verbeteringen van processen leiden. Procesverbetering start door:

  1. Eerst als team na te denken over de klanteisen
  2. Daarna de metingen als uitkomst van de standaard te bestuderen
  3. Vervolgens de doelstelling die moet worden behaald als ambitie te nemen
  4. Streven naar 50% verbetering van de uitkomst
  5. Samen te werken aan oplossingen

In dit verbeterproces komt geen documentatie voor. Althans, niet als doel op zich. Er wordt geen handboek gemaakt of procedure uitgewerkt. Het is het vakmanschap, de ervaring en goed teamwerk die tot verbetering van de standaard leiden.  Overigens net als bij de toepassing van de methode 5S/6S. Daarna kan worden bekeken of een procedurebeschrijving nuttig is.

Procedures en procedurebeschrijvingen goed toepassen

Standaardisatie en de snelle aanpassing van standaarden zijn de sleutel tot efficiëntie en klantgericht werken. Dr. Deming liet zien hoe organisaties hiermee marktleider worden. Wilt u weten hoe u uw organisatie ontwikkelt tot de nummer één in uw markt? Hoe u sneller en beter wordt dan de benchmark, waardoor klanten voor uw producten kiezen? Vul dan gratis en vrijblijvend onderstaand formulier in en vraag of een van onze consultants uw documentatie beoordeelt. Bekijk ook deze training ISO 9001. Vaak ontstaat bureaucratie bij de toepassing van ISO 9001.

Vul onderstaande formulier in en vraag ons uw procedures te beoordelen. U kunt ook e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com of bellen naar telefoon 088 33 666 66.

Diensten consultancy

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Oplossingen

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

Artikelen

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

Kwaliteitsmanagement 5S Lean

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Standaardisatie en procedures

  • Procesbeschrijvingen maken
  • Kosten reduceren
  • Productkwaliteit verbeteren
  • Doorlooptijd verkorten
  • Metingen verrichten
  • Oorzaakanalyses uitvoeren
  • Eigenaarschap medewerkers ontwikkelen