ISO 9001:2026 certificering: de organisatie stap voor stap certificeren

ISO 9001:2026 certificering: de organisatie stap voor stap certificeren

Introductie ISO 9001:2026 over het doel en de managementprincipes

ISO 9001:2026 certificering is mogelijk voor iedere organisatie die procesbeheersing en continue verbetering aantoonbaar heeft ingevoerd. De norm is gebaseerd op de PDCA-cirkel en drie managementprincipes: risk based thinking, afwijkingen managen en systeemdenken. In dit artikel leest u hoe u uw organisatie stap voor stap voorbereidt op certificatie.

1. ISO 9001:2026 vereist dat de PDCA cirkel draait

De belangrijkste eis van ISO 9001:2026 is dat de PDCA cirkel draait: continuous improvement management. Het management zorgt er voor dat deze managementmethode wordt toegepast. Dit staat kort uitgelegd in hoofdstuk 0 van de norm ISO 9001:2026. Het management neemt de leiding en zorgt dat de richtlijnen worden toegepast in de organisatie.

Tip: Laat je een dagdeel informeren over continuous improvement management en de uitleg in hoofdstuk 0.

2. Iedere organisatie kan ISO 9001:2026 toepassen

Iedere organisatie kan ISO 9001:2026 toepassen en overgaan tot het certificeren van de organisatie. Het managementteam neemt de leiding en werkt stap voor stap toe naar de beheersing en verbetering van processen. Als de PDCA cirkel overal draait volgt certificatie. Om die draaiing voor elkaar te krijgen zijn feedback loops nodig. Dat zijn bijvoorbeeld procedures voor de afhandeling van klachten en afwijkingen, de uitvoering van interne audits en het meten van klanttevredenheid. Deze procedures geven informatie, waarmee processen vervolgens worden verbeterd.

Tip: Je krijgt van ons kosteloos een uitgewerkt kwaliteitshandboek.

3. ISO 9001:2026 vereist een kwaliteitscultuur en samenwerking in klantgerichtheid

ISO 9001:2026 vereist dat er een kwaliteitscultuur ontstaat. Dat betekent dat de klanteisen bekend moeten zijn, waarna met behulp van de feedbackloops processen worden verbeterd op basis van datgene wat de klant verwacht. De producten en diensten verbeteren daardoor en het resultaat is dat de faalkosten dalen en klanttevredenheid stijgt. De organisatie ontwikkelt een klantgerichte cultuur.

Tip: Workshop in klantgerichtheid met operators door eindcontrole van producten.

4. ISO 9001:2026 managementrichtlijnen toepassen voor certificatie

De norm ISO 9001:2026 is gebaseerd op min of meer 3 richtlijnen om continuous improvement management operationeel te maken. Dat zijn: (1) Risk based thinking, (2) Afwijkingen managen, (3) System Thinking. Alle verdere richtlijnen in de norm, verspreid over 10 hoofdstukken, zijn hierop gebaseerd. Het managementteam neemt hierin de leiding. Eigenlijk is leiderschap het vierde principe, wat ook blijkt uit de prominente plek van dit onderwerp in hoofdstuk 5, voordat wordt ingegaan op procedures en technieken.

Tip: Een dagdeel uitleg over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de implementatie en borging.

5. Certificatie voor ISO 9001:2026 als aan de richtlijnen wordt voldaan

Certificatie voor ISO 9001:2026 is mogelijk, zodra aan de eisen van de norm ISO 9001 wordt voldaan. Het doel hiervan is dat je klanten altijd de producten ontvangen volgens de afgesproken specificaties. Daarom is ISO 9001 certificering veel meer dan een certificaat aan de muur. De marktpositie van de organisatie wordt ermee verbeterd.

Tip: Uitleg over het certificatieproces en de commerciële voordelen.

Advies: Voorkom bureaucratie. Doe een kick off met één van onze adviseurs om te voorkomen dat allerlei documenten worden geschreven, die niets toevoegen aan de effectiviteit en efficiëntie van je organisatie (de business case). De administratie moet minimaal zijn, omdat die geen doel is. Procesverbetering is het doel.

Patagonia helpt ons al enige jaren met het beheer van het managementsysteem volgens ISO 9001 en ISO 14001. Ook met het opzetten van FSSC 22000 is hun adviseur weer betrokken. Kernwoorden: pragmatisch, inhoudelijk goed, fijne adviseurs en trainers.

Foto Quality Control: Als de draad breekt, stopt de weefmachine direct

De praktijk van ISO 9001:2026 en de certificatie

Stap 1: Waar begin je met de implementatie en certificatie van ISO 9001:2026?

Je begint de implementatie van ISO 9001:2026 op de werkvloer. De praktijk van ISO 9001:2026 is dat operators afwijkingen, risico's en ideeën voor verbetering melden bij hun teamleiders. Daarna volgt procesverbetering. Dat geldt ook voor afwijkingen gemeld door klanten, of gemeten bij leveranciers. Zorg dat operators de klanteisen en productkenmerken kennen. Start daarna met meten, analyseren en verbeteren van processen.

Stap 2: Maak analyses en start verbeterprocessen of voer change management uit

Analyseer de organisatie en haar omgeving (het systeem) met stakeholderanalyses, risicoanalyses, interne audits en management reviews. Vervolgens voer je weer procesverbeteringen door. Dit staat allemaal uitgebreid in hoofdstuk 9 (de Check fase) en hoofdstuk 10 (de Act fase). Zo ontstaat een soort meet- en regelsysteem voor de organisatie. Het gaat dus niet om een kwaliteitshandboek, maar om de uitvoering van het beheersen en verbeteren van processen.

Stap 3. Certificatie van je organisatie

We helpen bij de implementatie en certificatie via onder andere trainingen, workshops in kwaliteitsmanagement, leiderschapsontwikkeling en begeleiding bij de implementatie. We zorgen ervoor dat het managementsysteem gaat werken voor de organisatie en dat een kwaliteitscultuur ontstaat. De toepassing leidt tot lagere kosten en een hogere klanttevredenheid. Daarbovenop krijgt u het certificaat ISO 9001. Onder onze begeleiding kregen alle organisaties hun certificaat ISO 9001 en werd tegelijkertijd ook de bedrijfseconomie verbeterd. We doen dat hoofdzakelijk voor complexe organisaties in de productie, assemblage en research. Stel uw vragen direct per mail aan een van onze adviseurs.

Praktische tips voor de ISO 9001:2026 certificering

We geven je alvast een paar praktische tips voor de ISO 9001:2026 certificatie:

1. De uitvoering van de werkzaamheden (procedures of werkinstructies) hoeft niet te worden beschreven. Het gaat om de identificatie van de waardetoevoegende stappen, preventie van afwijkingen en de inrichting van problem solving.
2. Evalueer de prestaties van leveranciers om hun prestaties te verbeteren. Daarmee verlaag je de productiekosten van je organisatie, doordat fouten en vertragingen worden voorkomen.
3. Maak oorzaakanalyses, zodat afwijkingen structureel worden weggenomen, in plaats van dat ze zich herhalen en telkens voor faalkosten zorgen. Voer samen met operators root cause analysis uit op de afwijkingen.
4. De kwaliteitsmanager is 90% van de tijd bezig met meten, analyseren en verbeteren en niet met het schrijven van procedures. De kwaliteitsmanager is geen ambtenaar, maar een organisatieadviseur en processpecialist.
5. Het initiatief voor de uitvoering van kwaliteitsmanagement en de realisatie van een kwaliteitscultuur in de organisatie ligt niet bij de kwaliteitsmanager, maar bij de lijnmanagers, zoals de productiemanager en teamleiders.

Training en consultancy voor ISO 9001:2026 en kwaliteitsmanagement

Manieren om ISO 9001:2026 op een praktische manier in je organisatie te implementeren:

• Ervaar via de uitvoering van een nulmeting in hoeverre je organisatie al voldoet aan eisen van ISO 9001:2026. Je krijgt een rapport en kunt daarna zelf verder. Vaak zijn al veel routines geïmplementeerd.
• De incompany training Kwaliteitsmanagement met ISO 9001. De trainer komt naar je organisatie en begeleidt het team in de toepassing van ISO 9001:2026. ISO 9001 wordt in de organisatie geïntegreerd en onderdeel van het dagelijks werk.
• Met de Opleiding Kwaliteitsmanager word je opgeleid in kwaliteitsmanagement met ISO 9001:2026. Je leert alle spelregels van kwaliteitsmanagement en de norm ISO 9001. Je leert de spelregels correct toepassen.
• Met de Opleiding Kwaliteitsmedewerker word je opgeleid tot kwaliteitsmedewerker. Je leert alle procedures van de norm ISO 9001:2026 toepassen in de praktijk van je organisatie en de certificatie begeleiden.
• Via de training ISO 9001:2026 leer je de inhoud van de norm. Daarmee kan je de norm lezen en begrijpen welke acties je moet uitvoeren. Je krijgt daarbij van ons de voorbeelden en documenten.

Vraag vrijblijvend hulp voor de certificatie van je organisatie en de toepassing van de ISO 9001 richtlijnen. Je kan ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

We hebben met Patagonia een jarenlange relatie voor consultancy in kwaliteitsmanagement en de uitvoering van interne audits. De diensten zijn naar volle tevredenheid

ISO 9001:2026 toepassen:

• ISO 9001:2026 leren
• Kwaliteitsmanagement toepassen
• Procesbeheersing
• Procesverbetering
• Kwaliteitshandboek uitwerken

Sjoerd van der Laan - Kwaliteitsmanagement trainer en consultant, QHSE manager en interim kwaliteitsmanager.

Wat is ISO 9001:2026 certificering?

ISO 9001:2026 certificering betekent dat een onafhankelijke certificerende instelling vaststelt dat uw organisatie voldoet aan de eisen van de norm ISO 9001:2026. De norm is gebaseerd op de PDCA-cirkel en vraagt dat het managementteam aantoonbaar leiding neemt in procesbeheersing en continue verbetering.

Wat is het verschil tussen ISO 9001:2015 en ISO 9001:2026?

De structuur van de norm blijft grotendeels hetzelfde. ISO 9001:2026 legt meer nadruk op kwaliteitscultuur, systeemdenken, stakeholdermanagement, business continuity en klimaat/ESG. Auditors kijken minder naar documentatie en meer naar managementgedrag en procesbeheersing op de werkvloer.

Hoe lang duurt een ISO 9001:2026 certificeringstraject?

De doorlooptijd hangt af van de volwassenheid van uw organisatie. Organisaties die al werken met procesbeheersing en feedbackloops kunnen relatief snel certificeren. Gemiddeld rekent u op een traject van zes maanden tot een jaar voor de eerste certificatie.

Wat kost ISO 9001:2026 certificering?

De kosten bestaan uit twee delen: de begeleiding bij implementatie en de certificatie-audit door een certificerende instelling. De auditkosten hangen af van de omvang van uw organisatie. Patagonia biedt vrijblijvend advies over de meest kostenefficiënte aanpak.

Moet je veel procedures schrijven voor ISO 9001:2026?

Nee. ISO 9001:2026 vraagt niet om uitgebreide documentatie. De norm vraagt om aantoonbare procesbeheersing. Dat betekent dat u kunt volstaan met de minimale administratie die nodig is om processen te beheersen en te verbeteren, zonder overbodige procedures.

Wat zijn de voordelen van ISO 9001:2026 certificering?

ISO 9001:2026 certificering verbetert de marktpositie, verlaagt faalkosten, verhoogt klanttevredenheid en versterkt de interne procesbeheersing. Organisaties die ISO 9001 serieus toepassen zien structureel lagere kosten en minder klachten.

Kan iedere organisatie ISO 9001:2026 certificering behalen?

Ja. ISO 9001:2026 is toepasbaar voor iedere organisatie, ongeacht sector of omvang. Zowel productiebedrijven als dienstverleners kunnen zich laten certificeren, mits de PDCA-cirkel aantoonbaar draait en het managementteam de leiding neemt.

Alle verdere richtlijnen in de norm - verspreid over 10 hoofdstukken - zijn hierop gebaseerd.

Doe een kick off met één van onze adviseurs om te voorkomen dat allerlei documenten worden geschreven, die niets toevoegen aan de effectiviteit en efficiëntie van je organisatie - de business case.

Vraag hulp bij de certificatie voor ISO 9001:2026

Referentie: Patagonia helpt ons al enige jaren met het beheer van het managementsysteem volgens ISO 9001 en ISO 14001. Jan Pieter Brandwijk - directeur Geostick Labels & Tags

Analyseer de organisatie en haar omgeving - het systeem - met stakeholderanalyses, risicoanalyses, interne audits en management reviews.

Dit staat allemaal uitgebreid in hoofdstuk 9 - de Check fase, en hoofdstuk 10 - de Act fase.

We zorgen er voor dat managementsysteem gaat werken voor de organisatie en dat een kwaliteitscultuur ontstaat.

Daarbovenop krijgt u hetcertificaat ISO 9001.

De uitvoering van de werkzaamheden - procedures of werkinstructies - hoeft niet te worden beschreven.

Het gaat om de identificatie van de waarde toevoegende stappen, preventie van afwijkingen en de inrichting van problem solving.

Referentie: We hebben met Patagonia een jarenlange relatie voor consultancy in kwaliteitsmanagement en de uitvoering van interne audits. De diensten zijn naar volle tevredenheid - Inge Fraters, Kwaliteitsmanager Sick Sensor Intelligence.

Dat betekent dat u kunt volstaan met de minimale administratie die nodig is om processen te beheersen en te verbeteren - geen overbodige procedures.

ISO Certificering: geen bureaucratie, maar positieve operationele resultaten

Het is in de basis niet ingewikkeld om ISO certificering te realiseren. Sterker, met de juiste aanpak is certificering snel voordelig, inspirerend en vooruitstrevend. Uw organisatie moderniseert, als de juiste aanpak wordt gekozen. Wellicht komt deze stelling niet overeen met de verhalen die u over ISO 9001 heeft gehoord. Mogelijk heeft u verhalen over bureaucratie en indirecte uren gehoord. Die verhalen komen van organisaties die ISO 9001 certificering verkeerd hebben aangepakt. ISO 9001 gaat niet over procesbeschrijvingen of kwaliteitshandboeken, maar over snel en doelgericht processen verbeteren.

ISO certificaat eerste stap in modernisering en continuous improvement

De essentie van het ISO certificaat is dat de operationele processen continu worden verbeterd. Deze managementmethode heet continuous improvement en verloopt via de toepassing van de PDCA cyclus of Deming cirkel. Op maandag worden kleine doelen gesteld en op vrijdag worden de resultaten bekeken. Iedere week worden minimaal 10 tot 20 kleine procesverbeteringen gerealiseerd door de operators met hun teamleiders. De operationele kosten dalen logischerwijze snel door het wegnemen van verspillingen en de productkwaliteit verbetert. De organisatie komt in een staat van continuous improvement en dat waarderen uw klanten.

De stappen voor ISO Certificering en de voordelen:

Hieronder staan de stappen voor ISO certificering van uw organisatie en de operationele en financiële voordelen. ISO certificering is de opstap naar operationele efficiëntie en een verbeterde concurrentiepositie door de productkwaliteit te verbeteren en kosten te verlagen.

1. De inhoud van ISO certificering en het ISO 9001 certificaat behalen

Stap 1: Nulmeting uitvoeren op basis van de richtlijnen van de ISO 9001 norm (optioneel)

De eerste stap bestaat uit het lezen van de norm ISO 9001 en de vergelijking van de inhoud met de manier waarop uw organisatie op dit moment functioneert. Wat goed functioneert, blijft intact en wat minder functioneert, wordt verbeterd. Het resultaat is een compleet managementsysteem volgens de norm ISO 9001. Zo'n nulmeting is niet altijd nodig. Meestal gebeurt dat bij wat grotere organisaties om een overzicht te verkrijgen van het functioneren van verschillende afdelingen en de taken voor het management en de kwaliteitsmanager.

Stap 2: Managementsysteem ontwikkelen conform de norm ISO 9001

De tweede stap bestaat uit de ontwikkeling van datgene wat eventueel ontbreekt op basis van de nulmeting. Het is hierbij belangrijk te redeneren vanuit uw eigen organisatie en niet eerst vanuit de ISO 9001 norm. In dezefasegebeurt het nogal eens, dat veel documentatie wordt geschreven. Dat is niet nodig en is zeker geen doel op zich. Wees hierin terughoudend en alert. Het gaat vooral om het vermogen om snel en gericht processen te verbeteren en de ontwikkeling van een goede structuur van het managementsysteem. U krijgt bovendien van ons kosteloos een uitgewerkt kwaliteitshandboek met de vereiste documentatie en hulpmiddelen. De waarde zit echter niet in de documentatie, maar in de omzetting van verbeteracties in de praktijk.

Stap 3: Implementatie van het managementsysteem volgens de norm ISO 9001: de toepassing

De derde stap is waar het allemaal om draait bij de norm ISO 9001: de PDCA cyclus of continue verbetering. De diensten of producten die de organisatie levert, moeten voldoen aan de wensen, eisen en verwachtingen van de klant tegen zo laag mogelijke productiekosten. Dat is de bedoeling van kwaliteitsmanagement. Let hier op de definitie van kwaliteit volgens ISO 9001. Kwaliteit betekent hier dat de uitkomsten van de processen (de output, de productkenmerken) worden gemeten, soms met de inzet van een kwaliteitsmedewerker, maar meestal door de operators, waarna verbeteringen in het product of in het proces worden doorgevoerd. De kwaliteit verbeteren betekent in dit verband vaak het wegnemen van verspillingen of productfouten, waardoor de organisatie efficiënter wordt. De operators en teamleiders worden hierin opgeleid. Per week worden zo 10, 20 of 30 kleine verbeteringen doorgevoerd. Bijvoorbeeld via de toepassing van 5S, de verbeterkata of de procedure voor afwijkingen. Met iedere gerealiseerde verbetering wordt de organisatie efficiënter en komt de certificatie voor ISO 9001 dichterbij.

Stap 4: Uitvoeren interne audit en management review of directiebeoordeling (evaluatie)

De vierde stap bestaat uit een logische verplichting uit de norm ISO 9001, namelijk het managementsysteem (systeem van borging en verbetering) toetsen en evalueren via een interne audit en management review of directiebeoordeling. Die laatste is geen beoordeling van de directie, maar een beoordeling door de directie van de werking van de organisatie. Met de uitvoering van (online) interne audits en demanagement reviewkunnen we u helpen.

Stap 5: ISO 9001 certificaat aanvragen bij certificerende instelling en certificatie audit

Tot slot kunt u een certificerende instelling benaderen om de certificatie audit te laten uitvoeren. Deze certificatie audit wordt in twee stappen uitgevoerd. De eerst stap is een toets van de documentatie om te bekijken of alle onderdelen van het managementsysteem aanwezig zijn. De tweede stap bestaat uit de certificatie audit om te onderzoeken of alle onderdelen van het managementsysteem ook in de praktijk werken zoals bedoeld, namelijk meten en verbeteren. Het resultaat hiervan is een ISO 9001 certificaat.

3. Proces van certificering ISO 9001 door een certificerende instantie en eisen

Met behulp van onze consultants ontwikkelt u een managementsysteem dat voldoet aan de eisen van de norm ISO 9001. Zodra de PDCA cyclus draait op alle afdelingen, is uw organisatie klaar voor de ISO certificering. Een certificerende instantie (CI), die bevoegd is het ISO 9001 certificatietraject uit te voeren, wordt dan uitgenodigd. U ontvangt van deze CI een agenda, waarmee de certificatieaudit wordt uitgevoerd. Alle managers en medewerkers worden hierbij betrokken. Ook de directie, daarmee wordt het eerste interview gedaan. Als u het voortraject met onze consultants hebt doorlopen, is deze fase niet meer spannend en weet u precies wat u moet doen. Let op dat het management (MT leden) leading zijn in dit proces. Het managementsysteem is tenslotte hun instrument, niet van de directie of de operators.