Operationeel plan opstellen voor Productie en Logistiek

Het opstellen van een operationeel plan begint bij de visie en missie van de organisatie en de bijbehorende strategische doelstellingen. De doelstellingen staan in Balanced Scorecard en vormen de input voor het operationeel plan. Dit plan wordt ook wel een beleidsplan, productieplan of actieplan genoemd. Het plan geeft antwoord op de vraag hoe de organisatiestrategie van de directie wordt gerealiseerd. Het plan legt het beleid voor de komende jaren uit. Vraag begeleiding bij de uitwerking van het Operationeel Plan. Vraag ook een voorbeeld aan.

Het operationeel plan beschrijft de realisatie van de strategische doelen

De strategie met het dashboard van doelstellingen vormen het 'contract' tussen de directie en het management. Het management realiseert de doelstellingen. De vraag is hoe? Dat wordt uitgewerkt in het Operationeel Plan. Dit mag ook beleid of Productieplan worden genoemd. Het is een uitwerking van de manier waarop de doelen worden gerealiseerd.

Het Operationeel Plan is een uitwerking van productiemethoden en een planning

Op dit tactisch niveau wordt door het management nagedacht over de methoden, technieken of zienswijze, die ingevoerd of aangepast moeten worden om de doelen in de balanced scorecard te realiseren. Misschien moet bijvoorbeeld de doorlooptijd worden verkort, moeten de kosten worden verlaagd of moet de kwaliteit worden verbeterd. De oplossing voor deze doelen wordt uitgewerkt in het operationeel plan. Denk aan bijvoorbeeld aan de toepassing van systemen zoals ISO 9001 of Lean Manufacturing, nieuwe logistieke concepten, automatisering, verandering van het personeelsbeleid of de toepassing van 5S. Deze concepten kunnen worden praktisch uitgewerkt in het operationeel plan.

Voorbeeld van de inhoud van een beleidsplan

Het operationeel plan bevat concrete, specifieke doelstellingen op tactisch niveau (procesniveau) en een beschrijving van de aanpassingen of verbeterprojecten. Daarbij gaat het niet over uitvoerende zaken, want de plannen van aanpak moeten nog ontwikkeld worden, maar wel over managementsystemen en de aanpassing van methoden. Het operationeel plan bevat minimaal:

  • De verbinding tussen processen en de organisatiedoelstellingen via KPI's en PI's.
  • Procesanalyses, die de IST-situatie beschrijven.
  • Ontwikkelde concepten, aanpassingen in processen; SOLL-situatie.
  • Te verwachten effecten na implementatie.
  • Relatie tussen de verschillende processtappen met specificaties (QCD).
  • Planning van de in te voeren/aan te passen methoden.
  • Een financiële paragraaf met het budget en een onderbouwing.

Voorbeelden van beleidsonderwerpen die typisch in een operationeel plan passen:

  • Door veiligheidsvoorraden met een nieuwe methode te berekenen, kunnen de voorraden met 15% dalen, zonder dat de leverbetrouwbaarheid in gevaar komt.
  • Door het preventief onderhoud verder op te splitsen in deelstappen en de productieschema's aan te passen, kunnen de onderhoudsuren met 10% dalen.
  • Door de bereikbaarheid van de back office naar 12 uur per dag te brengen, stijgt de klanttevredenheid met 2 punten en de omzet met 10%, terwijl de kosten slechts met 5% stijgen.
  • Het verhelpen van storingen gaat gemiddeld 10% sneller, indien we de operators meer bevoegdheden geven bij het selecteren van een gespecialiseerde contractor.

Inhoud van het operationeel plan gebruiken om acties gedurende het jaar te volgen

Een goed doordacht plan geeft rust en richting. Als het plan is geschreven en het managementteam heeft het goedgekeurd, dan weet iedereen welke acties uitgevoerd gaan worden. De inhoud is bekend, het budget is bekend en de voortgang kan worden bewaakt in maandelijkse managementmeetings. Gedurende het jaar worden de resultaten beoordeeld en tijdige bijsturing is mogelijk. Deze werkwijze geeft richting aan de medewerkers en de hele organisatie, omdat iedereen weet waaraan gaat worden gewerkt. Er zullen geen verrassingen ontstaan en de mogelijk aanwezige ad hoc cultuur verdwijnt langzaam naar de achtergrond. Dagelijks ad hoc sturen maakt plaats voor geplande sturing en verder vooruit kijken. Managers concentreren zich meer op de uitvoering van het operationele plan, dan de verwerking van de dagelijkse orders. Dat laatste kunnen de medewerkers en teamleiders zelf verzorgen (zo niet, dan is dat een doelstelling op zichzelf om aan te werken). Er is nu bovendien ruimte om een nieuwe leiderschapsstijl te ontwikkelen nieuwe methoden toe te passen.

In het operationeel plan staan creatieve oplossingen en productiemethoden

De inhoud van een operationeel plan is natuurlijk afhankelijk van de organisatiestrategie en de bedrijfsdoelstellingen. Het is van belang om de uitgangspunten van de directie aan te halen en die in het hele plan leidend te laten zijn. Dat is niet altijd eenvoudig. Stel dat het strategisch plan de conclusie bevat dat een groter marktaandeel mogelijk wordt als de kosten 10% dalen. Dat kan heel juist zijn, maar het antwoord op de vraag hoe die kosten dan met 10% zouden kunnen dalen, is nog niet gevonden. Dat is het creatieve werk van de operationeel manager en de managers die het management team vormen. Gelukkig zijn allerlei productiemethoden beschikbaar om de kosten te laten dalen, de doorlooptijd te verkorten, de leverbetrouwbaarheid te verhogen of andere wijzigingen door te voeren. Uw organisatie is niet de enige organisatie die voor dit soort vraagstukken staat. We hebben er al vele gezien en de methoden en technieken om een organisatie te verbeteren zijn op hoofdlijnen bekend en in de praktijk beproefd. 

Hulp nodig bij het operationeel plan? Vul onderstaande formulier in en u ontvangt de inhoudsopgave. U kunt ook vrijblijvend bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Stel uw vragen

Vul het formulier in en stel uw vragen.